Auch ich habe mit Interesse die im Newsletter 12/2004 veröffentlichte Meldung über die Beanstandung im Außenprüfungsbericht eines bayerischen Prüfers gelesen und im Infoblatt zum Datenzugriff, das die Oberfinanzdirektion München an ihre Prüfer heraus gibt, den Berichtsauszug verteilt und als beispielhaft gelobt. Umso erstaunter war ich über die Stellungnahme des Herrn RA Eller, der meinte, der Prüfer irre in seiner Beurteilung.

Offenbar liegen Missverständnisse zum Sachverhalt vor, die einer Klarstellung und Präzisierung bedürfen. Ausweislich des Prüfungsberichts verwendete das geprüfte Unternehmen ein internes EDV-Buchführungssystem und nicht, wie im Beitrag behauptet wird, ein manuelles System (z.B. Handdurchschreibebuchführung). Der steuerliche Berater erstellte anhand der Salden des Systems eine manuelle Umbuchungsliste und Hauptabschlussübersicht; diese Buchungen wurden nicht in das EDV-System des Unternehmens übernommen.

Der Prüfer kritisierte lediglich die fehlenden Auswertungs- und Exportmöglichkeiten des hausinternen Systems als Verstoß gegen § 147 Abs. 6 AO (keine maschinelle Auswertbarkeit nach Z1 bis Z3; keine Datenträgerüberlassung). Die fehlende Übernahme der Um- und Abschlussbuchungen ins hauseigene System wurde von ihm nicht als Verstoß gegen § 147 Abs. 2 und Abs. 6 AO beanstandet.

Die Feststellung, dass ein formeller Buchführungsmangel vorliege, ist somit völlig korrekt erfolgt. Die Außenprüfer wissen, dass manuell erzeugte Buchungen nicht maschinell („elektronisch") vorzuhalten sind –wie sollte dies auch funktionieren. Gleichwohl wissen sie auch um ihre und des Unternehmers Rechte und Pflichten, die der Datenzugriff mit sich bringt. Erläuternd sei auf das BMF-Schreiben vom 16.07.2001 hingewiesen, wonach beim unmittelbaren und beim mittelbaren Datenzugriff die maschinelle Auswertbarkeit in Form eines Nur-Lese-Zugriffs sicherzustellen ist (Tz. I.3 des Schreibens) und die originär digitalen Unterlagen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form vorgehalten werden dürfen (Tz. III.1). Folglich sind elektronische Buchungsdaten vom Unternehmen auch elektronisch zu archivieren (im Sinn von „abzuspeichern" zu verstehen).

Es bleibt abschließend festzuhalten, dass bei genauer Untersuchung des Sachverhalts die Prüferaussage auch hinsichtlich der künftigen Behandlung unter Androhung von Sanktionen völlig zutreffend formuliert wurde. Denn wo würde die gesetzliche Vorgabe zum Datenzugriff enden, wenn zu prüfende Unternehmen und Softwarehäuser, die sich der Thematik bisher nicht angenommen haben, im Zweifel sanktionsfrei aus ihrer Verantwortung entlassen werden würden?