Im Editorial des Newsletters 9/04 vom 23.09.04 wurde das Dilemma beschrieben, dass eine per Email-Anhang erhaltene, selbst ausgedruckte PDF-Rechnung nicht zu unterscheiden ist von einer vom Rechnungsaussteller ausgedruckten und per Post verschickten PDF-Rechnung. Die eine Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug, die andere nicht. Walter Steigauf, Geschäftsführer der UnITeK GmbH in Vaterstetten bei München zeigt ein auf zweidimensionalen Data Matrix Codes basierendes Verfahren auf, das es erlaubt, PDF- und Computerfax-Rechnungen elektronisch unverfälschbar und damit prüfbar zu übermitteln – auch ohne qualifizierte elektronische Signatur.

Walter Steigauf schreibt:

Stecken Sie immer noch in Ihrem formalen Dilemma mit (nicht) zum Vorsteuerabzug berechtigenden PDF-Rechnungen,

sehr geehrter Herr Schmidt?

Ob Sie da jemand so schnell herausholen wird, ist die große Frage. Möglich wärs aber.

Wir selbst haben uns bereits ähnliche Gedanken gemacht und zwar im Hinblick auf das Übermitteln von Rechnungen per Fax. Hier ist die Problematik jetzt ähnlich wie mit PDF.

Zusammen mit Kollegen beschäftigen wir uns in einer „Initiativgruppe Datenaustausch mit Papier" mit der Frage, wie sich Papier nicht nur als Mittel für den Datentransport, sondern als Datenträger im EDV-Sinne einsetzen lässt. Dabei sind wir fündig geworden und besitzen mit unserem Lösungsansatz auch ein Mittel, welches Sie aus Ihrem Dilemma befreien könnte.

Der Lösungsansatz ist das von uns so genannte PaperMatic-Verfahren. Es beruht auf dem Einsatz von 2D-Codes (vom Typ Data Matrix Code). Letztere lassen sich einsetzen wie Barcodes, fassen aber ein vielfaches der Datenmenge eines solchen. In einem 2D-Code lassen sich also die wesentlichen Inhalte eines Dokuments, die steuerlich vorgeschriebenen Daten einer Rechnung z.B., ablegen und transportieren. 2D-Codes zu drucken ist ähnlich simpel wie bei Barcodes, sie zu lesen ebenfalls. Die Tools dafür kosten Minibeträge.

Unser Ansatz ist der, dass (z.B.) Rechnungsdaten per EDV aufs Papier gebracht werden und dann ebenfalls per EDV ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. 2D-Codes und unser PaperMatic-Verfahren machen es möglich.

Der Nebeneffekt ist der, dass digital übermittelte Rechnungen, welche vom Aussteller mit einem 2D-Code versehen werden, vom Empfänger und danach von jedem beliebigen Dritten (mit Zugang zu den Daten) auf sachliche Authentizität geprüft werden können.

Die Umsetzung von ASCII-Informationen in den Data Matrix Code (DMC) erfolgt mittels eines ISO-standardisierten Komprimierungsverfahrens, welches einer Verschlüsselung gleich kommt. Einen DMC nachträglich an eine im Klartext nachträglich geänderte Information anzupassen, ist faktisch unmöglich.

Mit unserem Verfahren ist also jeder Prüfer in der Lage, einen elektronisch übermittelten Beleg nachträglich auf seine Unversehrtheit hin zu überprüfen. Wenn sich das die Finanzverwaltung zu Herzen nimmt, ist eine Lösung Ihres Dilemmas in Sicht.

Ihr Walter Steigauf

UnITeK GmbH
Baldhamer Straße 15
85591 Vaterstetten
Telefon: 08106/357200
Telefax: 08106/357420

Nähere Informationen zum PaperMatic-Verfahren unter www.papermatic.de