Verfahrensdokumentation: Vorschrift und Praxis

Editorial des Email-Newsletters 09-2014 vom 30.09.2014

29.08.2014

 

Seit fast 20 Jahren müsste jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation haben, die GoBS von 1995 schreiben sie schließlich vor. Hat damals praktisch kein Unternehmen gemacht. Dann kamen 2001 die GDPdU. „Jetzt wird es aber wirklich ernst mit der Verfahrensdokumentation!“ intonierten Finanzverwaltung und lukrative Geschäfte witternde Berater unisono. Eine Handvoll Systeme zur Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen kam damals auf den Markt. Ohne die gehe es auch kaum, denn eine brauchbare Verfahrensdokumentation muss versioniert und historisiert sein. Ich vermute einmal, dass alle Anbieter solcher Systeme zusammen nicht mehr als 1.000 Produkte verkaufen konnten. An rund 3 Millionen deutsche Unternehmen! Nun kommen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Wie ein roter Faden durchzieht diese der Begriff Verfahrensdokumentation. Und Finanzverwaltung und Berater intonieren unisono ... .

Warum haben die Unternehmen keine oder nur eine rudimentäre Verfahrensdokumentation? Weil ihr Risiko verschwindend gering ist. Ein Indiz dafür ist, dass sich noch kein Finanzgericht ernsthaft mit dem Thema beschäftigen musste. Dort wo es allerdings partielle Risiken gibt, gibt es auch partiell Verfahrensdokumentationen. Beim ersetzenden Scannen von Belegen beispielsweise. Da haben die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband wie berichtet jüngst eine Musterverfahrensdokumentation vorgelegt.

Ein weiterer Grund für fehlende Verfahrensdokumentationen ist, dass in der Praxis nicht das formelle Vorhandensein des Dokumentes zählt, sondern die Inhalte, die darin stehen sollen. Diese Inhalte können jedoch auch außerhalb des Dokumentes kommuniziert werden, oft viel effizienter. Durch Mitarbeiter beispielsweise, die einem Betriebsprüfer erklären, wie die Buchführungsprozesse im Unternehmen organisiert sind. Diese Praxiserfahrung scheint in die GoBD eingeflossen zu sein, in deren aktuellem Entwurf steht: „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“

In jedem Unternehmen gibt es Informationen über die Unternehmensprozesse. Effiziente Prozesse sind in der Regel besser dokumentiert als ineffiziente. Qualitätsmanagement ist damit die betriebliche Ursache für eine (bessere) Verfahrensdokumentation – nicht die Erfüllung einer fiskalischen Pflicht.

Ihr Gerhard Schmidt