Auch die dritte Version vom BITKOM „Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung“, Punkt 10 „Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden?“ schafft kaum Klarheit für die E-Mail Archivierung. Im Gegenteil, sie besteht aus lauter verwirrenden Äußerungen und beschert allen Firmen, die diese gesetzlichen Regelungen umsetzen müssen, noch mehr Ungewissheit.

BITKOM schreibt in seinem Leitfaden „E-Mails stellen aus steuerrechtlicher Sicht keine generell aufbewahrungspflichtigen Unterlagen dar und müssen daher auch nicht für den elektronischen Datenzugriff bereitgehalten werden.“

Wie bitte? Sind Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, e-­Rechnungen, Liefer-Terminzusagen, Verträge die per E-Mail ankommen oder versandt werden keine generell aufbewahrungspflichtigen und steuerrelevanten Unterlagen?

Aufgrund welcher Gesetzesregeln und welcher Klassifizierung BITKOM zu dieser Entscheidung kommt verrät er uns jedoch nicht.

Nach  § 145 AO müssen Geschäftsvorfälle aber von der Entwicklung bis zur Abwicklung nachvollziehbar sein, nach § 146 AO sind Aufzeichnungen „vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorzunehmen und nach § 146 Abs. 4 sind sie unveränderbar aufzubewahren. Wenn dies den meisten Unternehmen in Papierform keine Mühe machte, so ist es an der Zeit, auch bei den digitalen Vorgängen die GoBS zu realisieren. Die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltungssysteme) erlebt eine Renaissance durch die seit 1.1.2002 existierende GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Weiterhin behauptet BITKOM, so Zitat„. Werden steuerrelevante Daten oder Unterlagen per E-Mail versandt, muss der Empfänger nur diese Anlagen speichern, nicht die E-Mail selbst. In Ausnahmefällen können E-Mails jedoch auch selbst steuerrelevante Informationen enthalten, z.B. wenn nur die Mail das Versanddatum einer elektronisch versandten Rechnung enthält oder nur die Mail eine erforderliche qualifizierte elektronische Signatur trägt Da E-Mails aber keine maschinelle Auswertung erlauben, sind für ihre Aufbewahrung lediglich die GoBS zu beachten, die keine zwingende elektronische Aufbewahrung vorsehen.“

Liebe BITKOM, sollen die Unternehmen vielleicht mit der Sortierung einzelner Mailtexte und Anhänge beginnen? Das ist wirklich eine sehr fragwürdige Aussage und für die Mitglieder und Leser weit entfernt von der Gesetzeskonformität oder einer guten Lösung.

Wie kommt BITKOM zu dieser Entscheidung, wenn doch auch in den aktualisierten FAQ-BMF Schreiben vom 15.01.2007 steht:
„E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Abgabenordnung aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat“ … und weiterhin erklärt wird, dass E-Mails im Originalformat zu archivieren sind.

Zitat: „Als Beispiel sei eine E-Mail aufgeführt, die steuerlich relevante Vertragsgestaltungen enthält. Über den nach GoBS geforderten Index ist der elektronische Zugriff auf die im Originalformat zu archivierende E-Mail auch in solchen Fällen sicherzustellen.“

Warum wird dieses Thema seit Jahren von manchen Experten und Verbänden so verkompliziert?  In meinen Workshops, Beratungen und Seminaren mache ich die Erfahrung, dass die meisten Firmen sich vorbereiten wollen. Allein ein klarer Blick der Experten und Berater fehlt, um die Projekte in der Praxis umzusetzen.

Mit gleicher Energie könnten alle Beteiligten nach gesetzeskonformen, pragmatischen Lösungen suchen.

Von einem Verband wie BITKOM erwartet man in jedem  Falle einen schlüssigeren Leitfaden.