Datenzugriff auf Warenwirtschaftssystem

Urteil des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt vom 15.01.2013 - 1 V 580/12 -

19.07.2013

Hat ein Apotheker ein elektronisches Warenwirtschaftssystem (u. a. mit einer Verkaufsdatei, bestehend aus der Kassenzeile, den Einzeldaten und einer Bewegungsdatei) geführt, so ist es nicht ernstlich zweifelhaft, dass der Prüfer bei einer Außenprüfung nach § 147 Abs. 6 AO zur Anforderung der Verkaufsdatei des Warenwirtschaftssystems in elektronischer Form berechtigt ist. Allgemein umfasst der Datenzugriff zwar nur die steuerlich relevanten Daten, d.h., die Daten der Finanz- Anlage- und Lohnbuchhaltung; soweit die Daten des Warenwirtschaftssystems jedoch Verkaufsdaten betreffen, sind sie steuerlich relevante Daten der Finanzbuchhaltung, für die eine Aufzeichnungspflicht besteht, und unterfallen daher dem Datenzugriff. Dies hat das Finanzgerichts Sachsen-Anhalt mit Urteil vom 15.01.2013 entschieden.

Soweit in der Literatur darüber gestritten wird, ob die Aufbewahrungspflicht aus § 147 AO eine unabhängig vom Bestehen einer Aufzeichnungspflicht bestehende steuerliche Pflicht darstellt, schließt sich der Senat der Rechtsprechung des BFH (26.2.04, XI R 25/02; BFH 24.6.09 VIII R 80/06) an, der die Aufbewahrungspflicht vom Bestehen einer Buchführungspflicht abhängig macht.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO zählen nicht nur die im Rahmen der Buchführung geführten, sondern alle für steuerliche Zwecke vorzunehmenden Aufzeichnungen. Gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO aufbewahrungspflichtig sind alle sonstigen, nicht bereits von § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 AO erfassten Geschäftsunterlagen in verkörperter Form oder als Datei, die im Unternehmen anfallen, Geschäftsvorfälle dokumentieren oder erläutern und dem Verständnis sowie der Kontrolle der gesetzlich vorgesehenen Aufzeichnungen dienen, z. B. Aussagen oder Teilaussagen über steuerlich relevante Vorgänge, Kassenunterlagen usw.

Die nach anderen als Steuergesetzen zu erfüllenden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten sind insbesondere dann nach § 140 AO für die Besteuerung zu erfüllen, wenn sie für diese von Bedeutung sind; davon ist immer dann auszugehen, wenn sie zwar nicht darauf angelegt sind, steuerlich relevante Sachverhalte auszuweisen, ihnen aber solche zu entnehmen sind, so dass sie sich zur Verprobung der zu steuerlichen Zwecken geführten Bücher und Aufzeichnungen eignen.

Da die Regelung des § 140 AO darauf abzielt, insbesondere die sich aus anderen Gesetzen ergebenden Aufzeichnungspflichten zu steuerrechtlichen Pflichten zu erklären, und damit ein ausdrückliches Nebeneinander der Pflichten feststellt, ist auch ein Rückgriff auf § 238 HGB zur Bestimmung von Aufzeichnungspflichten zulässig. Es liegt darin keine Umgehung des § 144 AO, der lediglich positiv für bestimmte Gewerbetreibende eine zusätzliche, selbstständige, von handelsrechtlichen Buchführungspflichten unabhängige Aufzeichnungspflicht begründet.

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