EDI-Belege wie z.B. Rechnungen erfüllen unzweifelhaft die Definition der GDPdU als digital erstellte bzw. zugegangene aufbewahrungspflichtige Unterlagen, die für die Dauer der Aufbewahrungsfrist in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden müssen. Was gilt es bei EDI-Nachrichten für die elektronische Archivierung - im Unterschied zu gescannten Dokumenten oder intern erstellten PC-Dateien - zu beachten?
Zunehmend entstehen aufbewahrungspflichtige Unterlagen als Datensätze oder Nachrichten, die zwischen zwei IT-Systemen ausgetauscht werden. Diese "Belege" sind von einem Menschen nicht mehr ohne Weiteres lesbar, weil ihre Struktur daraufhin entwickelt wurde, dass das Zielsystem eine Maschine und kein Mensch sein wird. Solche Nachrichten sind nach einer Syntax aufgebaut, die vom Quell- und Zielsystem verstanden werden muss. Ist dieses Verständnis vorhanden, kann eine vollautomatische Verarbeitung stattfinden. Solche Verfahren, die dem elektronischen Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen dienen, werden allgemein als EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) bezeichnet.
Zu berücksichtigende Aspekte
Durch die besondere Art von EDI-Nachrichten sind für die elektronische Archivierung aber - im Unterschied zu gescannten Dokumenten oder intern erstellten PC-Dateien - folgende Aspekte zu berücksichtigen:
- Wie kann ein Prüfer solche Belege prüfen?
- Was muss aufbewahrt werden, wenn zwischen sendendem und empfangendem System noch Konverter zwischengeschaltet sind?
- Ein Beleg (eine (EDI-Nachricht) ist häufig nur Teil einer größeren Datei. Beim gescannten Dokument und bei der PC-Datei ist der Bezug zwischen Dokument und dem Geschäftsvorfall klar. Aber wie stellt man einen Bezug her zwischen einem Geschäftsvorfall (Rechnungseingang XY123) und dem spezifischen Teil einer größeren EDI-Datei, die insgesamt 5.000 Rechnungen umfasst?
Was ist aufzubewahren?
Sehr häufig werden nach Eingang der EDI-Nachricht Konvertierungen vorgenommen, um Dateien zu splitten, Formate an die Erfordernisse der eigenen Systeme anzupassen, Fehler nach Plausibilitätsprüfungen zu korrigieren etc. Erst diese konvertierten Formate werden dann an die nachgelagerten Systeme zur Verarbeitung übergeben. Hier fordert die Finanzverwaltung in den GDPdU, dass bei Konvertierung in ein derartiges "Inhouse-Format" beide Versionen zu archivieren sind. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichen en und beide Versionen sollen bei Prüfung des Geschäftsvorgangs verfügbar sein. Zusammen mit den EDI-Nachrichten sind die chronologischen Fehlerprotokolle sowie die in der Praxis vorkommenden Abstimmungsprotokolle für die Dauer der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen zu archivieren.
Visualisierung
Reine EDI-Daten sind für eine Prüfung durch einen Menschen kaum geeignet. Man geht zwar bei der Prüfung immer vom "sachverständigen Dritten" aus, damit ist aber nicht gemeint, dass jemand die EDIFACT-Belegtypen und ihre Datenelemente auswendig kennt und mit dieser Kenntnis mühsam in den ASCII-Texten einer EDI-Nachricht sucht. Sollten die EDI-Nachrichten durch einen Menschen geprüft werden, kann man dafür sorgen, dass eine einfachere Prüfmöglichkeit zur Verfügung steht. Das ist möglich durch
- Prüfung im Zielsystem
- Zusätzliche Ablage eines augenlesbaren Belegs
- Visualisierung bei der Anzeige
Welche dieser Möglichkeiten vom Anwender zur Verfügung zu stellen sind, ist auch eine Frage der Verhältnismäßigkeit, also des für den Anwender zumutbaren Aufwandes.
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