Hier geht es um elektronisch erzeugte oder empfangene Unterlagen, die in typischen PC-Anwendungen entstehen, wie zum Beispiel Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsdokumente. Relevant ist, ob diese Unterlagen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, und nicht auf welcher Plattform (PC-System, Unix-Workstation etc.) und mit welcher Anwendung die Dateien erstellt wurden.
Aufbewahrungspflicht
Nur diejenigen Dokumente und Dateien müssen aufbewahrt werden, für die eine Aufzeichnungspflicht existiert. Anders gesagt: Die weit verbreitete Meinung, jede geschäftlich erzeugte Datei (oder Email) sei auch aufbewahrungspflichtig, ist nicht korrekt.
Beispiele für steuerrelevante Daten:
- Bücher und Aufzeichnungen (z.B. Reisekostenabrechnung in Excel)
- Inventare (z.B. Excel-Tabelle)
- Handels- und Geschäftsbriefe (können z.B. als PC-Datei per Email verschickt werden)
- Buchungsbelege (häufig bei ausgehenden Buchungsbelegen)
Inhaltliche oder bildliche Übereinstimmung
Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen bildlicher und inhaltlicher Übereinstimmung. Demnach ist die elektronische Aufbewahrung zulässig, wenn ...
"... sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten (...) mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden".
Für die meisten PC-Dateien dürfte daher die Forderung zur inhaltlichen Übereinstimmung gelten. Die bildliche Übereinstimmung bezog sich früher hauptsächlich auf eingehende Papierdokumente.
Formate der Langzeitarchivierung
Bei der Wahl des Aufbewahrungsformates ist der Anwender nicht ganz frei. Zunächst muss geprüft werden, ob die Datei im Originalformat aufbewahrt werden muss. Ansonsten hat der Anwender grundsätzlich immer zwei Möglichkeiten.
- Aufbewahrung im nativen Format des Erstellungswerkzeuges
- Aufbewahrung nach Wandlung in ein anderes Format wie PDF oder TIFF
Kriterien bei der Wahl eines geeigneten Formates sind
- Zukunftssicherheit
- Finale Visualisierung
- Redaktionelle Bearbeitung
- Verfügbarkeit als Rendition-Format in Hintergrundsystemen
- Möglichkeit farbiger Inhalte
- Möglichkeit farbige Grafiken zu enthalten
- Beibehaltung der Anwendungslogik (z.B. Formeln)
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Serie "Steuersicher archivieren" im Überblick
