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Newsletter Ausgabe 02-2005 vom 19. 02. 2005


Inhalt:


MAGAZIN

  • Editorial: Wozu (un)mittelbarer Datenzugriff?
  • Steuerberater: Stand der digitalen Betriebsprüfung - Umfrage
  • BMF: Fragen- und Antwortenkatalog aktualisiert
  • Kontroverse: Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking
  • Replik: Der "übereifrige" Prüfer lag richtig! - von Stefan Müller, OFD München
  • Verbandsaktivitäten: Competence Center Steuern und Recht beim VOI auf der CeBIT
  • Verbandsaktivitäten: VOI gründet Anwendergruppe für Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
  • Literatur: Aufbewahrungsnormen und -fristen im Personalbereich
  • Veranstaltungen: Termine bis April

MESSE

  • NITAG: DocSetMinder® 2005 - die neuesten Module auf der CeBIT 2005
  • Audicon: Neu - AIS TaxAudit Entwicklerversion 2005 R1
  • HSP: Opti.List zu Messekonditionen auf der CeBIT 2005



Editorial: Wozu (un)mittelbarer Datenzugriff?

Sie haben ein mustergültiges GDPdU-Projekt durchgeführt. Sie haben die steuerlich relevanten Daten präzise qualifiziert, aus allen betroffenen Systemen zusammengetragen, und auf Datenträger geschrieben, die Sie jederzeit dem Außenprüfer aushändigen können. Nun fragen Sie sich: Wozu muss ich eigentlich dem Prüfer zusätzlich auch noch den (un)mittelbaren Datenzugriff ermöglichen? Er wird dabei kein einziges Datum mehr zu sehen bekommen und die Auswertungsmöglichkeiten meines Systems haben längst nicht die Mächtigkeit seiner Prüfsoftware IDEA. Die einzige Antwort, die mir dazu einfällt ist: die Finanzverwaltung hat nicht die IT-Ausstattung, um große Datenmengen zu prüfen, also soll ihr das geprüfte Unternehmen die entsprechende IT-Infrastruktur vorhalten. Dem Prüfer seine Arbeitsmittel stellen? Bisher hat er doch auch Notizblock, Bleistift und Taschenrechner selbst mitgebracht! Und wie steht es um das pflichtgemäße Ermessen des Prüfers bei der Wahl der Zugriffsart? Ist das etwa abhängig von den Leistungsdaten seines Notebooks? Langsamer Prozessor und kleine Festplatte - (un)mittelbarer Datenzugriff, fixer Rechner und große Platte - Datenträgerüberlassung? Wenden wir den Blick von den prinzipiellen Überlegungen in die Niederungen der aktuellen Prüfpraxis, ergibt sich ein anderes Bild. Da erhält der Prüfer einen Datenträger und stellt fest, dass dieser weitgehend Datenmüll enthält. Das Unternehmen hat schlicht vergessen zu validieren, ob der Datenträger auch genau die Daten enthält, die da drauf sein sollten. Gut, wenn der Prüfer in diesem Fall auf den (un)mittelbaren Datenzugriff ausweichen kann. Dann erweist sich diese Zugriffsart für das Unternehmen als Rettung. Doch auf dieses Entgegenkommen der Finanzverwaltung sollte eigentlich kein Unternehmen angewiesen sein.

Ihr Gerhard Schmidt



Steuerberater: Stand der digitalen Betriebsprüfung - Umfrage

Die Gierke Consulting eK, Ribbesbüttel befragte Anfang 2005 Steuerberater und Wirtschaftsprüfer der Region Braunschweig zum Stand der Vorbereitungen auf elektronische Steuerprüfungen. Die Ergebnisse zeigen, dass nach wie vor viele Kanzleien und deren Mandanten für elektronische Prüfungen nicht gerüstet sind. Die Umfrageergebnisse im Überblick: 43 % der angefragten Kanzleien haben an der Umfrage teilgenommen; 6 % der Kanzleien haben bisher eine GDPdU-Veranstaltung besucht; 19 % der Kanzleien haben einen für das Thema GDPdU zuständigen Mitarbeiter; 30 % der Kanzleien haben ihre Mandaten über die elektronische Steuerprüfung informiert; 35 % der Kanzleien haben eine Verfahrensdokumentation; 3 % der Mandantenunternehmen haben eine Verfahrensdokumentation; 65 % der Kanzleien warten beim Thema GDPdU immer noch ab.



BMF: Fragen- und Antwortenkatalog aktualisiert

Die "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" des BMF wurden am 1. Februar 2005 aktualisiert - an zwei ziemlich unwesentlichen Stellen. Bei der Frage "Welche Dateiformate werden von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung akzeptiert?" heißt es nun einschränkend: Folgende Dateiformate werden von der aktuellen Version der Prüfsoftware IDEA problemlos gelesen und erfüllen damit die Voraussetzung der maschinellen Verwertbarkeit im Sinne der GDPdU - sofern die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen gleichfalls in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden UND DAS EINLESEN DER DATEN OHNE INSTALLATION ZUSÄTZLICHER SOFTWARE ÜBER IDEA UND SMART X HINAUS MÖGLICH IST. Bei der Frage "Welche Aufbewahrungsfristen (6 oder 10 Jahre) gelten für welche Unterlagen?" wurde ein Absatz ergänzt: Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen nach § 14 Abs. 1 UStG bleibt unberührt.



Kontroverse: Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking

Ein weiteres Beispiel für die ausufernden Anforderungen, die die Finanzverwaltung nunmehr mit angeblicher Stütze auf die elektronische Aufbewahrungspflicht den Steuerpflichtigen aufoktruieren will, ist für den Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht Peter Eller eine Verfügung der OFD München vom 06.08.2004. Diese ist darin der Ansicht, dass der Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen im Online-Banking nicht durch Ausdrucke des elektronischen Kontoauszugs auf Papier genüge getan wird. Es müsse vielmehr ein Papierdokument von der Bank angefordert und vorgelegt werden. Begründet wird dies damit, dass es sich bei dem Kontoauszug um ein originär digitales Dokument handele. Dies ist für Eller nicht mit dem Gesetzeswortlaut vereinbar, da der Inhalt des Kontoauszuges weder maschinell auswertbar ist, noch Informationen besitzt, die über den sicht- und druckbaren Bereich hinausgehen. Allein bei elektronischen Dokumenten, die durch eine dieser beiden Kriterien qualifiziert sind, ist es gerechtfertigt, den Steuerbürgern die weitreichenden neuen elektronischen Aufbewahrungspflichten aufzuerlegen. Es ist jedoch offensichtlich, dass ein elektronischer Kontoauszug weder bearbeitbar noch maschinell auswertbar ist. Ein elektronischer Kontoauszug ist lediglich ein Abbild von Daten und wird nicht innerhalb eines Softwarezusammenhanges dargestellt, der Veränderungen und Auswertungen möglich macht. Deshalb gilt für ihn nichts anderes als für jedes Word- oder pdf-Dokument: Falls es steuerlich relevant ist, genügt die Aufbewahrung in Papierform.



Replik: Der "übereifrige" Prüfer lag richtig! - von Stefan Müller, OFD München

Stefan Müller, OFD München schreibt: Auch ich habe mit Interesse die im Newsletter 12/2004 veröffentlichte Meldung über die Beanstandung im Außenprüfungsbericht eines bayerischen Prüfers gelesen und im Infoblatt zum Datenzugriff, das die Oberfinanzdirektion München an ihre Prüfer heraus gibt, den Berichtsauszug verteilt und als beispielhaft gelobt. Umso erstaunter war ich über die Stellungnahme des Herrn RA Eller, der meinte, der Prüfer irre in seiner Beurteilung. Offenbar liegen Missverständnisse zum Sachverhalt vor, die einer Klarstellung und Präzisierung bedürfen. ... Es bleibt abschließend festzuhalten, dass bei genauer Untersuchung des Sachverhalts die Prüferaussage auch hinsichtlich der künftigen Behandlung unter Androhung von Sanktionen völlig zutreffend formuliert wurde. Denn wo würde die gesetzliche Vorgabe zum Datenzugriff enden, wenn zu prüfende Unternehmen und Softwarehäuser, die sich der Thematik bisher nicht angenommen haben, im Zweifel sanktionsfrei aus ihrer Verantwortung entlassen werden würden?



Verbandsaktivitäten: Competence Center Steuern und Recht beim VOI auf der CeBIT

Das Competence Center Steuern und Recht des VOI macht es sich zur Aufgabe, neben den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) auch steuerliche und rechtliche Fragestellungen im Umfeld elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management zu thematisieren: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS); Handelsrechtliche Vorgaben; Privatrechtliche Vorgaben; Datenschutzrechtliche Aspekte; Rechtssicherer Einsatz von digitalen Signaturen; Branchenspezifika (Pharma, Automotive, Behörden); Sonstige DMS-bezogene regulatorische Anforderungen (Sarbanes Oxley Act, Basel II etc.). Das Competence Center veranstaltet am Montag, 14. März um 10 Uhr auf der CeBIT (Halle 1, Stand 7i2) eine vierteilige Vortragsreihe unter dem Titel "Quo vadis GDPdU?".



Verbandsaktivitäten: VOI gründet Anwendergruppe für Dokumenten-Management-Systeme (DMS)

Der VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) öffnet sich den Anwendern im Bereich Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Dazu wird eine Anwendergruppe unter dem Titel "ForwarDMS" als neue Schnittstelle für den Erfahrungsaustausch zwischen Anwendern von DMS und Lösungsanbietern im DMS im VOI gegründet. Als Nutzen soll den Mitgliedern von ForwarDMS geboten werden: Schnelle Identifikation von Wissens- und Kompetenzträgern im DMS Umfeld zur Problemlösung; Zeit- und Kostenersparnis bei der Informationsbeschaffung; Verfügbarkeit & gezielter, schneller Zugriff auf aufbereitetes, objektiviertes Fachwissen aus Arbeitsgruppen und Compentence Centern des VOI; Kostenlose Teilnahme an Tagungen mit Top-Referenten zu den aktuellen DMS-Themen; Gezielter Erfahrungsaustausch und Zugewinn von wettbewerbsrelevanten Informationen und von Branchenwissen in Anwenderarbeitskreisen; Plattform für Kontakte & Wissensaustausch, Projekte & Web-Zusammenarbeit; Unkomplizierte und informelle Kontakte zu den "Machern" der DMS-Bewegung. Die erste Versammlung von neuen und potentiellen ForwarDMS-Mitgliedern unter dem Motto "Leistungskatalog ForwarDMS" findet am24. Februar 2004, ab 11:00 Uhr in Waldbronn statt.



Literatur: Aufbewahrungsnormen und -fristen im Personalbereich

Jeder Betrieb hat als Arbeitgeber mit vielen Schriftstücken, Dokumentationen und Unterlagen zu arbeiten, ohne die ein ordnungsgemäßer Betriebsablauf nicht möglich und die Erfüllung der arbeitgeberseitigen Fürsorge- und Sorgfaltspflichten nicht sichergestellt ist. In der 6. Auflage dieses überarbeiteten und erweiterten Werks von Rolf Bolten und Prof. Dr. Peter Pulte über die Rechts- und Organisationsdokumentation der Aufbewahrungsnormen und -fristen für den Personalbereich sind die zahlreichen gesetzlichen Neuerungen eingearbeitet und dargestellt. Das Nachschlagewerk aus dem Datakontext Fachverlag gehört zum Pflichtbestand einer effizient arbeitenden Personalabteilung, der Entgeltabrechnung, aber auch der Arbeitssicherheit und des Betriebsarztes.

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Veranstaltungen: Termine bis April

Bis April finden Veranstaltungen zu Themen der elektronischen Steuerprüfung statt in. Veranstalter sind.

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NITAG: DocSetMinder® 2005 - die neuesten Module auf der CeBIT 2005

DocSetMinder®, die seit Ende Januar verfügbare Lösung für die Erstellung von gesetzlich vorgeschriebener Verfahrensdokumentation gemäß GoBS und GDPdU bekommt modular aufgebaute Erweiterungen. DocSetMinder® eignet sich für jede Art von Dokumentation, die hohe Anforderungen an Revisionssicherheit, Integrität, Vollständigkeit und Historie stellt. Durch die Erweiterungsmöglichkeiten in Form von diversen Modulen sowie individueller, unternehmensbezogener Anpassung besteht die Möglichkeit, die Dokumentationspflichten bzw. -aufgaben mit ein und demselben Werkzeug zu bewerkstelligen. Ende Februar werden folgende Module zu DocSetMinder® verfügbar sein: Verfahrensdokumentation gemäß GoBS und GDPdU, IT-Systemprüfung gemäß PS 330 (Standard des IDW), IT-Infrastruktur, QM-Handbuch gemäß ISO 9001, Vertragsverwaltung. DocSetMinder® sowie die bereits verfügbaren Module werden auf der CeBIT bei der Firma Vater SysCon GmbH, der Beteiligungsgesellschaft der NITAG, auf dem SAP-Stand, Halle 4, D 04, präsentiert. Eine Voranmeldung ist wünschenswert.

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Audicon: Neu - AIS TaxAudit Entwicklerversion 2005 R1

Entwickeln Sie eigene Prüfungsschritte und Schnittstellen für den Einsatz mit der AIS TaxAudit. Auf vielfachen Wunsch von Kunden und Partnern haben wir die Möglichkeit geschaffen, eigene Prüfungsschritte sowie herstellerspezifische Schnittstellen selbst erstellen zu können. Mit der AIS TaxAudit Entwicklerversion ist es nun möglich, je nach Projekt oder Vorsystem eigene, individuelle Prüfungsschritte oder Schnittstellen für die AIS TaxAudit zu erstellen und zu verteilen.



HSP: Opti.List zu Messekonditionen auf der CeBIT 2005

Auch 2005 bietet die HSP GmbH vom 10.- 16. März ihre aktualisierte Drucklistenarchivierung und GDPdU-Komponente Opti.List auf der CeBIT (Halle 6, G18/112) in Hannover zu Messekonditionen an. Informieren Sie sich unverbindlich zum Thema GDPdU und individuellen Lösungsmöglichkeiten. Überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit und universellen Einsetzbarkeit von Opti.List. Es gibt Gründe genug, warum sich die Tengelmann Gruppe, der Jahrezeitenverlag, Best Meat Deutschland, BMW Fahrzeugtechnik, Gerling, Panasonic AVC Networks, Menrad Optik, Colloseum und viele andere mehr für Opti.List entschieden haben! Die DMS Hersteller ELO und d.velop haben Opti.List als GDPdU-Lösung für ihre Systeme ausgewählt - schauen Sie selbst, warum... Opti.List ist mehr als eine GDPdU-Lösung!

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Newsletter vom 19.02.2005 des "Forum Elektronische Steuerprüfung"

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