Vor wenigen Tagen, am 7. November, wurden die GoBS, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme, zehn Jahre alt. Lange Zeit führten sie in den Unternehmen ein Schattendasein. Wozu auch sollte man eine von den GoBS verlangte Verfahrensdokumentation erstellen, wenn es niemanden gab, der sich je für dieses Dokument interessiert hätte. Erst mit Veröffentlichung der GDPdU rückte die Bedeutung der GoBS ins Bewusstsein und je weiter die Diskussion um die elektronische Steuerprüfung fortschreitet, desto deutlicher wird, dass die GoBS den Unternehmen viel mehr abverlangen als die GDPdU. Woran liegt das? Eine GDPdU-Lösung ist immer eine Lösung, die auf einer GoBS-Lösung aufsetzt. Eine GDPdU-Lösung hat überwiegend Produktcharakter. Entscheidend dabei ist die Qualität des aus der Lösung resultierenden Produktes, des Datenarchivs, des Datenträgers etc. Bei einer GoBS-Lösung dagegen stehen die Unternehmensprozesse und deren Qualität im Mittelpunkt, der Workflow beispielsweise, Verantwortlichkeiten oder Zuständigkeiten in einem sich ständig verändernden informationstechnischen Umfeld. Darüber hinaus ist auf einer Meta-Ebene zu kontrollieren, dass die für das Unternehmen definierten Prozesse auch tatsächlich eingehalten werden. Das sind Aufgaben, die stark die Züge von Qualitätsmanagement besitzen. Wie viele Unternehmen haben nicht schon mit Qualitätsmanagement begonnen, vielleicht sogar ein QM-Handbuch erstellt - und dieses dann im Regal verstauben lassen. Das darf mit einer Verfahrensdokumentation nicht geschehen. Sie ist zwar ein Produkt, doch ein Produkt, das Prozesse beschreibt. Und das bedeutet, dass jedes Mal, wenn sich in einem der dokumentierten organisatorischen oder technischen Prozesse Veränderungen ergeben, die Verfahrensdokumentation fortgeschrieben werden muss. Siebzehn Jahre wurde an den aktuell gültigen GoBS bis zu ihrer Veröffentlichung gearbeitet. Kein Wunder, dass sie heute nur schwer les- und interpretierbar sind. Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV), die auch die aktuellen GoBS zu Papier gebracht hat, ist zur Zeit dabei, die GoBS zu überarbeiten und hat einen ersten Entwurf dazu fertiggestellt. Fehlen also noch sieben Jahre bis zur Veröffentlichung. Ob diese Zeit für die Abstimmung in den Finanzverwaltungen des Bundes und der Länder ausreicht?

Ihr Gerhard Schmidt