Digitale Prüfung mit ActiveData

Digitale Prüfungstechnik für innovative Prüfer

Von Roger Odenthal und Ute Seeber

31.08.2019

Dürfen prüferische Datenanalysen einfach, verständlich und intuitiv umsetzbar sein? Die in vielen Prüfungsbereichen beobachtbare Trennung von digitalen Audit-Spezialisten und kaufmännischen Prüfern weist offensichtlich in eine andere Richtung. Digitale Analysesysteme konfrontieren Prüferinnen und Prüfer zunehmend mit neuen Erwartungen zur Analyse von Unternehmensdaten. Mit ActiveData wird eine unkomplizierte, leistungsfähige und kostengünstige Excel-Lösung genutzt, anhand derer dieses Handbuch die praktische Anwendung der digitalen Unternehmensdatenanalyse im Prüfungsalltag vermittelt.

Anschaulich und klar strukturiert wird zunächst gezeigt, wie vorhandene Daten in ActiveData übernommen werden können. Anschließend erläutert der Autor detailliert und mit zahlreichen Beispielen alternative Auswertungstechniken, wie

• Funktionsbezogene Auswertungen: Umfangreiche Darstellungen und Beispiele zeigen, wie typische Analysefunktionen von Prüfsoftware sinnvoll zur prüferischen Erkenntnisgewinnung genutzt werden.
• Kennzahlen und deren Auswertung: An dieser Stelle vorgestellte Kennzahlen-Analysen unterstützen gleichermaßen Prozessprüfungen, bilanzielle Audits und/oder die Aufhellung von Betrugsrisiken.
• Regelbasierte Auswertungstechniken
• Betriebliche Abläufe unterliegen Regeln. Der Leser erfährt, wie er mithilfe geeigneter Datenanalysen Regelverstöße feststellt.
• Musterbasierte Auswahlverfahren
• Das Erkennen von Mustern innerhalb geschäftlicher Daten und hieraus resultierende Auffälligkeiten werden aus der Sicht eines erfahrenen Revisionspraktikers ausführlich behandelt.
• Analyse von Zusammenhängen
• Kontingenzanalysen gewinnen im Zusammenhang mit Massendaten und deren grafischer Aufbereitung an Bedeutung. In diesem Kapitel werden hierauf basierende Prüfungsansätze vorgestellt.
• Zufallsbasierte Auswahlverfahren (Stichproben)
  
  
  

Die Qualität prüferischer Beurteilungen stützt sich u. a. auf Einzelnachweise, die mithilfe mathematisch-statistischer Zufallsauswahl gewonnen werden. Die Autoren führen in überschaubaren Schritten und verständlich durch alle relevanten Verfahren.

Über die methodischen Betrachtungen hinaus können die zahlreichen praktischen Analysebeispiele, u. a. zum „Journal Entry Testing" (JET) oder zu prozessbezogenen SAP-Prüfungen, unmittelbar in den Prüfungsalltag integriert werden. Die Leser erhalten sowohl einen aktuellen Einblick in den Stand der Analysetechnik, als auch ein Hand- und Übungsbuch für den Revisionsalltag.

Inhalt

1. Zu diesem Handbuch.
2. Prüfungstechnik im Wandel.
2.1. Prüfungsleistungen und ihre Rahmenbedingungen.
2.2. Daten als Abbild geschäftlicher Prozesse.
2.3. Von der Stichprobe zur Vollprüfung?
2.4. Werkzeuge für die Datenanalyse.
2.5. Datenanalyse im Kontext prüferischen Vorgehens.
2.6. Anforderungen an die Prüfungsplanung.
3. Datengenerierung und -übernahme.
3.1. Grundlagen der Datenverwaltung in Buchhaltungssystemen.
3.2. Techniken der Datenerzeugung in Ausgangssystemen.
4. Technik der Datenübernahme in ActiveData.
4.1. Direktzugriff auf Excel-Daten.
4.2. Direktzugriff auf weitere gängige Datenformate.
4.3. Direktzugriff auf Textdateien.
4.4. Direktzugriff auf GoBD-Dateien.
4.5. Zugriff und Konvertierung von Druck- und PDF-Dateien.
4.6. Datenzugriff über ODBC-Technik.
4.7. Zusammenfassende Übersicht des Datenimports.
5. Aufbau und Funktionen von ActiveData.
6. Digitale Auswertungstechniken.
6.1. Strukturiertes Vorgehen versus „Trial and Error"-Verfahren.
6.2. Vorkontrolle und Sichtprüfung.
6.3. Zusammenführung einzelner Tabellen.
6.4. Berechnungsvorgänge und Ergänzung des Satzbetts.
6.5. Gültigkeitsprüfung und feldbezogene Statistik.
6.6. Strukturelle Aufbereitungen und Extrakte.
6.7. Arbeitspapiere und Dokumentation der Analysen.
6.8. Geordneter Abschluss.
6.9. Resümee zu digitalen Auswertungstechniken.
7. Prüffelder und praktische Beispiele.
7.1. JET – Journal Entry Testing Einordnung in den Prozess der Urteilsfindung.
7.2. Analysen zu homogenen Datenbereichen.
7.3. Theorie und praktische Erfahrungen.
8. Automatisierung mit ActiveData-Skript.
8.1. Ziele und Alternativen der Automatisierung.
8.2. Einfache Automatisierungsformen.
8.3. Komplexe Automatisierungsformen.
9. Fragen und Antworten zu ActiveData.
10. Excel-Tipps neben ActiveData.
11. Zusammenfassung und Ausblick.
12. Anhang.
13. Übersicht zu ActiveData-Entwicklungsobjekten.
14. Weiterführende Internet-informationen zu ActiveData.

Autoren

Roger Odenthal ist geschäftsführender Gesellschafter einer Revisions- und Beratungsgesellschaft. Nach langjähriger Tätigkeit als Geschäftsführer und Vorstand verschiedener Prüfungsunternehmen liegen die Schwerpunkte seiner Arbeit auf den Gebieten der Delikt- und IT-Revision. Gemeinsam mit seinen Mitarbeitern unterstützt er namhafte Unternehmen und die Verwaltung bei deren Prüfungen. Als Autor zahlreicher Veröffentlichungen sowie mehrerer Fachbücher vermittelt er seine Erfahrung zusätzlich in Fortbildungsveranstaltungen verschiedener Institutionen und Hochschulen.

Ute Seeber verfügt über mehr zwanzigjährige Erfahrung als Expertin für IT- und SAP-Prüfungen sowie Softwaretestierungen. Sie ist bei einer Revisions- und Beratungsgesellschaft als Prüfungsleiterin tätig und für den Geschäftsbereich „Digitale Datenanalysen mit ActiveData" verantwortlich. Hier entwickelt sie kundenindividuelle Prüfungsszenarien und führt Seminare und Workshops durch.