Nehmen wir einmal an, es gilt, ein Gemälde zu beschreiben, beispielsweise das „Abendmahl" von Leonardo da Vinci. Der Leser wäre ein sachverständiger Dritter, im Fall eines Gemäldes also ein Kunsthistoriker. Diesem genügen nur wenige Angaben, damit er sich eine Vorstellung von dem Bild machen kann: der Name des Künstlers, das dargestellte Motiv, die Größe, der Ort, für den es erschaffen wurde und zwei Entwurfsskizzen, von denen eine Personengruppen zeigt, die andere den Raum mit Zentralperspektive.
Wer all diese Fakten nicht kennt, sondern nur das Bild sieht, dessen Bildbeschreibung wird wesentlich umfangreicher ausfallen. Er wird einen breiten Tisch beschreiben mit weißer Tischdecke, die an den Ecken geknotet ist, was alles auf dem Tisch liegt, wie die Tischbeine konstruiert sind, etc. Wie umfangreich muss so eine Gemäldedokumentation wohl sein, bis ein Kunsthistoriker erkennt, dass es sich um das Abendmahlsmotiv und ein Werk der Renaissance handelt und nicht um ein Zechgelage eines flämischen Meisters?
Wenige Stichworte und eine kleine Skizze können auch bei der Verfahrensdokumentation eine starke Aussagekraft haben. Die kurze Information, dass ein Unternehmen mit dem Steuerberater über Datev Unternehmen Online zusammenarbeitet, gibt dem Betriebsprüfer eine ganze Menge Informationen. Die detaillierte Beschreibung, auf welchen Wegen Belege elektronisch vom Unternehmen zum Steuerberater kommen können, hat dagegen kaum Informationswert.
Eine Verfahrensdokumentation darf also skizzenhaft sein. Muss sie es vielleicht auch, denn der Betriebsprüfer muss sich ja „in angemessener Zeit“ eine Vorstellung von den Verfahren im Unternehmen machen können?
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