Serie "Steuersicher archivieren" - E-Mail-Kommunikation

Praxistipps aus dem Buch "Steuersicher archivieren" (Gabler Verlag)

Von Von Thorsten Brand, Stefan Groß, Ivo Geis, Bernhard Lindgens, Bernhard Zöller

13.05.2011

Es ist möglich, die E-Mail-Kommunikation auf den Ebenen des steuerlichen und handelsrechtlichen Archivierungsrechts und der damit zusammenhängenden Rechtsgebiete des Beweisrechts und des Arbeitsrechts rechtssicher zu gestalten. Die technische Lösung kann hierbei unterschiedlich sein und hängt nicht nur von der Aufbewahrungspflicht von steuerlich relevanten E-Mails ab.

Relevante rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen sind komplex. Das Recht der elektronischen Archivierung der E-Mail-Kommunikation umfasst die Aufbewahrungspflichten nach HGB, Abgabenordnung, und die Interpretation dieser Pflichten durch das Bundesfinanzministerium in den GoBS, den GDPdU und den FAQ. Diese Vorschriften sind maßgeblich für die Pflicht zur E-Mail-Archivierung, die Integrität und Wiederauffindbarkeit und den Zugriff der Finanzbehörden.

Varianten der E-Mail-Archivierung

Es besteht keine Verpflichtung zu bestimmten Speichersystemen, zu einem E-Mail-Archivierungssystem, zu einer server-basierten oder client-basierten Lösung.

Variante	Umfang der Archivierung	Entscheidungs- instanz	Beispiele
1	Alles archivieren	Gobale Einstellung: ALLES	Archivierung des E-Mail-Lournales des E-Mail-Servers von E-Mail-Appliances
2	Regel-basierte Untermenge im Archivsystem	Vordefinierte Regeln	Alle Objekte der E-Mail-Adressen der Buchhaltungs-Mitarbeiter
3	Selektive Ablage im Archivsystem	Endanwender	Manuelles Indexieren und Ablegen von steuerrelevanten E-Mails in elektronischen Aktenstrukturen
4	Ablage im E-Mailsystem	Endanwender	Manuelles Umsortieren im E-Mail-System
5	Ausdruck	Endanwender	Selektiver Ausdruck der relevanten E-Mails

Als Königsweg wird eine Kombination aus der Variante 1 und 3 gesehen. Sachbearbeiter legen E-Mails mit Aktenbezug in elektronischen Akten ab, wo diese auch fachlich hingehören. Zusätzlich erfolgt eine vollständige Archivierung von E-Mails, um im Zweifelsfall auf übersehene, plötzlich relevant gewordene, ausgehende, interne oder sonstige E-Mails zuzugreifen. Bei der vollständigen Archivierung könnte man sich auf einen Zeitraum beschränken, der typischerweise nachweispflichtig ist, z.B. 3 bis 5 Jahre. Die Aufbewahrungsfristen der fachlich abgelegten E-Mails ergeben sich aus den Regeln des elektronischen Archivsystems für die dort definierten Aktenstrukturen.