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Serie "Steuersicher archivieren" - Scannen von Papierdokumenten
Von Thorsten Brand, Stefan Groß, Ivo Geis, Bernhard Lindgens, Bernhard Zöller 10.03.2011
Seit vor über 25 Jahren die ersten elektronischen Archivsystem in Deutschland installiert wurden, war und ist eines der Haupteinsatzgebiete derartiger Systeme die ordnungsmäßige Aufbewahrung gescannter Papierdokumente. Der Gesetzgeber macht keine Vorgaben zur Scannerauswahl. Der Anwender darf von den am Markt verfügbaren Scannern diejenigen auswählen, die seinen fachlichen, funktionalen, technischen und natürlich betriebswirtschaftlichen Anforderungen erfüllen - solange die geforderter Ordnungsmäßigkeit sichergestellt ist. Wie lässt sich die Ordnungsmäßigkeit erfüllen? Was ist bei der Vernichtung von Originalen zu beachten? Was, wenn ein Außenprüfer auf gescannte Dokumente zugreifen will?
Ordnungsmäßigkeit
Die wichtigesten Aktivitäten zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit im Scan-Verfahren sind
- Das Vorhandensein einer geeigneten Organisationsstruktur mit definierten Gruppen zum Scannen unter Einhaltung des "4-Augen-Prinzips" etc.
- Das Vorhandensein einer Organisationsanweisung, wer zum Scannen berechtigt ist.
- Die Definition der notwendigen Informationen, die beim Scan-Prozess zu erheben sind (Scanzeitpunkt, Archivzeitpunkt, Scan-Person etc.)
- Die bildliche Übereinstimmung des archivierten Abbildes mit dem Original gem $ 147 Abs 2 AO,
- Ausreichende Qualitätssicherungsmaßnahmen, die sicherstellen, dass die gescannten Dokumente lesbar und vollständig sind.
- Die Protokollierung von Fehlern
Vernichtung von Originalen
Vernichtung ist zulässig, wenn
- die elektronische Archivierung nach einem den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden Verfahren erfolgt.
- neben den handelsrechtlichen Vorschriften oder der Abgabenordnung keine weiteren gesetzlichen Vorschriften bestehen, die die Existenz der Originaldokumente verlangen.
- keine innerbetrieblichen Regelungen oder sonstigen organisatorischen Anforderungen bestehen, die einer Vernichtung im Wege stehen.
- die Originalunterlagen keine Rechte verkörpern, zu deren Ausübung der Besitz des Originals notwendig ist (z.B. Wertpapiere) oder als Beweismittel nur im Original anerkannt werden (z.B. Vollmachten).
- keine Herausgabeanspruch eines Dritten auf das Original besteht (Z.B. Schek, Wechsel).
- über das elektronische Verfahren eine entsprechende Verfahrensdokumentation vorliegt.
Zugriff von Prüfern
Für den Zugang des Prüfers zum elektronischen Archivsystem sollten die folgenden Aspekte sichergestellt werden:
- Einrichtung eines Nur-Lese-Zugriffs
- Beschränkung des Zugriffs auf Dokumentenbestände der/des relevanten Mandanten
- Beschränkung des Zugriffs auf relevante Dokumentenarten
- Beschränkung des Zugriffs auf den geforderten Prüfungszeitraum
- Bei Bedarf Einschalten der Lese-Protokollierung
- Prüfung der Möglichkeiten des gezielten Exportes von Dokumentenbeständen
Umgang mit Bearbeitungsvermerken
- Bei Verarbeitungsvermerken (z.B. Vorkontierstempel), die nach dem Dokumenteingang angebracht wurden und die für die Verbuchung relevant sind, ist sicherzustellen, dass die Bearbeitungsvermerke so erhalten bleiben, dass ihre Urheberschaft und ihr Inhalt festgestellt werden können.
- Für Bearbeitungsvermerke nach dem Scannen muss entweder das Papier mit den Vermerken nochmals gescannt werden oder es steht eine elektronische Anmerkungsfunktion zur Verfügung, die diese Vermerke auf dem elektronischen Beleg anbringt.
Weitere Informationen zu
- Bildliche Übereinstimmung, Farbe und Auflösung
- Scannen von Rückseiten
- Archivierungsformate
- Zulässigkeit nachträglicher Bildverbesserungen
- Qualitätssicherung im Erfassungsprozess
im Buch "Steuersicher archivieren"
Serie "Steuersicher archivieren" im Überblick
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