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Newsletter Ausgabe 03-2005 vom 09. 03. 2005


Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Was ist was in der elektronischen Geschäftswelt?
  • Rechtsprechung: Erste Finanzgerichtsentscheidung zur EDV-Außenprüfung
  • Kontroverse: Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking
  • Lösungen: Rechtskonforme E-Mail Archivierung nach GDPdU
  • Literatur: Elektronisches Dokumentenmanagement erfolgreich und nutzbringend einführen
  • Veranstaltungen: Termine bis Mai

MESSE

  • GISA: Elektronische Prozesse: IAS/ IFRS · GDPdU · E-Billing · Portale
  • daa: scanview(r) Basispaket GDPdU für kleine und mittlere Unternehmen
  • Audicon: Der Chi-Quadrat Test oder "Jeder Mensch hat seine Lieblingsziffern"
  • SER: 55 Milliarden EUR vergeudet
  • TNCS: Mit TNCS die richtige Entscheidung treffen (CeBIT)
  • HSP: Opti.List Vertriebsschulung für Partner


Editorial: Was ist was in der elektronischen Geschäftswelt?

Der Wandel von der klassischen zur elektronischen Geschäftswelt wirft immer wieder Fragen auf, wie die beiden Welten begrifflich miteinander in Beziehung stehen. Insbesondere dann, wenn dabei gesetzliche Vorschriften eine Rolle spielen, wie bei der Aufbewahrungspflicht für bestimmte Unterlagen. Beispiel: Email. Was ist eine Email? Ist eine Email selbst eine Unterlage (ein Dokument) oder ist eine Email der "Briefumschlag" für den Transport einer in der Anlage befindlichen Unterlage? Tritt der Email-Versand an Stelle des Versandes einer Unterlage per Post oder an Stelle eines Telefongespräches, sofern er den Charakter einer - asynchronen - mündlichen Kommunikation besitzt? Alle Fälle sind möglich. Hinsichtlich der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind sie jedoch genau zu unterscheiden. Da durch die elektronische Steuerprüfung die Aufbewahrungspflichten nicht verschärft werden sollten, muss auch weiterhin gelten, dass Briefumschläge (auch elektronische) und Telefonnotizen (in Form von kurzen Emails) nicht zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören. Doch was ist in der elektronischen Welt überhaupt eine Unterlage? Ganz allgemein und im konkreten Einzelfall? Das nächste Beispiel für begrifflichen Klärungsbedarf.

Ihr Gerhard Schmidt



Rechtsprechung: Erste Finanzgerichtsentscheidung zur EDV-Außenprüfung

Mit Urteil zur Abgabenordnung (AO) vom 20. Januar 2005 hat sich das Finanzgericht Rheinland-Pfalz, soweit von hier aus ersichtlich erstmals, zu der neuen, ab 2002 geltenden Vorschrift der AO ( § 147 Abs. 6 AO) geäußert, die bestimmt, wie die Außenprüfung des Finanzamts bei einem Betrieb mit EDV-Buchhaltung durchzuführen ist. Im Streitfall hatte ein mittelständisches Bankinstitut eine Buchführung auf EDV-Basis eingerichtet. Im Rahmen einer im Jahre 2004 durchgeführten Außenprüfung verlangte der Außenprüfer die Vorlage der Sachkonten für das Jahr 2002 auf einem Datenträger (CD-ROM). Dagegen war die geprüfte Bank der Ansicht, eine Überlassung der genannten Sachkonten auf Datenträger sei nicht erforderlich. Da die angeforderten Konten nicht übermäßig umfangreich seien, sei die Vorlage der Konten in Papierform für sie - die Klägerin - weniger belastend. Mit der gegen diese Anforderung gerichteten Klage argumentierte die Bank, das Verlangen des Finanzamts widerspreche dem Bankgeheimnis, weil die bei den Sachkonten vorhandenen Stammnummern einen Rückschluss auf die Kundendaten zuließen. Die Klage hatte jedoch keinen Erfolg.

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Kontroverse: Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking

Stefan Müller, OFD München entgegnet Peter Eller, der im vorhergehenden Newsletter eine Verfügung der OFD München zur Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking kritisiert hatte: Hintergrund des Inhalts der von Eller zitierten Verfügung der OFD München vom 06.08.2004 ist, dass ein elektronisch übermittelter Kontoauszug vor seinem Ausdruck auf dem Drucker des Steuerbürgers oder vor seiner Speicherung im System inhaltlich geändert werden kann. Der - elektronische! - Kontoauszug kann beispielsweise so angepasst werden, dass aus einem betrieblichen Zahlungseingang, der als Betriebseinnahme zu verbuchen wäre, mit einfachsten Mitteln (z.B. mit Hilfe eines Programms, das aus dem Internet herunter geladen werden kann) eine gewinnneutrale Privateinlage gestaltet werden kann, ohne dass dies zu erkennen ist. Diesem möglichen! Missbrauch vorzubeugen hilft die Archivierung des originalen elektronischen Kontoauszugs bzw. in der Verfügung gestellte Forderung nach der Vorlage des Originalpapierauszugs.

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Lösungen: Rechtskonforme E-Mail Archivierung nach GDPdU

Die Nadel im Heuhaufen finden - scheint ein schwieriges Unterfangen. So kann die zeitraubende Suche nach E-Mails samt Anhang und Inhalt den Benutzer schier um den Verstand bringen. Hinzu kommt das Problem ständig überfüllter Postfächer, was die Notwendigkeit mit sich bringt, E-Mails direkt löschen zu müssen. Dabei werden nicht nur unwichtige Botschaften, sondern auch steuerlich relevanter Schriftverkehr unwiderruflich vernichtet. Seit 2002 kann das für Unternehmen unangenehme Folgen haben. Peter Ertl zeigt in seinem Beitrag auf, dass Archivierungs- und Informationsmanagementlösungen nicht nur zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit den GDPdU hilfreich sind, sondern beispielsweise auch im Zusammenhang mit "Basel II".

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Literatur: Elektronisches Dokumentenmanagement erfolgreich und nutzbringend einführen

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI ) stellt auf der CeBIT 2005 (Halle 1, Stand 7i2) seinen neuen DMS-Leitfaden mit dem Titel "Elektronisches Dokumentenmanagement erfolgreich und nutzbringend einführen" vor. Ziel dieses Werkes ist es, Entscheidern eine herstellerneutrale Orientierungshilfe zu bieten, das komplexe Thema Dokumentenmanagement sicher vorzubereiten und zu planen. Das Werk bietet in verständlicher Sprache wichtige Bewertungskriterien, die Entscheidungen zu DMS-Projekten auch für Nicht-IT-Experten erleichtern. Der Leitfaden teilt die DMS-Thematik in verschiedene Sichten ein: kaufmännisch, prozessual, rechtlich, technisch, betreiberseitig, projektseitig, organisatorisch und einführungsseitig. Der Unternehmensentscheider erhält eine vielsichtige Grundlage, um seine Investition vorzubereiten und die richtigen Maßnahmen zu treffen.

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Veranstaltungen: Termine bis Mai

Bis Mai finden Veranstaltungen zu Themen der elektronischen Steuerprüfung statt in Berlin, Düsseldorf, Hamburg, Hannover, Köln, München und St. Leon-Rot. Veranstalter sind Audicon, daa Consult, Messe Hannover, SAP und VOI.


GISA: Elektronische Prozesse: IAS/ IFRS · GDPdU · E-Billing · Portale

"Elektronische Prozesse" im Kontext von rechtlichen Anforderungen war das Thema des ersten infoforums der GISA GmbH. Zur Premiere am 1. März kamen 45 geladene Gäste, darunter Partner, Kunden und potentielle Kunden. Die Wahl des Themas stieß bei den Teilnehmern auf positive Resonanz. Elektronische Prozesse werden nicht nur wegen gesetzlicher Regelungen zum Erfordernis für viele Unternehmen. Die Veranstaltung machte deutlich, dass elektronische Prozesse längst keine Zukunftsmusik mehr sind. Die Auseinandersetzung mit dem Thema wird auch für mittelständische Unternehmen zum Pflichtprogramm, um Wettbewerbsvorteile nutzen zu können. So lautete auch das Fazit der meisten Teilnehmer: "Sehr informativ und praxisnah!" Aufgrund der großen Resonanz plant GISA diese Veranstaltung in Kürze in Ihrer Berliner Repräsentanz zu wiederholen.

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daa: scanview(r) Basispaket GDPdU für kleine und mittlere Unternehmen

Mit dem Basispaket scanview(r) GDPdU hat die daa Systemhaus AG eine leistungsfähige und preisgünstige Lösung zur GDPdU-konformen Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Das Basispaket spricht u.a. Unternehmen an, die kein komplettes DMS einsetzen wollen oder bereits ein anderes benutzen. Das Basispaket ist eine Lösung, die optional als stand-alone-Lösung eingesetzt werden kann. Das Basispaket GDPdU von scanview(r) erfüllt alle Anforderungen der Finanzverwaltung und bietet dem Unternehmen die größtmögliche Flexibilität. Die von den ERP-Systemen bereit gestellten GDPdU-konformen Datenbestände werden unabhängig von ihrem Format automatisch archiviert. Plausibilitätsprüfungen garantieren die vollständige und sichere Archivierung. Ergänzungen oder Änderungen werden automatisch protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar. Eine Versionierung sorgt für die lückenlose Dokumentation gemäß den gesetzlichen Vorschriften.



TNCS: Mit TNCS die richtige Entscheidung treffen (CeBIT)

Entscheidungen zu treffen ist nicht immer leicht. Gerade für mittelständische Unternehmen können falsch getroffene Entscheidungen tief greifende Folgen haben. Die TNCS GmbH & Co.KG, Mainz, präsentiert im Rahmen der CeBIT 2005 (Halle 1, Stand 2d16) mit X-business solutions eine Software zum Management der Dokumentenverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen. Insbesondere für diese Zielgruppe haben gesetzliche Bestimmungen wie die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" Auswirkungen auf die Entscheidung, welches System zum elektronischen Dokumentenmanagement eingesetzt wird.



    SER: 55 Milliarden EUR vergeudet

    Die Verschwendung von Arbeitskraft liegt in Deutschland auf höchstem Niveau. Das geht aus der "Schwarzstudie der Produktivität 2005" der SER Solutions Deutschland hervor. 55 Mrd. EUR werden pro Jahr von Unternehmen in Deutschland mit unproduktiven Tätigkeiten und Prozessen verschwendet. Dies entspricht ungefähr 15 Prozent des gesamten Investitionsvolumens deutscher Unternehmen. Insgesamt summiert sich die unproduktive Arbeitszeit in Büros auf 1,2 Millionen Arbeitsjahre.

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    Audicon: Der Chi-Quadrat Test oder "Jeder Mensch hat seine Lieblingsziffern"

    Der "Chi-Quadrat-Test" zählt wie die Benford-Analyse zu dem Bereich der Ziffernanalysen, ist aber - im Gegensatz zu Benford - noch nicht als Standard-Analysefunktion in IDEA verfügbar. Dennoch kann mit Bordmitteln von IDEA diese "neue" Analysemethode einfach durchgeführt werden. In einem 10-seitigen Artikel verrät zunächst Dipl.-Finanzwirt Michael Blenkers (von 1976-2003 tätig bei der Finanzverwaltung als Betriebsprüfer und Dozent an der Fachhochschule für Finanzen NRW, heute als Steuerberater insbesondere in der Betreuung von Betriebsprüfungen tätig) einiges zu den Hintergründen des Chi-Quadrat-Test. Danach zeigt Dr. Axel Becker (seit vielen Jahren Berater und Trainer im Umfeld der Analysesoftware IDEA und seit 2002 bei der Firma Audicon tätig als Manager im Bereich Service&Support) die Umsetzung mittels IDEA an einem praktischen Beispiel.

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    HSP: Opti.List Vertriebsschulung für Partner

    Aufgrund der starken Nachfrage an der GDPdU-konformen Archivierungskomponente Opti.List baut die HSP GmbH zurzeit ein bundesweites Vertriebs- und Supportnetz auf. Voraussetzung für den Vertrieb von Opti.List als Gebietspartner ist die Teilnahme an einer dreitägigen Opti.List Software Intensivschulung, (in deren Teilnahmegebühr eine Opti.List Vollversion zu Präsentationszwecken enthalten ist,) sowie an einer zweitägigen Vertriebsschulung. Die nächste Vertriebsschulung findet am 21./22. April in Norderstedt statt und wird von einer versierten Vertriebstrainerin durchgeführt. Es sind noch wenige Plätze frei.

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