Berechnung von Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 18.01.2011 - X R 14/09 -

12.04.2011

Für die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten in Höhe der voraussichtlich zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht erforderlichen Kosten zu bilden. Für die Berechnung der Rückstellung sind nur diejenigen Unterlagen zu berücksichtigen, die zum betreffenden Bilanzstichtag entstanden sind. Die voraussichtliche Aufbewahrungsdauer bemisst sich grundsätzlich nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO. Wer sich auf eine voraussichtliche Verlängerung der Aufbewahrungsfrist beruft, hat die tatsächlichen Voraussetzungen dafür darzulegen.

Der Kläger betreibt eine Apotheke und erzielt hieraus Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bildete er im Jahresabschluss des Streitjahres 2003 eine Rückstellung von 10.700 Euro. Er hatte dafür den - unstreitigen - jährlichen Aufwand für die Aufbewahrung von 1.070 Euro mit zehn multipliziert.

Bei der Bemessung der Rückstellung setzte das FA allerdings eine durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer von nur 5,5 Jahren an. Zur Begründung gab es an, die Unterlagen müssten zum jeweiligen Bilanzstichtag zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden -  im Schnitt also [(10 + 1) : 2 =] 5,5 Jahre.

Der BFH folgte dem Kläger nicht und bestätigte die Entscheidung des Finanzgerichts (FG).

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