07.02.2025
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Was sind steuerlich relevante Daten?Keine eindeutige DefinitionDer Gesetzgeber vermeidet bewusst eine abschließende Definition des Begriffs "steuerlich relevante Daten", wie die unten dokumentierten gesetzlichen Vorschriften und deren Interpretation durch das BMF zeigen. Das ist für den Steuerpflichtigen unangenehm, denn er steht dadurch vor dem Problem, selbst die in seinem Unternehmen steuerlich relevanten Daten qualifizieren zu müssen. Doch das ist nicht neu, das musst er bisher auch. Neu ist jedoch, dass die unzureichende Qualifikation der steuerlich relevanten Daten von heute in vier Jahren, wenn eine Steuerprüfung ansteht, vielfach nicht mehr nachgeholt werden kann. Das war bisher mit Papierdokumenten kein nennenswertes Problem. Daten, die als variable Parameter in die "Große Steuerformel" mit ihren verästelten Haupt- und Nebenrechnungen eingehen, sind steuerlich relevant. Da sich die Parameter der "Großen Steuerformel" durch Gesetzgebung und Rechtsprechung ständig ändern, ändern sich damit auch die Daten, die als steuerlich relevant anzusehen sind. Ein Steuerrechtsexperte müsste die steuerlich relevanten Daten in einem Unternehmen problemlos identifizieren können. Schließlich sind ihm die Daten-Stellschrauben und Einflüsse zur Veränderung des Steuerergebnisses ja bekannt. Daten kommen in vielen Systemen vorDie Daten für und über diese Stellschrauben finden sich längst nicht nur in der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung, sondern in einer Vielzahl von weiterer im Unternehmen eingesetzter Anwendungssoftware, etwa in einem Reisekostenprogramm die Entfernungsangaben zwischen zwei Orten oder in einer EXCEL-Tabelle die Kalkulation interner Verrechnungspreise. Das Problem mit den steuerlich relevanten Daten ist nicht so sehr, deren Vorhandensein im Unternehmen zu identifizieren, sondern erstens aufzuspüren, ob und wo diese ggf. im Unternehmen ihren digitalen Ursprung haben und zweitens diese dann von den restlichen Daten technisch zu separieren und vorschriftgemäß zu archivieren. Was macht etwa der Handwerker, der per Email mit einem Kunden Rabatte vereinbart? Wie separiert er seine steuerlich relevanten, mit Outlook Express administrierten Emails und archiviert diese GoBS-konform? Checkliste
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07.02.2025