Gerhard Schmidt Chefredakteur des "Forum Elektronische Steuerprüfung".
Eine Verfahrensdokumentation muss für einen „sachverständigen Dritten“ in „angemessener Zeit“ lesbar sein. Mit dem sachverständigen Dritten beschäftigt sich der vorhergehende Beitrag in dieser Rubrik. Was hat es mit der angemessenen Zeit auf sich? Angemessen heißt auf jeden Fall: nicht zu viel unnötige Zeit für den Leser. Um komplexe Verfahren zu verstehen, kann durchaus viel Zeit nötig sein. Was sich aber verbietet ist der Ansatz: alles bereits Vorhandene, was irgendwie relevant sein könnte, in einen Ordner kopieren und diesen mit „Verfahrensdokumentation" beschriften. Da steht dann das Organigramm des Konzerns beziehungslos neben dem mehrhundertseitigen Benutzerhandbuch der Buchführungssoftware. Der Betriebsprüfer fragt sich: „Was soll ich mit diesen Informationen anfangen?" und verwirft die Verfahrensdokumentation, weil sie sich ihm nicht in angemessener Zeit erschließt.
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Was nötig ist, ist eine Ein- und Zuordnung der gesammelten Dokumente, das, was in den GoBD als „Allgemeine Beschreibung“ bezeichnet wird. Darin wird klargestellt, was für das Verständnis unbedingt nötig ist, und was gegebenenfalls (als mitgeltende Unterlage) herangezogen werden kann, um Details nachzuschlagen. Eine so hierarchisch strukturierte Dokumentation erlaubt es dem Leser „in angemessener Zeit“, genau so tief einzusteigen, wie es seinem Informationsbedürfnis entspricht. Das kann von Person zu Person sehr unterschiedlich sein, je nach Vorwissen. Mit der Frage „Was weiß der Prüfer bereits, dessen Dokumentation nicht nötig ist?“ beschäftigt sich dieser Beitrag.
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