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Newsletter Ausgabe 4-2011 vom
19. April 2011

Inhalt:

MAGAZIN


MESSE

Editorial: Durchgerosteter und durchgeknipster Datendraht

 

An Rechnungen wird bekanntlich die Anforderung der Unversehrtheit ihres Inhalts gestellt. Die Anforderung kann dann leicht erfüllt werden, wenn die (logischen) Rechnungsdaten so miteinander "verdrahtet" werden, dass sie nicht mehr verändert werden können, bzw, dass Änderungen sofort auffallen.

Das klassische Mittel, Rechnungsdaten zu verdrahten, ist Papier. Bei der ganz alten von Hand geschriebenen Rechnung war an der Handschrift, dem Tintenfluss etc. zu erkennen, ob das Dokument aus einem Guss war. Zu Zeiten der Schreibmaschine, konnte man auf den ersten Blick sehen, wo mit Tipp-Ex herumgefummelt wurde. Doch heute? Heute flattert eine Papierrechnung potenziell "aus der Cloud" ins Unternehmen. Am deutlichsten wird dies, wenn man sich vorstellt, dass eine Rechnung über einen Dienstleister verschickt wird. Im einen Monat nutzt er dazu die Kapazitäten seiner Niederlassung in Hamburg. Dort wird auf Drucker A mit Toner B auf Papier C gedruckt. Im nächsten Monat werden die Rechnungen in der Filiale München produziert, wo Drucker X, Toner Y und Papier Z eingesetzt werden. Könnte die Rechnung aber nicht genauso gut vom Rechnungsempfänger selbst generiert worden sein: Drucker L, Toner M, Papier O?

Durch keine noch so sorgfältige Untersuchung des Rechnungspapiers lässt sich ein Hinweis auf die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts ergründen. Damit wird klar: Papier ist heute kein geeignetes Mittel mehr, Rechnungsdaten zu verdrahten. Oder um im Bild zu bleiben: der Draht ist in den letzten Jahren/Jahrzehnten unmerklich durchgerostet.

Das bedeutet: Wir müssen notgedrungen von der ehemals verdrahtenden Eigenschaft von Papier abstrahieren. Was uns dann bleibt, sind die logischen (abstrakten) Rechnungsdaten. Und nach wie vor die Anforderung an die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung.

Wenn ich nur logische Daten habe, dann kann ich die Unversehrtheit des Inhalts auch nur logisch überprüfen. Entlang der Logik des Geschäftsprozesses: Gibt es zu der Rechnung eine Bestellung, einen Lieferschein, einen Zahlungseingang auf dem Bankkonto etc.? Auch der Außenprüfer des Finanzamtes kann nur so prüfen. Und er wird das auch so machen, schließlich hat er ja eine Prüfsoftware, die sich ideal dafür eignet.

Wenden wir den Blick nun von den Papier- zu den elektronischen Rechnungen. Bei diesen diente die in der Vergangenheit obligatorische elektronische Signatur dazu, die Rechnungsdaten zu verdrahten. Noch in diesem Sommer soll die Signaturpflicht entfallen; Signaturen sind aber weiterhin möglich. Der Rechnungsempfänger kann dann frei entscheiden, ob er zur Zange greift und bei elektronischen Rechnungen den Signaturdraht durchknipst. Wenn er das tut, stellt er sich nicht schlechter als bei Papierrechnungen. Er muss dann wie bei diesen die Unversehrtheit des Inhalts entlang der Logik des Geschäftsprozesses prüfen.

Die Diskussion der letzten Monate um mögliche Konsequenzen aus dem bevorstehenden Wegfall der Signaturpflicht für elektronische Rechnungen und der damit beabsichtigten Gleichbehandlung von Papier- und elektronischen Rechnungen hat insbesondere auch zu einem größeren Bewusstsein des aktuellen Zustands bei Papierrechnungen geführt. Wenn dem Papier heute nicht mehr das anzusehen ist, was man früher glaubte, ihm ansehen zu können, dann hat das Konsequenzen für die Buchführungsprozesse in jedem Unternehmen - sofern es Papierrechnungen erhält. Hat das Unternehmen die richtigen Konsequenzen für Papierrechnungen gezogen, dann implizit auch für unsignierte elektronische Rechnungen. Und umgekehrt: Sind die Buchführungsprozesse für unsignierte elektronische Rechnungen mangelhaft, dann auch die Prozesse für Papierrechnungen.

An der "drahtlosen" Buchführung wird kein Weg vorbei führen.

Ihr Gerhard Schmidt

Praxisbeispiele: Kontierung von Belegen (Martin Henn)

Ausgehend vom Editorial des Newsletters 03-2011 zur Kontierung von Belegen analysiert der Autor das diesbezügliche Urteil des LG Münster vom 24.09.2009 und zeigt Erfahrungen und Fallstricke aus der Prüfungspraxis bei Betriebsprüfungen auf.

Prüfungspraxis: Ordnungsmäßigkeit digital geführter Erlösaufzeichnungen (Willi Härtl und Susanne Schieder)

Im letzten Teil der dreiteiligen Serie beschäftigen sich die Autoren neben dem risikoorientierten Check des aktuellen Zustands des Erlöserfassungssystems bei der Betriebsprüfung mit dem Umfang steuerlich relevanter Daten bei Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen: Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen als Grundaufzeichnungen, Umfang der Aufbewahrungspflicht für Details von Geschäftsvorfällen, Details von Geschäftsvorfällen und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), Details von Geschäftsvorfällen und Prüfbarkeitsbedürfnis, Bestimmtheitsgrundsatz und Prüfbarkeit (u.a. bei Apotheken), steuerliche Relevanz von Bestellungen und Aufträgen, steuerliche Relevanz abhängig von tatsächlicher (nicht nur möglicher) digitaler Weiterverarbeitung.

Lösungen: Serie "Steuersicher archivieren" - Archivierung elektronischer Rechnungen (Thorsten Brand, Stefan Groß, Ivo Geis, Bernhard Lindgens, Bernhard Zöller)

Unabhängig davon, ob elektronische Rechnungen signiert (wie heute noch erforderlich) oder unsigniert (wie in Zukunft möglich) verschickt werden, sie müssen elektronisch aufbewahrt werden. Welche Aufbewahrungspflichten bestehen im Einzelnen? Was muss bei einer ordnungsmäßigen Aufbewahrung beachtete werden? Welche Stolpersteine gibt es dabei?

(IT-)Management: FAQ zu typischen rechtlichen und kaufmännischen Fragen und Stolpersteinen bei der Mail-Archivierung

Das Competence Center Steuern und Recht des VOI- Verband Organisations- und Informationssysteme hat zum Thema E-Mail Management ein neues Whitepaper erarbeitet. Der erste Teil des Papiers beschäftigt sich mit allgemeine Fragen und Antworten zu grundsätzlichen und rechtlichen Themen rund um dieE-Mail-Archivierung. Der zweite Teil ist technischen Fragen gewidmet und gibt Antworten beispielsweise zu Mechanismen der E-Mail Archivierung. Im dritten Teil werden Antworten auf pragmatische Fragen gegeben. Das Thema  bringt es mit sich, dass es keine klaren „so“ oder „so nicht“- Antworten gibt. Diesen Bereich zwischen „schwarz“ und „weiß“ bezeichnen die Autoren als Pragmatismus. Das Whitepaper steht zum kostenfreien Download zur Verfügung.

Rechtsprechung: Berechnung von Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Für die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten in Höhe der voraussichtlich zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht erforderlichen Kosten zu bilden. Für die Berechnung der Rückstellung sind nur diejenigen Unterlagen zu berücksichtigen, die zum betreffenden Bilanzstichtag entstanden sind. Die voraussichtliche Aufbewahrungsdauer bemisst sich grundsätzlich nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO. Wer sich auf eine voraussichtliche Verlängerung der Aufbewahrungsfrist beruft, hat die tatsächlichen Voraussetzungen dafür darzulegen.

Rechtsprechung: Lesezugriff auf ein betriebliches Dokumentenmanagementsystem

Der Bundesfinanzhof hat die Revision des Urteils des Finanzgerichts Münster vom 1. Juli 2010  als unbegründet zurückgewiesen. Strittig war hier, ob im Rahmen einer Außenprüfung eine Verpflichtung besteht, einen Lesezugriff auf ein betriebliches Dokumentenmanagementsystem einzuräumen, um dort digitalisierte Eingangsrechnungen einsehen zu können.

Aus dem BMF: Umsatzsteuer-Sonderprüfung führte 2010 zu Mehrergebnissen in Höhe von 1,9 Mrd. Euro

Nach den statistischen Aufzeichnungen der obersten Finanzbehörden der Länder haben die im Jahr 2010 durchgeführten Umsatzsteuer-Sonderprüfungen bei der Umsatzsteuer zu einem Mehrergebnis von über 1,9 Mrd. Euro geführt. Im Jahr 2010 wurden 96.138 Umsatzsteuer-Sonderprüfungen durchgeführt. Im Jahresdurchschnitt waren 1.958 Umsatzsteuer-Sonderprüfer eingesetzt. Jeder Prüfer führte im Durchschnitt 49 Sonderprüfungen durch. Dies bedeutet für jeden eingesetzten Prüfer ein durchschnittliches Mehrergebnis von knapp 0,98 Mio. Euro.

Verlosung: Karten für "Elektronischer Rechnungstag 2011" am 24. Mai in Köln

Zwei kostenlose Eintrittskarten für die Veranstaltung „Elektronischer Rechnungstag 2011“ am 24. Mai in Köln hat der Veranstalter den Lesern des Newsletters dieses Forums zur Verfügung gestellt. Der "Elektronische Rechnungstag" ist eine eintägige Konferenz mit ergänzendem Pre-Konferenz-Workshop zum Konzept und der Umsetzung von elektronischen Rechnungen im Geschäftsverkehr. Verschiedene Experten diskutieren anhand von Fachvorträgen und Best-Practice die Potentiale und Möglichkeiten, die sich Unternehmen heute durch die Einführung elektronischer Rechnungsstellung bieten. Die Eintrittskarten werden am 13. Mai 2011 unter allen interessierten Anwendern verlost.

Diskussion: Aktuelles aus der XING-Gruppe "Elektronische Steuerprüfung"

Pressespiegel / Linktipps: Aktuelle Berichterstattung anderer Medien

* Steuerberater kritisieren Vorgehen bei Betriebsprüfungen (Westfälische Nachrichten)
* Manager in der Compliance-Falle (FAZ.NET)
* "Compliance hat Vorrang vor wirtschaftlichen Zielen" (WirtschaftsWoche)
* Personalmangel im Finanzamt: Steuerprüfer kommen alle 30 Jahre (sueddeutsche.de)
* Mit Compliance und revisionssicherer Archivierung zu besserem Content Management (SearchDataCenter.de)

Veranstaltungen: Termine der nächsten Monate

* Einstieg in die digitale Datenanalyse (DATEV): 19.04. Hamburg
* Grundlagen der Analysesoftware ACL Version 9 – Teil I (DATEV): 06.05. Berlin, 09.05. Stuttgart, 10.05. München, 12.05. Hamburg, 16.05. Frankfurt, 24.05. Nürnberg, 26.05. Köln
* Verfahrensdokumentation nach GoBS & GDPdU (Management Circle): 09.05. Frankfurt, 06.06. Düsseldorf, 06.07. München
* Compliance Forum (DATAKONTEXT): 18.05. Köln
* Praxisfälle ACL – Teil II (DATEV): 07.06. Berlin, 09.06. Hamburg, 16.06. München, 20.06. Nürnberg, 21.06. Frankfurt, 22.06. Köln, 30.06. Stuttgart
* 6. PraxisForum GDPdU (GISA): 15./16.06. Berlin

DATEV: Entdecken Sie Ihr Kommunikationsprofil!

Wir möchten Sie dazu einladen, Ihr eigenes Kommunikationsprofil zu entdecken. Mit einem einfachen Test im Internet finden Sie es heraus. Das Verfahren beruht auf neuesten wahrnehmungspsychologischen Erkenntnissen. Es wurde von Professor David Scheffer vom Institut 180° visual systems entwickelt und gemeinsam mit DATEV für Wirtschaftsprüfer angepasst.

Audicon: Neues rund um IDEA

IDEA, die Audicon Software für den Import, die Selektion und die Analyse großer Datenmengen, ist jetzt auch für den Einsatz unter Window 7 64-Bit offiziell freigegeben. Darüber hinaus stehen für Anwender ab sofort neue - und kostenlose - Downloads bereit, die die Software um verschiedene Funktionen erweitern.

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