Ein häufiges Thema in Archivierungsprojekten ist die angeblich notwendige Zertifizierung elektronischer Archivsysteme als Voraussetzung für die Vernichtungserlaubnis von Originalunterlagen. Für die Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der eingesetzten Systeme und Verfahren sind Herstellerzertifikate für Standard-Produkte aber niemals ausreichend. Trotzdem sind Zertifikate für elektronische Archivsysteme oder Komponenten wie Speichersysteme hoch im Kurs. Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwaltskanzleien erstellen Zertifikate auf Basis unterschiedlicher Bewertungskriterien, so dass die Aussagekraft eines solchen Zertifikates ebenfalls sehr unterschiedlich ist. Wie sind also solche Zertifikate zu bewerten?
Für eine Zertifizierung nach GoBS oder GDPdU existieren keine fest definierten verbindlichen Standards. Das BMF weist in seinen "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" unter I, Frage 17 auf diesen Umstand explizit hin.
Produktzertifikate der Wirtschaftsprüfer
Eine Möglichkeit der Produktzertifizierung ist der Prüfungsstandard PS 880 des Institutes der Wirtschaftsprüfer IDW e.V. Dieser dient zur Produktprüfung und Testierung IT-gestützter Systeme. Ziel ist die Validierung von Softwareprodukten zur Buchhaltung vor ihrer Implementierung, auf Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäüßer Buchführung (GoB/GoBS). Es wird also nicht die Installation geprüft, sondern das Softwareprodukt und es erfolgt eine Testierung durch das Softwaretestat eines Wirtschaftsprüfers. Hierbei ist zu beachten, dass die Systemprüfungen auch nur unter Laborbedingungen stattfinden, was deren Aussagekraft weiter einschränkt.
Systemprüfung durch die zuständigen Finanzbehörden
Oft wird versucht, von der im Zweifel maßgeblichen Instanz, dem Finanzamt, eine Stellungnahme zu einer Buchführungsanwendung oder einem elektronischen Archivsystem zu erhalten. Eingereicht wird in der Regel eine Verfahrensdokumentation mit der Bitte um entsprechende Stellungnahme. Verständlicherweise halten sich die entsprechenden Behörden in aller Regel zurück, da keine Vor-Ort-Prüfung (außerhalb der normalen Prüfungsaktivitäten) erfolgen kann.
Bewertung von Zertifikaten und Zertifizierern
Grundsätzlich ist der Begriff der Zertifizierung nicht geschützt, daher kann jeder ein solches Zertifikat erstellen. Oft erfolgt dies beispielsweise durch Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Rechtsanwälte. Ein haftungsrechtlich bindende Wirkung haben diese Gutachten in der Regel nicht. Daher muss hier abgewogen werden, ob der Nutzen im Verhältnis zu den Kosten steht.
Für den Wert eines Zertifikates sollten folgende Bewertungskriterien geprüft werden:
- Besitzt das Zertifikat eine haftungsrechtlich bindende Wirkung?
- Reduziert das Zertifikat die haftungsrechtlichen Risiken im Unternehmen?
- Besitzt das Zertifikat eine ausreichende Öffentlichkeitswirkung?
- Besitzt der Zertifizierer einen ausreichenden Bekanntheitsgrad?
- Besitzt der Zertifizierer eine entsprechende Qualifikation?
- Was kostet die Zertifizierung?
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Serie "Steuersicher archivieren" im Überblick
