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Was haben ein Mietwagen und eine Besteckschublade mit der Verfahrensdokumentation zu tun?

28.01.2024

Gerhard Schmidt

Gerhard Schmidt
Chefredakteur des "Forum Elektronische Steuerprüfung".

Wer studiert, bevor er mit einem Mietwagen losfährt, dessen Betriebsanleitung? Wer wirft einen Blick in die Infomappe der Ferienwohnung, wenn er dort Messer, Gabeln und Löffel sucht? Niemand. Daher gibt es bezüglich des Bestecks auch nie schriftliche Informationen.

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Denn in fast jeder Wohnung gibt es eine Besteckschublade, in der Messer, Gabeln und Löffel ordentlich in Fächern sortiert sind. Warum? Weil die Ordnung einfach einzuhalten ist und sich bewährt hat. Spätestens nach dem Aufziehen der dritten Schublade in der Küche hat man gefunden, was man sucht. Und in jedem Auto sind Pedale oder Bedienhebel für Blinker und Scheibenwischer an derselben Stelle zu finden. Daraus folgt: Eine Dokumentation für derartige Sachverhalte ist entbehrlich.

Anders ist es, wenn es sich nicht um Alltagssituationen handelt. Wenn beim Mietwagen der Wagenheber und dessen richtiger Ansatzpunkt gesucht wird oder in der Ferienwohnung die Klimaanlage eingestellt werden soll. Da sind jede Ferienwohnung und jedes Auto anders. Der Blick in das Handbuch hilft hier am schnellsten weiter.

Analog verhält es sich mit der Verfahrensdokumentation. Dokumentationsaufwand lohnt sich nur in das reinzustecken, was mit gewisser Wahrscheinlichkeit auch gelesen wird. Ein Betriebsprüfer wird kaum nachschlagen wollen, wie fachlich qualifizierte Personen mit einer Standard-Buchhaltungssoftware arbeiten. Das kann er sich vorstellen, weil dies überall ähnlich ist (siehe Besteckschublade). Über welche Schnittstellen Daten in eine betriebliche Software importiert werden, das kann von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein (siehe Klimaanlage). Das empfiehlt sich zu dokumentieren.

Und für betriebliche Kontrollen gilt: Wenn der Sinn überwiegt, muss man die Ordnung oder Ordnungsmäßigkeit nicht ständig kontrollieren. Das läuft von selbst.

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Was haben ein Mietwagen und eine Besteckschublade mit der Verfahrensdokumentation zu tun?

31.01.2024

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