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Newsletter Ausgabe 02-2006 vom 10.02.2006

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Vernetzte Themenwelt
  • Leser-Umfrage: Für welche Themen rund um die elektronische Steuerprüfung interessieren Sie sich?
  • Verfahrensdokumentation: Handbuch GoBScape® und Cookbook für die eigene Verfahrensdokumentation (Siegfried Mack)
  • Fragen und Probleme: Verfahrensdokumentation und Archivsystem (Thomas Hartung-Aubry)
  • Steuerberater: Die Finanzverwaltung – ein Ersatzgesetzgeber?
  • Aus dem BMF: Schreiben zur Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung
  • Verbände: DIHK fordert schnellere Betriebsprüfungen und Verkürzung der Aufbewahrungsfristen
  • Lösungen: Individueller Kostenvergleich "Papier- vs. elektronische E-Mail-Archivierung"
  • Literatur: Minimierung des Schätzungsrisikos angesichts neuer Prüfungsmethoden und -techniken in der Betriebsprüfung (Michael Blenkers)
  • Veranstaltungen: Termine im Februar und März
  • Stritters Forum-Spitzen: ... ich sehe was, was Du nicht siehst ... !

MESSE

  • Neuer Aussteller: ARA GmbH
  • rent-a-brain: Ab sofort: Drei Lizenzmodelle für E-Mail-Archivierungslösung iMARC zur Auswahl
  • Mobius: Mobius stellt erstklassige Lösung für Spreadsheet Compliance vor
  • Audicon: CeBIT entspannt genießen - in der Audicon-Lounge
  • Xabaar: Erste EDIFACT-Archivierung gemäß GDPdU erfolgreich verlaufen
  • NITAG: Compliance Management Software DocSetMinder auf der CeBIT
  • hsp: Mit Opti.List den Finanzbehörden immer einen Schritt voraus
  • SER: Compliance erfüllt: Elastogran archiviert monatlich 20 Gigabyte an eMails aus Lotus Notes

Editorial: Vernetzte Themenwelt

Je länger wir uns mit Lösungen für die Anforderungen der elektronischen Steuerprüfung beschäftigen, desto deutlicher wird, dass eine „reine GDPdU-Lösung“ weder technisch klar abgrenzbar noch wirtschaftlich sinnvoll ist. GDPdU-Lösungen sind stark vernetzt mit anderen Themen- und Problemfeldern der elektronischen Geschäftswelt. Lassen Sie mich einige Assoziationen entwickeln.

Die GDPdU verweisen auf die GoBS, in diesen wird eine Verfahrensdokumentation gefordert. Technische Dokumentation wird aber auch in anderen Zusammenhängen gefordert, etwa beim Datenschutz. Der Datenschutz führt uns zur Datensicherheit, diese zum Risiko-Management. Von der gesetzlich geforderten Aufbewahrung ist man schnell bei elektronischer Archivierung und Dokumentenmanagement und noch etwas weiter beim Enterprise Content Management (ECM). Elektronische Rechnungen (etwa per Email) erfordern elektronische Signaturen und Email-Archivierung. Hat man die Möglichkeiten von Prüfsoftware einmal kennen gelernt, entdeckt man über die elektronische Steuerprüfung hinaus viele weitere Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen, einen Schritt weiter spricht man von Business Intelligence. Neben den steuerrechtlichen Anforderungen gibt es noch weitere rechtliche Anforderungen an die Unternehmens-IT. Compliance ist das übergeordnete Thema. Die Antwort auf Compliance ist IT-Governance. Ein weiteres  Beispiel vernetzter Themen aus dem ERP-Kontext finden Sie in Stritters aktueller Forums-Spitze.

Wie breit ist der Kontext, in dem Sie in Ihrem Unternehmen ein GDPdU-Projekt sehen? Mit welchen Themen beschäftigen Sie sich in diesem Zusammenhang? Das interessiert uns. Denn wir wollen die Inhalte des „Forum Elektronische Steuerprüfung“ an Ihrem Informationsbedarf ausrichten und Ihnen online und per Newsletter größtmöglichen Nutzwert bieten. Nehmen Sie an unserer Leser-Befragung teil und gestalten Sie so das Forum mit.

Ihr Gerhard Schmidt


Leser-Umfrage: Für welche Themen rund um die elektronische Steuerprüfung interessieren Sie sich?

Welche Themen wünschen Sie sich im „Forum Elektronische Steuerprüfung“? Nehmen Sie Einfluss auf sein zukünftiges inhaltliches Angebot. Sagen Sie uns, welche Themen Sie im Zusammenhang mit der elektronischen Steuerprüfung interessieren: Lösungen, Testate für Lösungen, Praxisbeispiele, Checklisten, Prüfungserfahrungen, Literaturtipps, Veranstaltungshinweise, kritische Kommentare, Anbieterübersichten, Prüfsoftware (im Kontext der GDPdU und darüber hinaus), IT-Management, IT-Governance, Compliance allgemein, Verfahrensdokumentation, rechtliche Aspekte des elektronischen Geschäftsverkehrs, Email-Archivierung, Dokumenten-Management und Archivierung, Enterprise Content Management (EMC), ERP-Systeme, elektronische Rechnungen, elektronische Signaturen, Datenschutz, Datensicherheit, Datenverschlüsselung, IT-Revision, Risiko-Management, Business Intelligence. Oder etwas ganz anderes? Vielleicht möchten Sie ja auch einmal selbst einen Fachbeitrag zum Forum beisteuern. Wir sind gespannt, mit  welchen Inhalten wir Ihnen nützlich sein können.

  • Umfrage 


Verfahrensdokumentation: Handbuch GoBScape® und Cookbook für die eigene Verfahrensdokumentation (Siegfried Mack)

Die Verfahrensdokumentation gemäß den GoBS in Papierform zu erstellen und zu pflegen, verursacht bekanntlich enormen Aufwand und beachtliche Kosten. Mit GobSCape stellt Siegfried Mack ein Strukturkonzept und eine Vorlage zur Verfügung, die zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation in elektronischer Form (z.B. mit MS-OFFICE-Dokumenten und MS-Sharepoint oder EZpublish etc.) als Intranet anleiten. GobSCape ist zur Demonstration in INTREXX03 implementiert, um Konzept und Umsetzung mit zahlreichen Screenshots bildhaft zu untermauern. GoBScape steht jedem als CookBook für die eigene Anwendung kostenlos zur Verfügung.

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Fragen und Probleme: Verfahrensdokumentation und Archivsystem (Thomas Hartung-Aubry)

Folgende Frage wurde in einem Diskussionsforum des openBC aufgeworfen: Eine Verfahrensdokumentation dient im Wesentlichen dazu, den Nachweis der Erfüllung der Anforderungen des HGB zu erbringen. Wie sieht das aber nun aus, wenn die Dokumente zwar archiviert aber anschließend nicht vernichtet werden, der Zugriff durch die Prüfer also jederzeit über den Papierweg möglich ist? Braucht jedes Archivsystem eine Verfahrensdokumentation, oder nur die Systeme, die archivierungspflichtige Dokumente aufbewahren, wobei das Original vernichtet wird? Thomas Hartung-Aubry antwortet: Eine Verfahrensdokumentation für die „DV-gestützte Buchführung“ fordern die GoBS auch dann, wenn ein Unternehmen ausschließlich mit Papierbelegen arbeitet und gar kein Archivsystem einsetzt. Diese Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation orientiert sich an der Tatsache, dass ein Unternehmen generell seine Buchführung mit IT unterstützt.

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Steuerberater: Die Finanzverwaltung – ein Ersatzgesetzgeber?

Diese Frage wurde bei einem Symposium des Deutschen wissenschaftlichen Instituts der Steuerberater im Dezember 2005 in Berlin eindeutig bejaht. "Die Grundsätze der Gewaltenteilung sind möglicherweise schon überschritten", so Klaus Heilgeist, Vorsitzender des zur Bundessteuerberaterkammer gehörenden Instituts. Fast alle Gesetzentwürfe, die vom Parlament verabschiedet werden, werden in den Ministerien gemacht. Viele Parlamentarier hätten gar keine Ahnung, was sie eigentlich beschließen. Doch nicht nur der Gesetzgeber wird faktisch übergangen, auch die Rechtsprechung. Mit Nichtanwendungsgesetzen oder -erlassen können das Bundesfinanzministerium und die Oberfinanzdirektionen verhindern, dass ein Urteil für alle Steuerzahler Gültigkeit bekommt. Davon macht die Verwaltung gern Gebrauch, wenn der BFH dem Steuerzahler Recht gibt und das Urteil dem Staat Steuerausfälle bescheren würde.

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Aus dem BMF: Schreiben zur Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung

Mit dem BMF-Schreiben vom 16.01.2006 werden insbesondere die Bestimmungen zur Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen (§ 200 AO) erweitert: "Auf Anforderung hat der Steuerpflichtige vorhandene Aufzeichnungen und Unterlagen vorzulegen, die nach Einschätzung der Finanzbehörde für eine ordnungsgemäße und effiziente Abwicklung der Außenprüfung erforderlich sind, ohne dass es ihm gegenüber einer zusätzlichen Begründung hinsichtlich der steuerlichen Bedeutung bedarf."

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Verbände: DIHK fordert schnellere Betriebsprüfungen und Verkürzung der Aufbewahrungsfristen

Unter dem Motto "Weniger Bürokratie, mehr Freiheit" machte die IHK-Organisation im Dezember 2005 28 konkrete Vorschläge zum Abbau bürokratischer Hemmnisse. Sie möchte dabei einen Beitrag leisten zum angekündigten Small-Company-Act der Bundesregierung zur Entlastung kleiner und mittlerer Unternehmen. In der Rubrik Steuerrecht ist eine der Forderungen, steuerliche Betriebsprüfungen spätestens 5 Jahre nach Veranlagungsjahr durchzuführen und Aufbewahrungspflichten auf 5 Jahre zu verkürzen.

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Lösungen: Individueller Kostenvergleich "Papier- vs. elektronische E-Mail-Archivierung"

Baumgärtel Seminare, München bietet als kostenlosen Service einen individuellen Kostenvergleich "Papier- vs. elektronische Archivierung" an. Anhand der vom Unternehmen gemachten Angaben über die zu archivierenden E-Mail-Volumina wird per E-Mail eine Auswertung über die Wirtschaftlichkeit beider Archivierungsalternativen geliefert. Zusätzlich erhält man ein Excel-Tool, das weitere eigene Berechnungen erlaubt.

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Literatur: Minimierung des Schätzungsrisikos angesichts neuer Prüfungsmethoden und -techniken in der Betriebsprüfung (Michael Blenkers)

Die Zahl der Schätzungsfälle im Rahmen von Betriebsprüfungen ist in den letzten Jahren drastisch gestiegen. Auch die Qualität der Schätzungsverfahren der Finanzverwaltung hat sich durch den Einsatz von EDV-gestützten Kalkulationsprogrammen grundlegend verändert. Die Ergebnisse erreichen bisher nicht vorstellbare Dimensionen. Sie bedrohen zum Teil die Existenz der Unternehmen. Ein Großteil dieser Prüfungen führt daneben zu Steuerstrafverfahren gegen die verantwortlichen Geschäftsführer oder Inhaber. Was das Unternehmen tun muss, um sich dagegen zu wappnen, führt Dipl.-Finanzwirt Michael Blenkers in seinem 151-seitigen Skript aus.

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Veranstaltungen: Termine Februar und März

* Compliance - IT unter Gesetzesdruck (IIR Deutschland): 14.-15-02. Hamburg
* SunGard Bankers ECM Business Breakfast - 5 nach 12 für GDPdU (SunGard): 15.02. Frankfurt
* Digitale Betriebsprüfung in SAP (Management Circle): 22.02. Frankfurt, 15.03. München
* Digitale Steuerprüfung auf Knopfdruck mit iBOLT GDPdU (Magic Software): 01.03. München, 22.03. Oberhausen
* Enterprise-Signature-Day (AuthentiDate International): 02.03. Düsseldorf
* Datenspuren von wirtschaftskriminellen Handlungen (Haub + Partner): 06.-07.03. Frankfurt
* Die digitale Betriebsprüfung in der Praxis (fas Fachakademie): 07.03. München
* CeBIT (Messe Hannover): 09.-15.03 Hannover
* Revisionssichere E-mail Archivierung (Baumgärtel Seminare): 14.03. München


Stritters Forum-Spitzen: ... ich sehe was, was Du nicht siehst ... !

... und das hat die Farbe 'Transparenz', es hat auch die Farbe 'Nachvollziehbarkeit'. Und es hat die wichtige Farbe  'Protokollierung'. Aber am allerwichtigsten ist die Farbe 'Ordnungsmäßigkeit'. Siehst Du das auch …?  Wenn nicht, dann aber schnell mal nach sehen, was Stritters Forums-Spitzen heute wieder beleuchten!

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Neuer Aussteller: ARA GmbH

Die ARA GmbH bietet als Allround-Dienstleister Analyse und Beratung bei sämtlichen GDPdU-Anforderungen sowie effiziente, kostengünstige Archivierungs-Lösungen. Auf der Basis ihrer langjährigen Erfahrungen mit dem Einsatz verschiedener ERP-Lösungen, der Integration heterogener Software, Dokumentenmanagementsystemen und BI-Tools entwickelt das Unternehmen maßgeschneiderte Archivierungskonzepte für seine Kunden.



rent-a-brain: Ab sofort: Drei Lizenzmodelle für E-Mail-Archivierungslösung iMARC zur Auswahl

iMARC archiviert nach einem Tag Installation dokumentenecht und revisionssicher alle E-Mails in jeder IT-Umgebung: unabhängig von der eingesetzten Groupware oder Betriebsystem. Legen Sie sich ab sofort nicht mehr auf ein Lizenzmodel fest! iMARC ermöglicht Ihnen basierend auf der außergewöhnlichen Architektur mit dem passenden Lizenzmodel zu starten und bei Bedarf stufenweise zu wechseln: 1. ASP – die ausgewählten iMARC -Module pro Mitarbeiter und pro Monat bei Ihrem Provider nutzen und inklusive der gesamten Hard- und Software Infrastruktur verwalten lassen. 2. „per use“ – die ausgewählten iMARC-Module pro Mitarbeiter pro Jahr inklusive Support und Maintenance auf der eigenen Hardware oder der angebotenen Appliance Systeme nutzen und nach Aufwand bezahlen. 3. Lizenzkauf – die ausgewählten iMARC-Module pro Mitarbeiter lizenzieren.

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Mobius: Mobius stellt erstklassige Lösung für Spreadsheet Compliance vor

Mit einem Audit und Balancing System für Spreadsheet Compliance (ABS for Spreadsheet Compliance) bietet Mobius Management Systems ab sofort eine neue Lösung für das Lifecycle-Management und die Zentralisierung unternehmens­kritischer Tabellen. Das aktuellste Produkt des Total-Content-Management(TCM)-Spezialisten verringert das Fehlerrisiko, das bei der Handhabung komplexer Excellisten entsteht, und vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Regeln und Vorschriften. Es basiert auf der bewährten Lösung ViewDirect ABS, die die arbeitsintensiven Bilanzierungs- und Abstimmungsprozesse automatisiert und so die Integrität und die Richtigkeit von Unternehmensinformationen sicherstellt. Denn werden diese Abläufe per Hand durchgeführt, schleichen sich schnell Fehler ein.

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Audicon: CeBIT entspannt genießen - in der Audicon-Lounge

Möchten Sie die CeBIT 06 ganz entspannt genießen? Audicon macht es für Sie möglich - in der Audicon-Lounge auf unserem neuen Stand. In angenehmer Atmosphäre können Sie hier vom 9. bis 15. März die Experten von Audicon im persönlichen Gespräch kennen lernen und mit ihnen Ihre Fragen, Wünsche und Anforderungen diskutieren. Erfahren Sie alles über unser Software- und Dienstleistungsangebot für Unternehmen und Wirtschaftsprüfer sowie Steuerberater, das uns zum führenden Anbieter von Lösungen für Analyse, Prüfung, Reporting und Überwachung von Daten gemacht hat.

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Xabaar: Erste EDIFACT-Archivierung gemäß GDPdU erfolgreich verlaufen

In einem Pilotprojekt konnte XABAAR nun elektronische Belege im kryptischen EDIFACT-Format mit seinem im Januar 2006 angekündigten Produkt EDI-2-DMS problemlos aufbereiten und recherchierbar archivieren. Archiviert wurden die Belege zugleich auf mehreren Ebenen: 1. Im Originalformat („Inhouse-Format“, direkt aus dem ERP-System); 2. Im EDIFACT-Format (also nach der Konvertierung der Inhouse-Daten); 3. In einem speziell aufbereiteten Klartext-Format (eine Art „EDIFACT mit Erläuterungen für den Prüfer") – einschließlich COLD-Header für die Übergebe an alle gängigen DMS-Systeme

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NITAG: Compliance Management Software DocSetMinder auf der CeBIT

Auf der CeBIT 2006 präsentiert die Vater Unternehmensgruppe ihr komplettes Lösungsportfolio. Referenzlösungen prägen die Messepräsentation und geben einen Überblick über das breit gefächerte Dienstleistungsangebot von der Verkabelung und Netzwerkinfrastruktur über Sicherheit, Groupware und ERP-Systeme bis hin zur Softwareentwicklung. Schwerpunkte der Präsentation werden folgende Themen sein: DocSetMinder®, eine Software für Compliance Management im Corporate Governance Bereich eines jedes Unternehmens; Dokumentationspflichten im Unternehmen; GDPdU; IT-Service-Management; Automatisierte Belegerkennung.

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hsp: Mit Opti.List den Finanzbehörden immer einen Schritt voraus

Die gesetzlichen Veränderungen im Kontext der GDPdU haben erhebliche Auswirkungen auf IT-Infrastruktur, Ressourcen und Kostenstruktur der Unternehmen. Die notwendig gewordenen Anpassungen bieten die einmalige Chance, ein dynamisches Controlling und Risikomanagement zu schaffen. Dies sichert die Wettbewerbsfähigkeit durch Früherkennung von Veränderungen und deren Folgen. Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet und deren Auswirkungen kontrolliert werden. Der Einsatz von dynamischen Controlling- und Risikomanagement-Systemen wird zukünftig einer der erfolgskritischen Faktoren für Unternehmen und öffentliche Organisationen sein. Die marktführende GDPdU-Software Opti.List der Firma hsp GmbH bietet dafür ideale Voraussetzungen. Bekannte Unternehmen wie die Tengelmann-Gruppe, BMW Fahrzeugtechnik, Itzehoer Versicherung, Nordfleisch, Jahreszeitenverlag oder Gerling haben sich bereits für hsp entschieden.

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SER: Compliance erfüllt: Elastogran archiviert monatlich 20 Gigabyte an eMails aus Lotus Notes

Die BASF-Tochter Elastogran archiviert monatlich rund 20 Gigabyte an eMails automatisch mit dem DOXiS E-Mail-Archiv von SER. Damit hat das Unternehmen die Compliance-Anforderungen des US-amerikanischen Sarbanes-Oxley-Act (SOX) nach revisionssicherer eMail-Archivierung umgesetzt und gleichzeitig den erforderlichen Speicherplatz im Mailsystem reduziert.

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Newsletter vom 10.02.2006 des "Forum Elektronische Steuerprüfung"

19.09.2020

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