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Serie "Steuersicher archivieren" - Archivierung und Bereitstellung von steuerrelevanten DatenPraxistipps aus dem Buch "Steuersicher archivieren" (Gabler Verlag)Von Von Thorsten Brand, Stefan Groß, Ivo Geis, Bernhard Lindgens, Bernhard Zöller13.09.2011 Ein elektronisches Archivsystem zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten wird von den Finanzbehörden zwar nicht gefordert, doch es bietet sich in vielen Fällen an. Verschiedenen Varianten der Umsetzung sind möglich.
Rolle eines elektronischen Archivsystems im Umfeld GDPdUDie Liste der Anwendungen mit steuerrelevanten Daten ist lang. Und damit ist auch klar, dass bei der schieren Datenmenge und der Anpassung an neue Geschäftsanforderungen ständig eine Erneuerung, Abschaltung oder ein Austausch erfolgen. Alle steuerrelevanten Daten dauerhaft in den jeweiligen Anwendungen vorzuhalten, erscheint zunächst als einfachste Art, den Anforderungen einer gesetzeskonformen Aufbewahrung nachzukommen. Weil in der Vergangenheit jedoch Anwendungen nicht unter dieser Maßgabe entwickelt wurden, ist dies ab einer gewissen Unternehmensgröße mangels Performance und Stabilität der IT-Systeme allerdings nicht mehr realistisch. Zwar machen die Finanzbehörden kein elektronisches Archivsystem zur Pflicht und es muss sich auch betriebswirtschaftlich im Hinblick auf ansonsten anfallende Aufbewahrungskosten und Unterstützung der Geschäftsprozesse rechnen. Doch oft ist die Auslagerung von steuerrelevanten Daten eine valide Alternative zur Vorhaltung der Daten in den Anwendungen selbst. Varianten in der UmsetzungFür die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Daten stehen unterschiedliche Varianten zur Verfügung. Unabhängig von der Art der Umsetzung gilt in jedem Fall die folgende Leitlinie und Anforderung: Auch in eigenständigen Archiven für steuerrelevante Daten muss die Auswertbarkeit erhalten bleiben! Archivierungskonzepte kommen dann zum Tragen, wenn Daten aus steuerrelevanten Systemen ausgelagert werden müssen oder Anwendungen abgeschaltet werden. Hier stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung:
Maschinelle Auswertbarkeit durch das Folgesystem
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