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Home  Praxisbeispiele Umfrage: 2 Jahre GDPdU

 

Umfrage:
2 Jahre GDPdU – Erfahrungen, Forderungen, Empfehlungen

Die Veröffentlichung des BMF-Schreibens „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" im Juli 2001, und das Inkrafttreten der GDPdU am 1. Januar 2004 waren für das "Forum Elektronische Steuerprüfung" Anlass für eine Umfrage in der deutschen Wirtschaft.


 

Übersicht



Zielsetzung

Im Juli 2001 wurde das BMF-Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" veröffentlicht, am 1. Januar 2004 ist es zwei Jahre in Kraft. Der Termin für den Beginn der elektronischen Steuerprüfung, sowie die Präzisierungen des bereits zuvor in der Abgabenordnung verankerten Rechts der Finanzverwaltung zur elektronischen Steuerprüfung durch die GDPdU, stellte an alle steuerpflichtigen Unternehmen weitreichende und hohe Anforderungen.

Haben die Unternehmen in den letzten zwei Jahren diese Anforderungen erfüllt? Wie weit ist die Umsetzung der elektronischen Steuerprüfung fortgeschritten? Wo gibt es noch Handlungsbedarf? Das wollte das „Forum Elektronische Steuerprüfung" durch eine Umfrage in der deutschen Wirtschaft im Herbst 2003 erfahren.

Befragt wurden Organisationen, die wichtige Teile der deutschen Wirtschaft repräsentieren, Softwarehersteller mit hoher Bedeutung am deutschen Markt, sowie Beratungsunternehmen, die sich intensiv mit der Thematik auseinandersetzen.

Ziel der Umfrage war es, auf der Grundlage einer Zwischenbilanz herauszuarbeiten, welche Maßnahmen noch nötig sind, damit das System der elektronischen Steuerprüfung im Interesse aller Beteiligten (Finanzverwaltung, Unternehmen, Steuerberater, Lösungsanbieter) an Dynamik gewinnt.



Fragen

1. Welche Erfahrungen haben Sie/Ihre Mitglieder/Ihre Kunden bisher mit der elektronischen Steuerprüfung nach den GDPdU gemacht?

2. Wo sehen Sie noch wesentliche Probleme bei der Umsetzung der elektronischen Steuerprüfung?

3. Die Verhältnismäßigkeit der zu erfüllenden Anforderungen dürfte vielfach noch die Finanzgerichte beschäftigen. Welche Anforderungen der GDPdU halten Sie für nicht verhältnismäßig?

4. Welche Forderungen und Wünsche haben Sie an die Finanzverwaltung und an den Gesetzgeber?

5. Was empfehlen Sie den von den GDPdU betroffenen Unternehmen zum jetzigen Zeitpunkt?



Antworten

Nicht alle befragten Organisationen und Unternehmen haben geantwortet. Ein wesentlicher Grund dafür war, das sie selbst oder diejenigen, die sie vertreten, noch Probleme mit der Thematik haben, die es nicht geboten erschienen ließen, sich an der Umfrage zu beteiligen.

Ein weiterer Grund war, dass die Unternehmen offensichtlich keine akuten Probleme mit der elektronischen Steuerprüfung haben, die über die Unterorganisationen bis zu den Spitzenorganisationen der Wirtschaft durchschlagen, so dass den Spitzenorganisationen eine solide Informationsbasis zur Beantwortung der Fragen fehlte.

Diese Tatsache kann bereits als erstes Ergebnis der Umfrage gewertet werden: entweder die Unternehmen haben keine Probleme, oder sie haben Probleme, über die sie aber nicht reden, oder sie haben sich noch gar nicht mit der Thematik befasst.

Hier die Antworten von:

 


Ergebnisse

Die Ergebnisse der Umfrage sind statistisch gesehen sicherlich nicht repräsentativ. Ihre Ergebnisse decken sich jedoch mit den Erfahrungen aus Veranstaltungen zu dem Thema und Gesprächen mit von dem Thema befassten oder davon betroffenen Personen. Von daher geben die Ergebnisse doch ein ziemlich realistisches Bild von der aktuellen Situation um die elektronische Steuerprüfung.

1. Erfahrungen mit der elektronischen Steuerprüfung

Bislang gibt es kaum praktische Erfahrungen mit der elektronischen Steuerprüfung nach GDPdU. Aus Unternehmenssicht scheint es Probleme eher auf Seiten der Finanzverwaltung aufgrund unzureichender IT-Ausstattung zu geben als auf Unternehmensseite. Der Wunsch von Unternehmen nach einer elektronischen Prüfung wurde von den Prüfern teilweise abgelehnt. Bei Prüfungen mit Datenträgeraustausch wurde nur von positiven Erfahrungen berichtet. Ernsthaft negative Erfahrungen gab es bisher keine. In Großunternehmen, in denen laufende Prüfungen stattfinden, ist der unmittelbare Datenzugriff nichts Neues.

2. Stand der Umsetzung und dabei auftretende Problem

Auf Seiten der Finanzverwaltung gibt es aus Sicht der Befragten zwei Determinanten bei der Umsetzung. Einmal bei der IT-Ausstattung, die teilweise noch nicht auf dem nötigen Stand ist und beim Wissensstand und den Kenntnissen der Außenprüfer, die noch nicht auf elektronische Steuerprüfungen vorbereitet sind.

Bei den Unternehmen ist eine Dreiteilung erkennbar. Großunternehmen haben das Thema zügig angegangen und Projekte initiiert. Der Mittelstand beginnt erst jetzt, sich mit dem Thema zu befassen. Kleinunternehmen, die vom Steuerberater betreut werden, haben sich mit dem Thema praktisch noch nicht beschäftigt, da sich auch die Steuerberater noch nicht solide damit auseinandergesetzt haben. Bei vielen Betroffenen ist der Informationsstand noch lückenhaft.

Bei den Softwareherstellern können offensichtlich noch nicht alle Lösungen anbieten, die sowohl den GDPdU entsprechen als auch die Interessen der Unternehmen wahren, den Zugriff auf steuerlich nicht relevante Daten auszuschließen.

An vielen Stellen fehlen den Betroffenen Informationen über die genaue Rechtslage, die daraus resultierenden Anforderungen an die Unternehmen und mögliche Lösungen.

Problem: Definition der steuerlich relevanten Daten

Wie ein roter Faden zieht sich eine Frage durch die gesamte Umfrage: Was sind steuerlich relevante Daten? Für Unternehmen, Softwarehersteller und Berater gleichermaßen ist die unscharfe Definition der steuerlich relevanten Daten das zentrale Problem bei der elektronischen Steuerprüfung.

Problem: Unklare Vorgaben

Insbesondere die kleineren Unternehmen vermissen klare, eindeutige Vorgaben, an denen sie sich orientieren können. Viele Unternehmen fühlen sich verunsichert.

Technische Probleme

Als technische Probleme wurden genannt: Migration, Identifikation der steuerlich relevanten Daten in den IT-Systemen, Visualisierung verschlüsselter Daten, Abschaltung von Altsystemen, noch nicht für die GDPdU gerüstete Software, Störung des Echtbetriebes durch eine Prüfung mit (un)mittelbarem Datenzugriff.

Organisatorische Probleme

Als organisatorisches Problem wurde genannt: Zuständigkeit im Unternehmen.

Problem: Skepsis über den Umfang des Datenzugriffs / Nutzung der überlassenen Daten

Der Umfang des Datenzugriffs wird skeptisch bis bedenklich betrachtet, bis hin zu verfassungsrechtlichen Zweifeln. Über die Nutzung der dem Prüfer überlassenen Daten herrscht Ungewissheit. Was wird überhaupt geprüft? Werden die Daten nach der Prüfung weiter verwendet?

Problem: Fehlende Auseinandersetzung mit der Thematik

Viele Unternehmen haben sich noch nicht mit der Thematik auseinandergesetzt, u.a. eine Folge davon, dass die Thematik auch noch nicht bei ihren Steuerberater angekommen ist. Falls eine elektronische Außenprüfung kommt, sind die Unternehmen dann nicht vorbereitet.

Problem: Belastung durch Kosten

Die Investitionen in GDPdU-konforme Lösungen bedeuten für die Unternehmen in ihrer augenblicklichen wirtschaftlichen Situation teilweise erhebliche Belastungen.

3. Verhältnismäßigkeit

Für unverhältnismäßig erachten die Befragten:

  • Den Umfang der steuerlich relevanten Daten, die über die Daten der Buchführung hinausgehen.
  • Den frühen Termin für die Gültigkeit der GDPdU mit nicht einmal einem halben Jahr Vorbereitungszeit.
  • Den Umfang der Investitionen für eine GDPdU-konforme Lösung.
  • Die Abwälzung der Kosten der elektronischen Steuerprüfung auf die Softwarehersteller und die Unternehmen.
  • Den Aufwand für die Archivierung von Daten außerhalb der Buchführung; hier sollte eine konventionelle Aufbewahrung genügen.
  • Die Verfügbarhaltung der Daten über 10 Jahre, elektronisch auswertbar.
  • Den Investitionsaufwand für die Bereitstellung unverdichteter Massendaten.


4. Forderungen und Wünsche an die Finanzverwaltung und an den Gesetzgeber

  • Eine klare Definition der steuerlich relevante Daten, etwa nach dem Vorbild Österreichs
  • Durch Vereinfachung der Gesetzgebung und der Ausnahmetatbestände die Prüfung und die Voraussetzungen dazu auf ein erträgliches Maß zurückführen.
  • Die Fristen für Gültigkeit der elektronischen Steuerprüfung nach GDPdU auf einen späteren Termin verschieben.
  • Eine Übergangszeit von mindestens zwei Jahren.
  • Ein Verwertungsverbot für überlassene steuerlich nicht relevante Daten.
  • Eine Auskunftspflicht gegenüber dem Geprüften über die steuerrelevanten Auswertungen.
  • Die Wahl der Zugriffsart durch den Steuerpflichtigen.
  • Die Abstimmung eines Lösungskonzeptes mit der Finanzverwaltung.
  • Eine klare Aussage zur Zulässigkeit von Speichermedien.
  • Eine Neufassung der GDPdU mit Definitionsteil.
  • Eine Überarbeitung der GoBS.
  • Ein Fragen-und-Antworten-Katalog mit Rechtskraft.
  • Eine Regelung für Massendaten.
  • Klare Regelungen zum Beschreibungsstandard.
  • Aktive und offizielle Informationsarbeit.


5. Empfehlungen an die von den GDPdU betroffenen Unternehmen

Technische Maßnahmen

  • Monatliche Datensicherung.
  • Datensicherung komplett jährlich/monatlich.
  • Archivierung der ERP-Anwendung mit kompletter Datenbank.
  • Datensicherung im Rechenzentrum.
  • Ausgabe im IDEA-Format.
  • Einspielen mit Testsystem.
  • Exportroutinen für alle Prüfungsarten.
  • Aktuelle Software einsetzten, die GDPdU-konform ist.
  • Archiv-CDs für alle Zugriffsarten nutzbar.
  • Ggf. Übergangslösung.

Organisatorische Maßnahmen

  • Sich sofort mit den GDPdU auseinandersetzen.
  • Spätestens jetzt agieren und nicht, wenn der Prüfer vor der Tür steht.
  • Kontakt mit Steuerberater.
  • Kooperation mit dem Prüfer.
  • Dem Prüfer einen netzunabhängigen PC mit den Fibu-Daten bereitstellen.
  • Mit dem Prüfer abklären, wozu er welche Daten benötigt.



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