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Wer ist für die einzelnen Bestandteile einer Verfahrensdokumentation zuständig?

28.06.2023

Gerhard Schmidt

Gerhard Schmidt
Chefredakteur des "Forum Elektronische Steuerprüfung".

Die GoBD zählen vier Bestandteile einer Verfahrensdokumentation auf: Allgemeinen Beschreibung, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation. Diese müssen sauber gegeneinander abgegrenzt sein, damit klar ist, ob beispielsweise mit Anwender derjenige gemeint ist, der vor dem Bildschirm sitzt, oder das Unternehmen als Anwenderorganisation. Eine klare Abgrenzung kann geschaffen werden, wenn die Bestandteile funktionellen Rollen und deren Perspektive auf die IT zugeordnet werden. Das hat den zusätzlichen Vorteil, dass mit den Rollenträgern auch die Zuständigkeiten für die Erstellung der einzelnen Bestandteile geklärt sind.

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Allgemeinen Beschreibung

Rolle und Perspektive: Geschäftsführung. Frage: Wie ist das Gesamtkonzept des IT-Einsatzes im Unternehmen? Warum gerade dieses Konzept?

Anwenderdokumentation

Rolle: Fachabteilung. Perspektive: Arbeitsprozess. Frage: Wie wird mit der IT gearbeitet? Warum gerade so?

Technische Systemdokumentation

Rolle und Perspektive: Hersteller. Frage: Wie wurden die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit in der Software (z.B. Buchführungssystem) oder Hardware (z.B. Kassensystem) erfüllt?

Betriebsdokumentation

Rolle: IT-Abteilung. Perspektive: Systemhaus. Frage: Wie sind Software und Hardware einzeln und in ihrem Zusammenwirken installiert?

Geschäftsführung und Fachabteilung sind Rollen, die immer im Unternehmen angesiedelt sind. Die Rolle IT-Abteilung wird vielfach von Externen (z.B. Systemhäusern) wahrgenommen. Die Rolle Hersteller wird immer von Externen wahrgenommen, bis auf die ganz wenigen Unternehmen, die ihre Software selbst programmieren.

In großen Unternehmen sind die Rollenträger echte Abteilungen oder Organisationseinheiten. In kleinen Unternehmen kann beispielsweise der Inhaber alle drei internen Rollen als eine Person wahrnehmen.

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31.01.2024

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