Bei einer Betrachtung der typischen Lebenszyklen von IT-Komponenten, wie Datenbanken, Betriebssystemen oder Hardware wird klar: Aufbewahrungsfristen sind länger als die Lebensphasen von IT-Komponenten und führen dazu, dass steuerlich relevante Dokumente von einer Systemumgebung in die nächste übernommen werden müssen. Was sind die besonderen Merkmale einer Archivierungsumgebung? Um welche Migrationsobjekte geht es? Wie ist bei einer Archivsystem-Migration vorzugehen?
Besondere Merkmale einer Archivierungsumgebung
Eine Textverarbeitung kann in der Regel einfach gewechselt werden: Ab einem definierten Zeitpunkt wird mit dem neuen System gearbeitet. Anzeigeprogramme oder Konverter ermöglichen das Öffnen von Dokumenten, die im "alten" Format gespeichert wurden.
Beim Wechsel eines elektronischen Archivsystems ist das anders: Elektronische Archive müssen gesetzlichen Anforderungen genügen und ordnungsgemäß im Sinne dieser Gesetze betrieben werden. Die Anforderungen gelten für das Altsystem, das neue System und auch für den Migrationsprozess selbst.
Typischerweise wird ein elektronisches Archivsystem nicht isoliert betrieben. Es bestehen viele technische Integrationen, z.B. zu Office-Produkten, zur E-Mail-Umgebung oder zu den sogenannten führenden Anwendungen, um aus diesen Anwendungen Dokumente zu archivieren und zu recherchieren. Die Anwender erwarten zu Recht, dass diese Funktionalitäten nach einer Umstellung weiterhin vorhanden sind.
Migrationsobjekte
Eine Archivsystem-Migration besteht aus einer Software-Migration und einer Daten- und Dokumentenmigration.
Themen der Softwaremigration sind typischerweise:
- Integration in Fachanwendungen, Office- und E-Mail-Umgebungen
- Integration in Betriebssysteme, Verzeichnisdienste, Applikations-Server, Datenbanken, Monitoring-, Backup- und Reporting-Umgebungen
- Unterstützung von Server- und Client-Hardware
- Unterstützung von Scannern und Speichersystemen
Für die Daten- und Dokumenten-Migration liegt oft das einfache Verständnis vor: Hier raus, da rein. So einfach ist es aber leider nicht. Die Archivierungsprodukte sind oft grundlegend unterschiedlich und es gibt nicht zu allen Bereichen Standards, auf die man zurückgreifen kann.
Vorgehensweise bei einer Archivsystem-Migration
Steht das Migrationsprojekt an, sind die Projektschritte im Groben und die technische Vorgehensweise im Detail festzulegen. Bei der Grobplanung geht es um die Vorgehensweise insgesamt. Diese wird oft durch die folgenden Fragen bestimmt: Muss die Überführung der Datenbestände vollständig abgeschlossen sein, bevor das Zielsystem in Betrieb genommen werden kann? Oder kann das Zielsystem sofort in Betrieb genommen werden und die Migration erfolgt begleitend im Hintergrund?
Die Vorteile der letzteren Vorgehensweise liegen auf der Hand: Das neue System kann sofort genutzt werden, neue Dokumente landen nur im neuen System. Allerdings muss der Zugriff auf das Altsystem bis zum Ende der Umstellung erfolgen.
Bei der Big-Bang-Umstellung wird erst einmal migriert, ohne dass der Anwender hiervon etwas merkt. Die laufende Archivierung erfolgt hier weiterhin im Altsystem oder parallel. Hat man sich an die Dokumente der letzten Tage oder Wochen "heranmigriert", kommt meist an einem Wochenende der Cut-over.
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