Ein elektronisches Archivsystem zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten wird von den Finanzbehörden zwar nicht gefordert, doch es bietet sich in vielen Fällen an. Verschiedenen Varianten der Umsetzung sind möglich.
Rolle eines elektronischen Archivsystems im Umfeld GDPdU
Die Liste der Anwendungen mit steuerrelevanten Daten ist lang. Und damit ist auch klar, dass bei der schieren Datenmenge und der Anpassung an neue Geschäftsanforderungen ständig eine Erneuerung, Abschaltung oder ein Austausch erfolgen. Alle steuerrelevanten Daten dauerhaft in den jeweiligen Anwendungen vorzuhalten, erscheint zunächst als einfachste Art, den Anforderungen einer gesetzeskonformen Aufbewahrung nachzukommen. Weil in der Vergangenheit jedoch Anwendungen nicht unter dieser Maßgabe entwickelt wurden, ist dies ab einer gewissen Unternehmensgröße mangels Performance und Stabilität der IT-Systeme allerdings nicht mehr realistisch.
Zwar machen die Finanzbehörden kein elektronisches Archivsystem zur Pflicht und es muss sich auch betriebswirtschaftlich im Hinblick auf ansonsten anfallende Aufbewahrungskosten und Unterstützung der Geschäftsprozesse rechnen. Doch oft ist die Auslagerung von steuerrelevanten Daten eine valide Alternative zur Vorhaltung der Daten in den Anwendungen selbst.
Varianten in der Umsetzung
Für die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Daten stehen unterschiedliche Varianten zur Verfügung. Unabhängig von der Art der Umsetzung gilt in jedem Fall die folgende Leitlinie und Anforderung:
Auch in eigenständigen Archiven für steuerrelevante Daten muss die Auswertbarkeit erhalten bleiben!
Archivierungskonzepte kommen dann zum Tragen, wenn Daten aus steuerrelevanten Systemen ausgelagert werden müssen oder Anwendungen abgeschaltet werden. Hier stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung:
- Maschinelle Auswertbarkeit durch das Folgesystem
- Maschinelle Auswertbarkeit durch das elektronische Archiv
- Elektronische Archivierung und IDEA-Integration
Maschinelle Auswertbarkeit durch das Folgesystem
Nach den GDPdU darf bei einem Systemwechsel grundsätzlich nur dann von der Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software abgesehen werden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit der Daten durch das neue System gewährleistet ist. Der Nachteil: Sofern technisch überhaupt möglich, kann die Migration steuerlich relevanter Daten einen hohen finanziellen und personellen Aufwand verursachen, der im Einzelfall unverhältnismäßig ist.
Maschinelle Auswertbarkeit durch das elektronische Archiv
Erfolgt der Datenzugriff auf ein Archivsystem, ist laut Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung zum Datenzugriffsrecht eine "maschinelle Auswertbarkeit" nur dann gegeben, wenn das Archivsystem in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglicht, als wären die Daten (einschließlich Auswertungstools) noch im Produktivsystem.
Elektronische Archivierung und IDEA-Integration
Als dritte Alternative verbleibt die Archivierung steuerrelevanter Daten und Sicherstelleung der maschinellen Auswertbarkeit durch gängige Prüfsoftware wie IDEA, ACL o.Ä. samt Nachbildung der im Produktivsystem ursprünglich vorgesehenen Auswertungsroutinen.
Strukturbeschreibungen von steuerrelevanten Daten
Das BMF hat bereits 2002 die Zusammenarbeit mit Herstellern von Entgeltabrechnungs und Finanzbuchhaltungssystemen gesucht, um die Entwicklung einer einheitlichen technischen Breitstellungshilfe zur Format- und Inhaltsbeschreibung steuerlich relevanter Datenbestände in Gang gesetzt. Deren Ziel war und ist die automatisierte Weitergabe aller zur Auswertung vom Prüfer benötigten Informationen über den Datenbestand, ohne die geprüften Unternehmen personell und finanziell über das unbedingt erforderliche Maß hinaus in Anspruch nehmen zu müssen. Resultat war der "Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung". Zur Umsetzung des Beschreibungsstandards besteht allerdings keine Verpflichtung.
Zusammenfassung und Ausblick
Im Prüfungsfall stellt die Datenbereitstellung aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung heutzutage wohl kein Unternehmen mehr vor unlösbare Probleme. Völlig ander stellt sich die Situation dagegen beim Datenzugriff auf vor- oder nachgelagerte Systeme dar. Mit der Ausweitung des Datenzugriffs auf diese System erhält die Archivierung steuerlich relevanter Datenbestände in elektronischen Archivsystemen neuen Schub. Denn während die Vorhaltung der Finanzbuchhaltung im Produktivsystem oder durch den Steuerberater vielfach noch durchaus praktikabel erscheint, kann diese für die Vielzahl der darüber hinaus eingesetzten IT-Systeme nicht nur aus dem Aspekt des fortwährenden Austauschs zum Risiko bei einer elektronischen Steuerprüfung werden.
Helfen kann hier - wie von den Finanzbehörden denn auch längst akzeptiert - ein auswertbares Archivsystem, in dem die Daten aller im Unternehmen eingesetzten IT-Systeme Eingang finden und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher und vor Veränderungen geschützt sind.
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Serie "Steuersicher archivieren" im Überblick
