Verfahrensdokumentation paradox

Editorial des Email-Newsletters 05-2011 vom 17.05.2011

12.05.2011

 

Die Verfahrensdokumentation ist das vielleicht interessanteste Phänomen im Kontext der elektronischen Steuerprüfung. Seit Veröffentlichung der GoBS 1995 müsste sie in jedem Unternehmen vorhanden sein. Ist sie aber nicht. Dann kamen 2001 die GDPdU. Da hieß es aus Expertenmund - von der Finanzverwaltung über die IT- bis zu den Steuerberatern -  unisono: "Die Verfahrensdokumentation wird künftig große Bedeutung bekommen und von jedem Unternehmen gefordert werden."  In der Praxis zeigte sich das kaum. Niemand hat ernsthaft danach gefragt. Nun sollen in Kürze die Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch reduziert werden. Auf die Rechnungssignatur kann verzichtet werden, wenn geeignete innerbetriebliche Kontrollverfahren existieren. Und wieder hören wir die Experten: "Die Verfahrensdokumentation ... ." Wird sich nun Entscheidendes ändern?

Richtig ist auf jeden Fall, dass elektronische Verfahren in Ablösung papierbasierter Verfahren immer stärker in den Fokus der Unternehmen und der Finanzverwaltung rücken. Doch auch deren Dokumentation?

Klare, sichere, vorschriftsmäßige Verfahren sind als solche in der Praxis schnell erkennbar (auch für den Außenprüfer). Was offensichtlich ist, muss nicht in einer Dokumentation noch einmal nachgelesen werden. Ein Bedürfnis zum Nachschlagen gibt es dagegen dann, wenn die Verfahren im Unternehmen diffus erscheinen. Doch dann hilft auch keine Verfahrensdokumentation. Ein Unternehmen, das nicht in der Lage ist, saubere Verfahren aufzusetzen, wird kaum eine Verfahrensdokumentation pflegen, in der die unklaren Verfahren eindeutig beschrieben sind. Wer dagegen saubere Verfahren hat, hat dazu immer auch irgendwelche Dokumente wie grafische Darstellungen von Geschäftsprozessen, Arbeitsanweisungen etc., auch wenn er noch nie auf die Idee gekommen ist, diese Dokumente explizit als Verfahrensdokumentation zu bezeichnen.

Damit haben wir unter steuerrechtlicher Perspektive eine paradoxe Situation: Wer eine Verfahrensdokumentation hat, hat dafür keinen Interessenten, wer einen Interessenten dafür hat, hat keine Verfahrensdokumentation.

Neben den externen Compliance-Anforderungen, zu denen die steuerrechtlichen gehören, gibt es noch die internen. Zu diesen Pflichten, die sich ein Unternehmen aus guten Gründen selbst auferlegt, gehört auch immer die Dokumentation von Verfahren. Diese Dokumentation schreibt das Unternehmen für sich selbst und kann daher den Umfang des Werkes und den Aufwand dafür exakt auf die Leserinteressen im eigenen Unternehmen widerspruchsfrei abstimmen.

Wird es diese Kongruenz von Schreib- und Leseinteresse bei der Verfahrensdokumentation irgendwann auch einmal unter steuerrechtlichem Aspekt geben? Noch hat das Paradoxon zu keinen Finanzgerichtsurteilen geführt, die einen Hinweis darauf geben könnten, dass sich hier etwas bewegt.

Ihr Gerhard Schmidt