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Newsletter Ausgabe 08-2006 vom 10.08.2006

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Verfahrensdokumentation in Theorie und Praxis
  • Verfahrensdokumentation: Modell für die Verfahrensdokumentation nach GoBS II (Siegfried Mack)
  • Elektronische Rechnungen: Es gibt gültige elektronische Rechnungen ohne qualifizierte Signatur! (Walter Steigauf)
  • Lösungen: White paper zur Email-Archivierung
  • Umfrage: Viele KMUs verstoßen gegen die Kriterien des Finanzamtes
  • Grundlagen: Fit für die Steuerprüfung?
  • Schwarze/Graue Liste: Problematische Versender (elektronischer) Rechnungen – Neueinträge
  • Veranstaltungen: Termine im August und September
  • Stritters Forums-Spitzen: Wo, bitte, geht’s hier zur GoBS-/GDPdU-Dokumentation?

MESSE

  • GISA: GISA führt erfolgreich GDPdU-Check und SAP-Datenarchivierung bei der ALTANA Pharma AG durch
  • mentana-claimsoft: Mit Signaturlangzeitarchivierungssytem "Hash-Safe" auf der DMS
  • NITAG: IKK Nord und IKK Direkt entscheiden sich für die Compliance Management Software DocSetMinder®
  • rent a brain: Auch E-Mail-Management aus der "Dose" erfordert eine individuelle Anpassung
  • Audicon: So geht’s: Die Umsetzung berufsständischer Grundsätze mit Datenanalysesoftware
  • SER: Mehr als nur eMail-Archivierung - DOXiS eMail Manager 5.0 mit neuen Funktionen
  • hsp: Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte achten bei GDPdU auf Datenschutz



Editorial: Verfahrensdokumentation in Theorie und Praxis

Die Verfahrensdokumentation ist – noch vor der Frage nach den steuerlich relevanten Daten – das am schwierigsten greifbare Thema in diesem Forum. Dass jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation haben muss, ist unbestritten. Dass viele Unternehmen keine (ausreichende) haben, führt uns Hans-Jürgen Stritter in seinen Forums-Spitzen vor Augen. Jedes Unternehmen, das sich um eine Verfahrensdokumentation bemüht, steht schnell vor der Frage: Was GENAU soll und muss der Inhalt der Dokumentation sein? Dieser Frage widmet sich auch Siegfried Mack. Er geht das Thema wissenschaftlich-theoretisch an. Auf der Grundlage klarer Definitionen entwickelt er ein „Modell der Verfahrensdokumentation nach GoBS“, das wir hier im Forum in mehreren Folgen veröffentlichen. Was kann dieses Modell leisten? Es gibt uns ein tiefergehendes Verständnis davon, was eine Verfahrensdokumentation ist. Und es lassen sich Anforderungen aus ihm ableiten an (Software-)Werkzeuge zur Verfahrensdokumentation. Als Checkliste oder konkrete Anleitung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation eignet es sich weniger - das finden Sie an anderer Stelle im Forum. Diese praktischen Hinweise zur Verfahrensdokumentation sind uns nicht genug. Unser Anspruch ist, auch einen theoretischen Diskurs mit diesem komplexen, für jeden IT-Anwender jedoch unumgänglichen Thema zu pflegen. Was ist Ihre Meinung zu Siegfried Macks Modell? Wir freuen uns auf eine kritische Diskussion mit Ihnen.

Ihr Gerhard Schmidt


Verfahrensdokumentation: Modell für die Verfahrensdokumentation nach GoBS II (Siegfried Mack)

In Teil I seines Modells für die Verfahrensdokumentation nach GoBS leitete Siegfried Mack den Begriff der D-Objekte, der Objekte des Dokumentationsmodells her. In Teil II untersucht er, wie D-Objekte im Unternehmen identifiziert werden. Das geschieht in Anlehnung an das IT-Grundschutzhandbuch des BSI, das sich in den letzten Jahren als Standard etabliert hat. Weiter geht es mit der Dokumentation der Organisation, deren Aufgaben, den Mitarbeitern und deren Funktion im Zusammenhang mit IT-Anwendungen.

Elektronische Rechnungen: Es gibt gültige elektronische Rechnungen ohne qualifizierte Signatur! (Walter Steigauf)

Walter Steigauf setzt sich mit den Argumenten von Raoul Kirmes in dessen Forums-Beitrag „Gibt es doch gültige elektronische Rechnungen ohne qualifizierte Signatur?“ aus der Juni-Ausgabe auseinander. Er meint: Mit seiner Fragestellung ist der Autor in eine Falle getappt, die der Gesetzgeber wohl unbewusst gestellt hat. Und kommt zu dem Schluss: Die Diskussion um die elektronische Signatur für elektronisch übermittelte Rechnungen an private Adressaten ist müßig. Fakturiert ein Unternehmen ausschließlich an Private, kann es sich den Aufwand für das Signieren sparen. Leistet es auch an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen und rechnet elektronisch ab, wird der Mehraufwand für die privaten Empfänger kaum ins Gewicht fallen.

Lösungen: White paper zur Email-Archivierung

Die SofTrust Consulting GmbH, Herausgeberin der Marktübersicht "E-Mail-Archivierungslösungen", beschäftigt sich in einem 5-seitigen white paper mit grundsätzlichen Fragen der Email-Archivierung: Weshalb Emails archivieren? Weshalb spezielle Archivierungslösungen? Anforderungen an ein Email-Archiv. Anbieterklassifikation. Das optimale Archivierungssystem.

Umfrage: Viele KMUs verstoßen gegen die Kriterien des Finanzamtes

Nicht zu Unrecht klingeln bei den meisten Unternehmen die Alarmglocken, wenn der Steuerprüfer ins Haus kommt. Eine aktuelle Online-Umfrage unter mehr als 1.800 kleinen und mittleren Unternehmen auf dem Online-Testportal www.schnellcheck.de von Sage Software zeigt ein deutliches Ergebnis: Die wenigsten kleinen und mittleren Unternehmen halten sich wirklich an die Kriterien des Finanzamtes und bringen sich damit selbst in Gefahr.

Grundlagen: Fit für die Steuerprüfung?

Die Sage Software GmbH & Co. KG gibt ein white paper unter dem Titel "Fit für die Steuerprüfung?" heraus. Das 25-seitige spiralgebundene Papier eignet sich gut als Einstieg in das Thema. In der Anlage befinden sich die Texte der GoBS, der GDPdU, sowie Informationen zum Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung.

Schwarze/Graue Liste: Problematische Versender (elektronischer) Rechnungen – Neueinträge

Die Premiere Fernsehen GmbH & Co. KG wurde nach der Arcor AG & Co.KG neu in die Liste aufgenommen. In der Liste sind Unternehmen aufgeführt, die (elektronische) Rechnungen versenden, welche bei ihren Kunden, den Rechnungsempfängern Probleme und Risiken verursachen können. Die Unternehmen wurden dem "Forum Elektronische Steuerprüfung" von dessen Besuchern gemeldet, weil sie negative Erfahrungen mit dem (elektronische) Rechnungen ausstellenden Unternehmen gemacht haben. Das Forum bemüht sich um eine Klärung bei den gemeldeten Unternehmen und dokumentiert deren Reaktion. Wenn Sie als Besucher des Forums schlechte Erfahrungen mit einem Aussteller elektronischer Rechnungen gemacht haben, teilen Sie uns das bitte mit.

Veranstaltungen: Termine im August und September

*IDEA/AIS TaxAudit/AIS TaxMart-Schnupperseminar (Audicon): 14.08 Münche, 28.08 Berlin
*Online-Seminar Elektronische Rechnung (AuthentiDate):  13.08, 06.09, 13.09, 27.09
*Die Umsetzung berufsständischer Grundsätze mit Datenanalysesoftware (Audicon): 31.08-01.09 Berlin
*Technische Umsetzung der GDPdU in SAP-Systemen (SAP): 07.09-08.09 Berlin
*DMS-Expo (Kölnmesse): 19.09-21.09 Köln


Stritters Forums-Spitzen: Wo, bitte, geht’s hier zur GoBS-/GDPdU-Dokumentation?

Wir sind sicher einer Meinung: (Verfahrens-) Dokumentation ist ein ätzendes, weil völlig 'ausgelutschtes’ Thema …, oder?!? Meinen Sie, denken Sie, behaupten und wissen Sie …! Ah ja. Warum können wir dann aber aus GoBS- und GDPdU- und wesentlichem firmeninternen Verständnis just an dieser IT-Baustelle immer wieder eine quicklebendige ’Jahrhundertbaustelle’ bei Systemprüfungen feststellen? Wenn Sie wissen wollen, was Stritter's Forums-Spitzen dieses Mal zu bekritteln haben, dann klicken Sie schnell hier. Und vielleicht werden Sie auch an der einen oder anderen spitzzüngigen Bemerkung im nicht immer ganz nachvollziehbaren Verfahrens-Dokumentationsgebaren so mancher konzern- und geschäftsführender Oberhäuptlinge (= Vorstände) die Situation just in Ihrem Unternehmen wieder erkennen?

GISA: GISA führt erfolgreich GDPdU-Check und SAP-Datenarchivierung bei der ALTANA Pharma AG durch

Mit der Einführung der PBS archive add ons und dem komfortablen Datenextraktionsprozess aus SAP® R/3 wurde bei ALTANA Pharma eine durchgängige und konsistente Lösung zur Erfüllung der GDPdU realisiert. Die Lösung zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität bei der Datenextrakt-Zusammenstellung aus und gewährleistet eine schnelle Reaktionsfähigkeit im Archivierungsfall. Die SAP-Datenarchivierung sorgt zudem durch die Datenbank-Entlastungen für eine verbesserte System-Performance. Damit erreicht das unternehmensinterne Kontrollsystem und der steuerliche GDPdU-Prozess bei ALTANA Pharma ein hohes Maß an Flexibilität, Transparenz und Rechtssicherheit.

mentana-claimsoft: Mit Signaturlangzeitarchivierungssytem "Hash-Safe" auf der DMS

Die mentana-mlaimsoft AG stellt auf der DMS vom 19.- 21.09 in Köln das neue Signaturlangzeitarchivierungssytem "Hash-Safe" vor. Das Sytem erhält den Beweiswert elektronischer Signaturen auch nach Ablauf der Algorithmensicherheit. Das Thema ist derzeit hochbrisant, da 2007 erstmals Signaturalgorithmen auslaufen werden. Alle signierten Dokumente, die über das Jahr 2007 aufzubewahren sind, müssen vor Ablauf des Jahres erneut durch Signatur geschützt werden. Hash-Safe reduziert den hierfür erforderlichen Aufwand an Zeitstemeln und Signaturen signifikant bei voller Erfülllung der Anfroderungen aus § 17 SigV. Besuchen Sie uns: DMS in Köln vom 19.- 21.09, Stand E 71, Halle 8.

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NITAG: IKK Nord und IKK Direkt entscheiden sich für die Compliance Management Software DocSetMinder®

Die IKK Nord und die IKK Direkt haben sich für die Compliance Management Software DocSetMinder® entschieden. Die IKK Nord und die IKK Direkt sind Körperschaften des öffentlichen Rechts und vertreten die Interessen von rund 160.000/165.000 Mitgliedern und Versicherten. Die Datenhaltung der Versicherten erfolgt im Rechenzentrum (ITSC) in Hannover. Zum Einsatz kommen u.a. die Module "IT-Infrastrukturdokumentation", "Bundesdatenschutzgesetz" und "Verfahrensdokumentation". Bestimmte kundenspezifische Wünsche an Dokumentationsvorlagen und -Struktur sind individuell gemeinsam mit den Verantwortlichen aus den Bereichen IT und Datenschutz in Rahmen eines Projektes implementiert und angepasst worden.

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rent a brain: Auch E-Mail-Management aus der "Dose" erfordert eine individuelle Anpassung

"Oh Gott, ja E-Mail-Archivierung!" ist ein Zitat, das vor kurzem die Computerwoche veröffentlichte. Angst und Unsicherheit macht sich breit. Was ist E-Mail-Archivierung? Was erwartet mich dabei? Es ist die Funktion eines EDV-Systems, E-Mails Ihres Unternehmens zu empfangen und sicher abzulegen! So einfach kann das Ganze sein. Zwischen diesen Aussagen müssen nicht unbedingt Welten liegen. Eine sichere Lösung wie iMARC, die individuelle Anforderungen des Unternehmens unterstützt, reicht aus.

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Audicon: So geht’s: Die Umsetzung berufsständischer Grundsätze mit Datenanalysesoftware

"Learning by doing" ist bekanntlich der beste Weg, Neues zu erlernen. Während unseres Seminars "Die Umsetzung berufsständischer Grundsätze mit Datenanalysesoftware" lernen Sie komplexe fachliche Fragestellungen effizient und effektiv in Datenanalysesoftware umzusetzen und dadurch eine Jahresabschlussprüfung unter Beachtung der einschlägigen Prüfungsstandards wirtschaftlich abzuwickeln. Binnen zwei Tagen zeigt Ihnen Holger Gehrke - unser Spezialist aus dem Bereich Wirtschaftsprüfung - anhand von fünf Fallbeispielen den Einsatz der Prüfungsstandards EPS 261, PS 330 und EPS 210 n.F. Nächster Termin des Seminars: 31.08. und 01.09.2006 in Berlin.

SER: Mehr als nur eMail-Archivierung - DOXiS eMail Manager 5.0 mit neuen Funktionen

Weit über die reine eMail-Archivierung hinaus geht das DOXiS eMail Center für das eMail-Management. Mit dem DOXiS eMail Center ist, neben der revisionssicheren und kostengünstigen Verwaltung von eMails, auch die Einbindung von eMails in die Geschäftprozesse möglich. Das Modul eMail Manager 5.0 – nun auch für Lotus Notes 7.X verfügbar - beinhaltet jetzt auch Funktionen für Information Lifecycle Management, Compliance und unterstützt das Virtuelle Medienkonzept der DOXiS iECM-Suite.

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hsp: Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte achten bei GDPdU auf Datenschutz

Die Prüfung der steuerrelevanten Daten durch die Finanzbehörde bezieht sich auf die Haupt- und Nebenbuchhaltung. Zur Hauptbuchhaltung gehören die Bereiche Finanz-, Lohn- und Anlagenbuchhaltung. Nebenbuchhaltungen können zum Beispiel eine Warenwirtschaft, ein Branchen-Informationssystem oder eine Zeiterfassung sein. Fast in jedem dieser Produktivsysteme sind schützenswerte Daten nach BDSG/STGB enthalten. Dazu Herr Andre Dietrich, Datenschutzbeauftragter der Firma Panasonic AVC Networks (Germany) GmbH: "Uns wurde klar, was von der Finanzbehörde gefordert wird. Die in den Unternehmen anfallenden steuerrelevanten Daten müssen für den Zeitraum von 10 Jahren in maschinell auswertbarer Form für die steuerliche Außenprüfung aufbewahrt werden. Wir haben uns für die Software Opti.List der Firma hsp entschieden. Diese erfüllt alle Richtlinien der GDPdU und hat zusätzlich noch das Datenschutzsiegel des Landes Schleswig-Holstein erhalten."

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