Der Wandel von der klassischen zur elektronischen Geschäftswelt wirft immer wieder Fragen auf, wie die beiden Welten begrifflich miteinander in Beziehung stehen. Insbesondere dann, wenn dabei gesetzliche Vorschriften eine Rolle spielen, wie bei der Aufbewahrungspflicht für bestimmte Unterlagen. Beispiel: Email. Was ist eine Email? Ist eine Email selbst eine Unterlage (ein Dokument) oder ist eine Email der „Briefumschlag“ für den Transport einer in der Anlage befindlichen Unterlage? Tritt der Email-Versand an Stelle des Versandes einer Unterlage per Post oder an Stelle eines Telefongespräches, sofern er den Charakter einer - asynchronen - mündlichen Kommunikation besitzt? Alle Fälle sind möglich. Hinsichtlich der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind sie jedoch genau zu unterscheiden. Da durch die elektronische Steuerprüfung die Aufbewahrungspflichten nicht verschärft werden sollten, muss auch weiterhin gelten, dass Briefumschläge (auch elektronische) und Telefonnotizen (in Form von kurzen Emails) nicht zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören. Doch was ist in der elektronischen Welt überhaupt eine Unterlage? Ganz allgemein und im konkreten Einzelfall? Das nächste Beispiel für begrifflichen Klärungsbedarf.

Ihr Gerhard Schmidt