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Newsletter Ausgabe 1-2007 vom 19.01.2007

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Eigentlich müsste das Thema GDPdU inzwischen ja abgehakt sein
  • Aus dem BMF: Risikomanagement in der Finanzverwaltung (Bernard Lindgens)
  • Analyse: Finanzgerichte beschneiden das Recht auf Datenzugriff (Stefan Groß, Martin Lamm)
  • Rechtsprechung: Finanzgericht Hamburg zum Datenzugriff bei Einnahme-Überschuss-Rechnung
  • Rechtsprechung: BFH zur Zulässigkeit einer Klage bei Verwendung eines "monetär" beschränkten Signaturzertifikats
  • Schwarze/Graue Liste: Problematische Versender (elektronischer) Rechnungen – Neueinträge
  • Literatur: Rücknahme von Literaturempfehlung wegen Plagiat
  • Veranstaltungen: Termine bis März

MESSE

  • Neuer Aussteller: Beta Systems Software AG
  • Audicon: Neue Veranstaltungsreihe „GDPdU Breakfasts“
  • SER: Domäne Einrichtungsmärkte bringt Schwung in die Rechnungsbearbeitung
  • GISA: Rückstellungsbildung für GDPdU-Aufwendungen
  • Magic Software: Kostenlose GDPdU-Workshops
  • NITAG: NITAG bereitet die Versatel Nord-Deutschland auf die elektronische Steuerprüfung vor
  • Mentana-Claimsoft: Grenzüberschreitende elektronische Abrechnung - sicher kein antiquarisches Problem - oder doch?



Editorial: Eigentlich müsste das Thema GDPdU inzwischen ja abgehakt sein

Gemessen an den üblichen IT-Investitionszyklen müsste das Thema GDPdU, fünf Jahre nach deren Inkrafttreten, eigentlich „durch“ sein. Die Unternehmen hatten reichlich Zeit für ein GDPdU-Projekt. Eine GoBS-Lösung als dessen Ausgangspunkt sollten sie ja schon viele Jahre zuvor realisiert haben. Doch die Mehrzahl der Unternehmen hat sich offenbar immer noch nicht seriös mit der Problematik der elektronischen Steuerprüfung auseinandergesetzt, wie Umfragen – auch aus jüngster Zeit – regelmäßig belegen. Der Übergang von der konventionellen in die elektronische Geschäftswelt scheint doch nicht so flott und reibungslos zu funktionieren, wie von den Betroffenen und Beteiligten gefordert bzw. erhofft: Die Außenprüfer brauchen Jahre, bis sie mit ihrer Prüfsoftware in die Gänge kommen. Die Steuerberater halten sich solange zurück, bis die Prüfer elektronisch Ernst machen. Die Unternehmen zögern, weil sie erkennen, wie teuer die Maßnahmen für den Datenzugriff durch den Fiskus sein können. Dass es auf diesem Hintergrund leicht zu Auseinandersetzungen zwischen der Finanzverwaltung und dem steuerzahlenden Unternehmen kommt, insbesondere dann, wenn forsche, IDEA-fitte Prüfer auf reservierte Unternehmen treffen, liegt auf der Hand. Dass diese Konflikte immer öfter vor den Finanzgerichten landen, ebenso. Deren Urteile zur elektronischen Steuerprüfung werden immer zahlreicher und auch interessanter, denn sie versuchen nun auszuloten, wo die Finanzverwaltung über das Ziel hinaus schießt und woran für die Unternehmen kein Weg vorbei führt. Als weitere erfreuliche Entwicklung zeichnet sich ab, dass die Unternehmen allmählich erkennen, dass und wie die Themen Compliance und Governance miteinander zusammenhängen. Dann erscheinen die Compliance-Anforderungen, wie sie in den GDPdU stecken, plötzlich in einem anderen Licht und es wird deutlich, welcher Nutzen für das Unternehmen sich im Kontext eines GDPdU-Projektes erschließen lässt. Das Thema GDPdU verspricht also auch in den nächsten Jahren spannend zu bleiben.

Ihr Gerhard Schmidt


Aus dem BMF: Risikomanagement in der Finanzverwaltung (Bernard Lindgens)

Auch die Finanzverwaltung muss ihre Personalkosten senken. Damit die dringend benötigten Steuereinnahmen nicht den geplanten Sparmaßnahmen zum Opfer fallen, setzen Bund und Länder bei der Betriebsprüfung auf eine risikoorientierte Fallauswahl. Als flankierende Maßnahme sollen Außenprüfungen künftig zeitnäher erfolgen. Dies führt Bernhard Lindgens in seinem Artikel in „LOHN + GEHALT“ vom Dezember 2006 aus, den der DATAKONTEXT-FACHVERLAG dem Forum freundlicherweise zur Veröffentlichung zur Verfügung gestellt hat.

 

Analyse: Finanzgerichte beschneiden das Recht auf Datenzugriff (Stefan Groß, Martin Lamm)

Stefan Groß und Martin Lamm analysieren die jüngsten Urteile der Finanzgerichte sowie eine Verfügung der Oberfinanzdirektion Magdeburg zur Bewertung von Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen und fragen, welche Konsequenzen für die Praxis sich daraus ergeben. Sie kommen zu dem Ergebnis: Auf der Suche nach praxisnahen Lösungen werden die Regelungen zum Datenzugriff nach wie vor kontrovers diskutiert. Im besonderen Fokus ist dabei der Umfang des digitalen Zugriffrechts. Dabei deuten die Urteile der Finanzgerichte Rheinland-Pfalz und Hamburg in die richtige Richtung, zeigen aber zugleich, dass für wichtige Zweifelsfragen erheblicher Interpretationsspielraum verbleibt. Anlass genug, die GDPdU oder zumindest den Fragen- und Antwortenkatalog zu aktualisieren und so die für die Unternehmen dringend erforderliche Rechtssicherheit zu schaffen.

 

Rechtsprechung: Finanzgericht Hamburg zum Datenzugriff bei Einnahme-Überschuss-Rechnung

Das Finanzgericht Hamburg hatte sich in seinem Urteil vom 13.11.2006 damit beschäftigt, wie weit die Aufzeichnungspflicht auf Datenträger reicht. Eine Steuerberaterpraxis hatte ihren Gewinn durch Einnahme-Überschuss-Rechnung ermittelt. Die Sozietät hatte ihre Ein- und Ausgangsrechnungen zeitlich sortiert, mit den zugehörigen Bankbelegen gesammelt und in einem Buchhaltungsprogramm erfasst und gespeichert. Für Zwecke der Auswertung wurden die Daten in eine Tabellenkalkulationsdatei exportiert. Sämtliche Daten wurden später als Textdatei archiviert. Diese Dateien wurden dem Finanzamt für Prüfungszwecke zur Verfügung gestellt. Das reichte dem Finanzamt nicht. Es verlangte die Daten des Buchungsprogramms, insbesondere sämtliche Sachkonten in elektronischer Form, um sie maschinell auswerten zu können. Das Finanzgericht urteilte: Das Finanzamt kann vom Steuerzahler einen Datenträger mit auswertbaren Daten nur insoweit verlangen, wie dessen Aufzeichnungspflicht reicht. Wer seinen Gewinn durch Einnahme-Überschuss-Rechnung ermittelt, braucht aber nur seine Einnahmen chronologisch aufzuzeichnen. Eine Verpflichtung zur Aufzeichnung der Ausgaben bestehe nicht – demnach auch keine Verpflichtung zur elektronischen Aktivierung der Ausgabe-Aufzeichnungen.

 

Rechtsprechung: BFH zur Zulässigkeit einer Klage bei Verwendung eines "monetär" beschränkten Signaturzertifikats

Die Beschränkung einer qualifizierten elektronischen Signatur auf einen bestimmten Höchstbetrag steht der Wirksamkeit einer per E-Mail übermittelten Klageschrift nicht entgegen. Die monetäre Beschränkung bezieht sich nur auf unmittelbare finanzielle Transaktionen, wie beispielsweise Überweisungen oder andere Geldgeschäfte. Da eine Klageerhebung kein Geldgeschäft in diesem Sinne darstellt, wirkt sich die Beschränkung der Signatur hier nicht aus. Der Sachverhalt: Der Prozessbevollmächtigte des Klägers hatte dem FG im Februar 2005 per E-Mail eine Klage gegen zwei Verlustfeststellungsbescheide des Finanzamts übermittelt. Die E-Mail war mit einer qualifizierten Signatur des Prozessbevollmächtigten versehen, die unter Verwendung einer Signaturkarte der Firma Datev erstellt worden war. Für das Zertifikat der Signatur war eine „monetäre Beschränkung von 100 Euro“ eingetragen. Hierbei handelt es sich um eine finanzielle Obergrenze beim Einsatz des Zertifikats. Das FG wies die Klage als unzulässig ab, weil die Klageschrift nicht dem Schriftformerfordernis genüge. Die verwendete Signatur habe wegen ihrer monetären Beschränkung die eigenhändige Unterzeichnung der Klage nicht ersetzen können. Auf die Revision des Klägers hob der BFH die Vorentscheidung auf und wies die Sache an das FG zurück.

 

Schwarze/Graue Liste: Problematische Versender (elektronischer) Rechnungen – Neueinträge

Bei der 1&1 Internet AG und der GMX GmbH – beides Unternehmen der United Internet AG – gab es um den Jahreswechsel herum Probleme mit dem Rechnungsversand. Die per Email übermittelten Rechnungen waren – anders als sonst – diesmal nicht elektronisch signiert. Die betroffenen Kunden wurden von der Panne nicht informiert und haben nun das Nachsehen, da sie eine korrekte Rechnung nur auf explizite Anforderung erhalten. Dies kann in der Praxis jedoch ein aufwändiges Unterfangen sein. Wenn Sie als Besucher des Forums schlechte Erfahrungen mit einem Aussteller (elektronischer) Rechnungen gemacht haben, teilen Sie uns das bitte mit. Wir holen von den Betroffenen Unternehmen dann eine Stellungnahme ein und publizieren diese zusammen mit Ihrer Fallschilderung.

 

Literatur: Rücknahme von Literaturempfehlung wegen Plagiat

Die Literaturempfehlung vom November 2006 „Handbuch IT-gestützte Prüfung und Revision - Datenanalyse mit IDEA und ACL“ von Erwin Rödler aus dem Verlag Wiley-VCH müssen wir zurücknehmen. Roger Odenthal, der dieses Forum mit fundierten Fachbeiträgen regelmäßig bereichert, schrieb uns: „Bei dem Buch von Herrn Rödler handelt es sich um ein übles Plagiat, ohne jeden Quellennachweis und überwiegend unverändert wörtlich zusammengeschrieben aus einigen älteren Artikeln und Büchern von mir. Der Verlag hat bereits eine strafbewehrte Unterlassungserklärung unterzeichnet, die Gesamtauflage wird eingestampft, das Plagiatbekenntnis in der Börsenzeitung des Buchhandels veröffentlicht und im Handel sowie Büchereien befindliche Exemplare zurückgerufen.“

 

Veranstaltungen: Termine bis Februar

* Revisionssichere E-Mail Archivierung (Baumgärtel Seminare): 01.02. München
* Fit für die digitale Betriebsprüfung? (Baumgärtel Seminare): 19.01. München
* Digitale Betriebsprüfung in SAP (Management Circle): 29.-30.01 München, 26.-27.02. Düsseldorf


 

Neuer Aussteller: Beta Systems Software AG

Als einer der Marktführer für Infrastructure Software bietet die Beta Systems Software AG umfassende und intelligente Lösungen für integriertes Systems Management wie den „Beta 93 - Document Transformer“, ein ideales Tool für die automatisierte Wiederverwendung vorhandener Daten. Der „Beta 93 - Document Transformer“ ist eine neue Komponente der Document Management-Suite zur komfortablen Analyse von Drucklisten, zur automatisierten Extraktion relevanter Daten aus diesen Drucklisten, zur Ausblendung personenbezogener Felder und zur Erstellung von strukturierten Ausgabeformaten wie XML. Nutzungsmöglichkeiten für vorhandene Daten ohne dabei in die erstellenden Applikationen einzugreifen sind u.a. die Bereitstellung ausgewählter extrahierter Daten für Revision und Auditieren im Rahmen der steuerlichen Betriebsprüfung (GDPdU) und die Gewährleistung rechtlicher Vorgaben bei der digitalen Dokumentennutzung, z.B. Schutz personenbezogener Daten.

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Audicon: Neue Veranstaltungsreihe „GDPdU Breakfasts“

Nach dem großen Erfolg der Audit Breakfasts für Wirtschaftsprüfer und Steuerberater ruft Audicon jetzt die neue Veranstaltungsreihe "GDPdU Live – Lösungsszenario, auswertbares Archiv" ins Leben. Die ersten Termine sind im Februar in Bielefeld, Stuttgart und Düsseldorf. Wenn es um das Thema GDPdU geht, stellen sich die Finanzgerichte meistens auf die Seite der Finanzämter. Das zeigen die ersten Urteile zur EDV-Außenprüfung. Dennoch belegen verschiedene Umfrageergebnisse der vergangenen Wochen und Monate, dass es bei rund 60 bis 80 Prozent aller Unternehmen erhebliche Defizite bei der Erfüllung der Anforderungen nach den GDPdU gibt bzw. dass nach wie vor viele Fragen bei der konkreten Umsetzung in der Praxis in den Unternehmen unbeantwortet sind. Bei „GDPdU Live“ können sich Unternehmen über die GDPdU-Anforderungen der Finanzverwaltung informieren.

 

SER: Domäne Einrichtungsmärkte bringt Schwung in die Rechnungsbearbeitung

Auf automatisierte Verarbeitung der Eingangsrechnungen setzt die Domäne Einrichtungsmärkte GmbH & Co. Die automatische Rechnungslesung und -prüfung mit dem InvoiceMaster von SER sorgt für neuen Schwung in der Kreditorenbuchhaltung. Datenextraktion und automatischer Abgleich von Rechnungs- und Bestelldaten verkürzt die Rechnungsprüfung und ermöglicht bei Übereinstimmung die automatische Verbuchung der Belege. Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden per EDI-Datensatz an das Warenwirtschaftssystem übergeben.

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GISA: Rückstellungsbildung für GDPdU-Aufwendungen

Die GISA GmbH berät, wie Unternehmen den Jahresabschluss 2006 im Hinblick auf die Umsetzung der GDPdU (digitale Betriebsprüfung) optimieren können. Die Arbeiten zum Geschäftsjahresabschluss 2006 sind bei den meisten in vollem Gange. Unternehmen, die sich bereits seit 2005 oder 2006 mit den Maßgaben der digitalen Betriebsprüfung befassen, kennen weitestgehend die zu erwartenden Kosten für die Umsetzung der GDPdU. Die Aufwendungen fallen häufig jedoch nicht im ablaufenden Geschäftsjahr 2006 an, sondern werden zumeist in 2007 oder später auf Ihr Unternehmen zukommen. Für rückstellungsfähige Aufwendungen hat die GISA GmbH wertvolle Informationen zusammengestellt. So ist beispielsweise der Personalaufwand für Mitarbeiter, die mit der GDPdU-projektbezogenen Datenarchivierung beauftragt sind, grundsätzlich rückstellungsfähig.

 

Magic Software: Kostenlose GDPdU-Workshops

Magic Software Enterprises, Anbieter des GDPdU-Werkzeug iBOLT GDPdU, bietet in München, Düsseldorf, Berlin, Stuttgart, Frankfurt und Hamburg kostenlose Workshops zu den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) an. Nach einer Einführung in die GDPdU lernen die Teilnehmer, welche Forderungen die Grundsätze stellen, welche Daten steuerrelevant sein können, in welchen unterschiedlichen DV-Systemen (FiBu, Warenwirtschaft, Archivierungssoftware, E-Mail-System) diese zu finden sind und wie der Zugriff auf die Systeme erfolgt. Abschließend erläutern die GDPdU-Experten, wie die steuerrelevanten Daten GDPdU-konform aufbereitet und abgespeichert werden, damit Finanzbeamte diese in die Prüfsoftware IDEA einlesen können.

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NITAG: NITAG bereitet die Versatel Nord-Deutschland auf die elektronische Steuerprüfung vor

Mit der Versatel gewinnt die NITAG bereits den dritten Großkunden aus der Telekommunikationsbranche, bei dem die Anforderungen der GDPdU umgesetzt werden sollen. Die Versatel-Gruppe ist in elf Bundesländern mit eigener Infrastruktur präsent. Über 170 Städte profitieren von den innovativen Sprach- und Datendiensten des Anbieters. Im Rahmen des genannten GDPdU-Projektes kommen neben den ganzheitlichen Consulting-Leistungen die Compliance Management Produkte DocSetMinder® und GDPdU-Warehouse der Vater ProCon GmbH zum Einsatz.

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Mentana-Claimsoft: Grenzüberschreitende elektronische Abrechnung - sicher kein antiquarisches Problem - oder doch?

Mentana-Claimsoft realisiert mit dem SigG-konformen Signaturserver M-Doc-AutoSigner die Lösung für den elektronischen Rechnungsversand beim Online-Antiquariat ZVAB.com. Bei ZVAB.com sind über 4.000 Antiquariate mit mehr als 20 Millionen Titeln im deutschsprachigen Raum und den USA gelistet. ZVAB.com verfügt nunmehr über eine rechtskonforme Signaturlösung für den Bereich der EU (EG 1999/93,6.MWSt.RL, umgesetzt für Deutschland in § 14 Abs. 3 UStG) sowie in den USA (Federal Electronic Signatures in Global and National Commerce Act” (E-SIGN)). Die elektronischen Rechnungen im PDF-Format können über www.signaturportal.de automatisch beim E-Maileingang am Server geprüft (verifiziert) werden. Der Empfänger benötigt neben seinem Standard-E-Mailsystem keine zusätzliche Software und muss keine zusätzlichen manuellen Schritte mehr veranlassen. Somit entstehen auch für die Empfänger der elektronischen Rechnungen spürbare Erleichterungen.

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