Die neue E-Bilanz - sind Sie wirklich vorbereitet?

Der Artikel basiert auf einem Aufsatz im BetriebsBerater Heft 41/2010

Von Magdalena Kruczynski und Christof Kurz

16.03.2011

Für Unternehmen ist eine frühzeitige Beschäftigung mit dem Thema E-Bilanz unerlässlich, denn die Regelung geht weit über den Ersatz papierbasierter Verfahrensabläufe hinaus. Die Auswirkungen auf das betriebliche Rechnungswesen müssen frühzeitig bedacht werden. Nach dem derzeitigen Stand müssen die bestehenden Standard-Kontenrahmen um mehr als 150 Konten erweitert werden. Die Änderungen des Kontenrahmens führen zwangsläufig zu einer Änderung des Buchungsverhaltens. Der Anpassungsbedarf betrifft jedoch nicht nur das betriebliche Finanz- und Rechnungswesen selbst, sondern auch alle mit dem Rechnungswesen kommunizierenden Systeme, die Buchungsinformationen für die Finanzbuchhaltung generieren und ggf. automatisch zur Verfügung stellen.

Mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz vom 19.12.2008 (BGBl. I 2008, S. 2846 ff.) hat der Gesetzgeber einen weiteren Schritt zur Digitalisierung des Besteuerungsverfahrens getan. Der Ersatz papierbasierter Verfahrensabläufe durch elektronische Kommunikation wird damit weiter vorangetrieben. So sind künftig nicht nur Steuererklärungen im Bereich der Unternehmenssteuern elektronisch zu übermitteln, sondern auch die der Steuererklärung beizufügenden Unterlagen, insbesondere Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen.

Nach § 5b EStG greift die Übermittlungspflicht für alle bilanzierenden Unternehmen, deren Wirtschaftsjahr nach dem 31.12.2011 beginnt. Als Übermittlungsstandard wurde XBRL (eXtensible Business Reporting Language), ein international verbreiteter Standard für die Finanzberichterstattung, festgelegt. Zur Überwindung fachlicher oder technischer Unwägbarkeiten wird die sog. E-Bilanz derzeit von der Finanzverwaltung in Zusammenarbeit mit verschiedenen Software-Erstellern in der Praxis erprobt. Die Veröffentlichung des endgültigen BMF-Schreibens, das insbesondere auch die Datensatzbeschreibung mit dem Mindestumfang der E-Bilanz enthält, ist für Ende Juni 2011 geplant und wird von der Bilanzierungspraxis mit Spannung erwartet.

Für Unternehmen ist eine frühzeitige Beschäftigung mit dem Thema E-Bilanz unerlässlich, denn die Regelung geht weit über den Ersatz papierbasierter Verfahrensabläufe hinaus. Die Auswirkungen auf das betriebliche Rechnungswesen müssen frühzeitig bedacht werden. Der durch Mussfelder definierte Mindestumfang der zu übermittelnden Daten führt zu einer erheblichen Erweiterung der steuerlichen Deklarationspflichten. Damit der Steuerpflichtige diese erfüllen kann, müssen nach dem derzeitigen Stand die bestehenden Standard-Kontenrahmen um mehr als 150 Konten erweitert werden, wobei die genaue Anzahl sicherlich von dem verwendeten Kontenrahmen abhängt.

Die Änderungen des Kontenrahmens führen zwangsläufig zu einer Änderung des Buchungsverhaltens. Insbesondere wird es künftig notwendig sein, steuerlich gesondert auszuweisende Sachverhalte bereits unterjährig bei der Erfassung der laufenden Geschäftsvorfälle zu berücksichtigen. Neben der Anpassung der Buchungsanweisungen ist es daher erforderlich, die Mitarbeiter frühzeitig für steuerliche Sachverhalte zu sensibilisieren. Nur auf diese Weise kann der Mehraufwand bei der Erstellung der E-Bilanz im Rahmen gehalten werden.  

Der Anpassungsbedarf durch die erweiterte Mindestgliederung der E-Bilanz betrifft jedoch nicht nur das betriebliche Finanz- und Rechnungswesen selbst, sondern auch alle mit dem Rechnungswesen kommunizierenden Systeme, die Buchungsinformationen für die Finanzbuchhaltung generieren und ggf. automatisch zur Verfügung stellen. Von der Lohnbuchhaltung über die Kostenrechnung bis zur Fakturierung sind alle Subsysteme daraufhin zu analysieren, ob alle Konten, die aufgrund der steuerlichen Mindestgliederung neu eingeführt wurden, korrekt zugeordnet sind.