Die Dokumentation organisatorischer und technischer Prozesse (etwa als Verfahrensdokumentation) führt in den meisten Unternehmen ein stiefmütterliches Dasein. Welche Motivation gibt es schon für eine solche Dokumentation? Die Erfüllung lästiger Pflichten nach GoBS oder Bundesdatenschutzgesetz, nach all jenen rechtlichen und regulativen Vorgaben, die unter dem Schlagwort Compliance subsummiert werden? Unter diesem Ansatz sehe ich in der Praxis schwarz für vernünftige Dokumentationen. Doch: Haben Sie zum Ziel, dass die in Ihrem Unternehmen eingesetzte IT die Geschäftsziele abdeckt, die IT-Ressourcen verantwortungsvoll eingesetzt werden und die IT-Risiken angemessen überwacht werden, wollen Sie also den IT-Einsatz in Ihrem Unternehmen wirtschaftlich optimieren? Das wäre ein vernünftiges Ziel, gerade in unserer wirtschaftlichen Situation. Was Sie dazu tun müssen? Ihre IT-gestützten Geschäftsprozesse analysieren, ggf. modifizieren, kontrollieren - und vor allem dokumentieren! Aus dieser Perspektive entspringt eine ganz andere Motivation, eine Dokumentation zu erstellen und zu pflegen, denn der Antrieb kommt aus dem Unternehmen selbst und nicht von außen. Dabei stellt sich ein angenehmer Nebeneffekt ein: Eine aus Eigeninteresse erstellte IT-Dokumentation deckt größtenteils bereits die rechtlich geforderten IT-Dokumentationen ab. Wer ein Verfahren hat (und dokumentiert), unternehmenskritische Daten vor Verlust und unerlaubtem Zugriff zu schützen, der sollte doch eigentlich auch ein (dokumentiertes) Verfahren haben, steuerlich relevante Daten entsprechend den GoBS vor Verlust zu schützen. Wer das Thema Dokumentation angeht, wird sich allerdings nicht leicht tun, denn wir haben eine noch sehr unterentwickelte Dokumentationskultur. Dokumentationserfahrungen fehlen meist. Dokumentationssysteme, die die Dokumentation dem Anwender so leicht wie möglich machen, sind nicht installiert. Selbstdokumentierende Systeme, die von sich aus etwa einen Release-Wechsel detailliert und nachvollziehbar dokumentieren, sind einstweilen noch ein frommer Wunsch. Doch es tut sich etwas. Systeme zur (Verfahrens)-Dokumentation sind inzwischen auf dem Markt. Nutzen Sie diese und etablieren Sie Ihre eigene Dokumentationskultur!

Ihr Gerhard Schmidt