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Newsletter Ausgabe 05-2006 vom 12.05.2006

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Elektronische Rechnungen kontrovers
  • Elektronische Rechnungen: Rechtsfolgen der Erstellung und Verwendung nicht formgerechter elektronischer Rechnungen (Raul Kirmes)
  • Elektronische Rechnungen: Bürokratisches Ärgernis mit volkswirtschaftlichen Schäden (Frank Rösner)
  • Verfahrensdokumentation: Modell für die Verfahrensdokumentation nach GoBS (Siegfried Mack)
  • Problemerörterung: Email-Archivierung – Option oder Pflicht? (Walter Steigauf)
  • Literatur/Tool: IKS-Management Entgeltabrechnung
  • Literatur: Steuerliches Risikomanagement
  • Veranstaltungen: 5. GDPdU-Jahreskonferenz (Rückblick)
  • Veranstaltungen: Termine im Mai und Juni
  • Stritters Forums-Spitzen: SW-Versionsführung – eine neue Art des 'Lifestyle' oder was ….?

MESSE

  • rent a brain: Eine E-Mail ist sicherer als ein Dokument aus Papier
  • mentana-claimsoft: Signaturserver „AutoSigner“ erhält Innovationspreis 2006
  • Audicon: Audit Breakfast im Mai in Köln, Hamburg, Mannheim und München
  • GISA: InfoForum "Optimierte Rechnungsprozesse - digital und rechtssicher für Absender und Empfänger"
  • SER: SER schließt Partnerschaft mit OPENLiMiT
  • hsp: GDPdU-Konformität von Daten aus SAP mit Opti.List
  • NITAG: Compliance Management mit DocSetMinder



Editorial: Elektronische Rechnungen kontrovers

Das Thema „elektronische Rechnungen“ in diesem Forum in seinen unterschiedlichen Facetten auszuleuchten, erweist sich als richtig und notwendig. Noch läuft es in der Praxis nicht rund mit den elektronischen Rechnungen. Während Raul Kirmes die steuer-, zivil- und strafrechtliche Logik der geltenden Regelungen als schlüssig und plausibel analysiert und Empfängern elektronischer Rechnungen empfiehlt, konsequent zu klagen, wenn sie keine formal korrekte Rechnung bekommen, sieht Frank Rösner darin ein bürokratisches Ärgernis mit volkswirtschaftlichen Schäden. Dass es mit elektronischen Rechnungen auch pragmatisch gehen kann, zeigen die Regelungen zu Online-Fahrausweisen. Dazu heißt es im BMF-Schreiben vom 29.01.2004 (IV B 7 -S 7280 - 19/04): „Bei Fahrausweisen (§ 34 UStDV) ist es für Zwecke des Vorsteuerabzuges nicht zu beanstanden, wenn der Fahrausweis im Online-Verfahren abgerufen wird und durch das Verfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt. Zusätzlich hat der Rechnungsempfänger einen Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen Dokuments aufzubewahren, das die nach § 34 UStDV erforderlichen Angaben enthält.“ Warum lässt sich diese Regelung nicht ausweiten auf elektronische Rechnungen von beispielsweise Telefon- und Internetanbieter oder alle elektronischen Rechnungen bis 1.000 Euro? Das wäre ein beträchtlicher Beitrag zum Bürokratieabbau und damit zur Förderung des Wirtschaftswachstums. Ein Thema, mit dem sich jeder Politiker ideal profilieren könnte: seinen unternehmerisch tätigen Wählern Wohltaten spendieren, die den Staat nichts kosten! Fast nichts. Ein kurzes BMF-Schreiben würde genügen.

Ihr Gerhard Schmidt


Elektronische Rechnungen: Rechtsfolgen der Erstellung und Verwendung nicht formgerechter elektronischer Rechnungen (Raul Kirmes)

Auf die Frage an einen Unternehmer, was dieser denn mit seinen eingehenden elektronischen Rechnungen macht, erhält Raul Kirmes nach wie vor in gut 80% der Fälle ungefähr folgende Antwort: „Die wird ausgedruckt; Merkt ja keiner; und wenn der Betriebsprüfer es doch beanstandet dann rufe ich den Lieferanten an und er sendet mir diese Rechnung im Original per Post.“ In seinem Beitrag geht er im Einzelnen der Frage nach, welche Rechtsfolgen genau ausgelöst werden, wenn sich entweder der Versender oder der Empfänger von elektronischen Rechnungen nicht an die Regelungen zur elektronischen Form in § 14 Abs.3 UStG hält. Diese sind für Versender und Empfänger durchaus verschieden. Allerdings zeigt sich auch überdeutlich, dass ein Verstoß gegen die Formvorschriften bei elektronischen Rechnungen alles Andere als eine Bagatelle ist, die neben gehörigen strafrechtlichen Sanktionen eben auch unangenehme steuerliche und zivilrechtliche Folgen nach sich ziehen kann.

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Elektronische Rechnungen: Bürokratisches Ärgernis mit volkswirtschaftlichen Schäden (Frank Rösner)

Sowohl in eigener Sache, als auch als Steuerberater im Auftrag seiner Mandanten, habe er schon viele Stunden damit verbracht, ordnungsgemäße Rechnungen nachzufordern und den Lieferanten die rechtliche Situation zu erläutern - nicht immer mit dem Resultat der Einsicht, konstatiert Frank Rösner. Die Situation hat sich im digitalen Zeitalter noch verschärft. Denn viele Unternehmen stellen aus Kostengründen auf digitale Rechnungen um - ohne jedoch die für den Vorsteuerabzug erforderliche digitale Signatur beizufügen. Rösner kommt zu dem Schluss: Der resultierende volkswirtschaftliche Schaden aus diesem bürokratischen Ärgernis geht letztendlich immer zu Lasten des Wirtschaftswachstums und verhindert die Entstehung neuer Arbeitsplätze. Deshalb ist die Politik gefordert, sich dieses Problems jetzt anzunehmen.

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Verfahrensdokumentation: Modell für die Verfahrensdokumentation nach GoBS (Siegfried Mack)

Siegfried Mack führt seine theoretische Auseinandersetzung mit dem Thema Verfahrensdokumentation fort: Vor der Entwicklung eines Dokumentationsmodells mit den Hilfsmitteln der Objektorientierung soll der im vorhergehenden Beitrag „Anmerkungen zur Definition der Verfahrensdokumentation" gewonnene Ereignis-Begriff durch eine Untersuchung der Realdefinition (Explikation) von „Verfahrensdokumentation“ eingeengt werden. Ziel ist die Gewinnung von Objekten, die sich für die Dokumentation eignen.

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Problemerörterung: Email-Archivierung – Option oder Pflicht? (Walter Steigauf)

Die Kommunikation per Email ist ein Synonym für den Übergang von der konventionellen in die digitale Geschäftswelt und eine der wichtigsten Errungenschaften der letzten Jahre. Gleichzeitig belasten Emails die Unternehmens-IT, sind Medium für zwielichtige Elemente und insgesamt eine Herausforderung für die Unternehmensführung. Auf den ersten Blick unterscheidet sich die digitale Geschäftswelt nur wenig von der konventionellen. Dass jetzt der größte Teil der schriftlichen Kommunikation per Email abgewickelt wird, scheint nicht so gravierend. Tatsächlich gehen die Veränderungen aber tief. Der grundlegende Unterschied ist der, dass Emails nur mehr selten dort abgelegt werden, wo sie formal hingehören, nämlich in eine ordentliche und sichere Struktur. Meist werden sie nur im virtuellen Briefkasten (genannt Mailsystem) mehr oder weniger gut sortiert aufbewahrt. Der Begriff der „geordneten Ablage“ wird neu definiert. Müssen Emails überhaupt archiviert werden? Müssen sie elektronisch archiviert werden? Gibt es eine digitale Archivierungspflicht für Emails? fragt (und beantwortet) Walter Steigauf.

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Literatur/Tool: IKS-Management Entgeltabrechnung

Die betriebliche Entgeltabrechnung ist einer der risiko- und haftungsträchtigsten Aufgabenbereiche eines Unternehmens, die aus den Providerpflichten des Arbeitgebers gegenüber dem Staat resultieren. Zum Risikomanagement gehört zwingend ein funktionierendes IKS (Internes Kontrollsystem), das die Risikopotentiale im Abrechnungsprozess aufzeigt und einer ständigen Überwachung unterwirft. Das IKS-Management-Tool ist das Ergebnis eines Arbeitskreises der ARGEN Entgeltabrechnung, die eine Handlungsanleitung mit Musterbetrieb und -abrechnungsprozess erarbeitet und als Excel-Lösung entwickelt hat, um die IKS-Einrichtung und -Durchführung dem betrieblichen Personal- und Abrechnungsmanagement zu erleichtern und zu optimieren. Dieses IKS-Tool dient der IKS-Einrichtung, zum Update und der Optimierung bestehender IKS-Lösungen, um diese den gesetzlichen Sollvorgaben anzupassen bzw. nachzujustieren. Das IKS-Management-Tool ist die Praktikerlösung für die Abrechnungspraxis.

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Literatur: Steuerliches Risikomanagement

Steuerliches Risikomanagement sorgt dafür, dass Unzulänglichkeiten bei der Umsetzung des Datenzugriffs der Finanzverwaltung nicht zu unkalkulierbaren Risiken werden. Das von Ernst & Young im Stollfuß Verlag herausgegebene Buch zeigt detailliert, welche inhaltlichen und technischen Anforderungen man beachten muss, damit im Rahmen der nächsten Betriebsprüfung auf steuerlich relevante Daten der zurückliegenden Prüfungsjahre zugegriffen werden kann und somit keine Überraschungen erlebt werden.

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Veranstaltungen: 5. GDPdU-Jahreskonferenz (Rückblick)

Zum nunmehr fünften Mal luden Audicon und Ernst & Young im Mai 2006 zur jährlichen Standortbestimmung zum Thema „GDPdU“ ein. Die Aufgeregtheit der ersten Jahre hat sich längst gelegt und das Thema hat in eine Bahn langfristiger Kontinuität gefunden. So haben sich die Anforderungen an die Unternehmen, die bislang mit dem sperrigen Akronym GDPdU verknüpft waren, begrifflich gewandelt zu „steuerliches Risikomanagement“. Unter dieser Perspektive ist Ausgangspunkt und Motivation für ein Projekt im Kontext der elektronischen Steuerprüfung nicht mehr das Interesse des Fiskus an den Daten des Unternehmens, sondern das Interesse des Unternehmens an möglichst geringen Risiken. Dieses Interesse gibt es nicht nur im steuerlichen Bereich, sondern etwa auch im Zusammenhang mit Basel II, Sarbanes Oxley, Controlling und interner Revision. Am 23. Mai in München kann die Veranstaltung ein letztes Mal besucht werden.

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Veranstaltungen: Termine im Mai und Juni

* 5. GDPdU- Jahreskonferenz (Audicon / Ernst & Young): 23.05. München
* Audit-Breakfast (Audicon): 24.05. München
* Optimierte Rechnungsprozesse - digital und rechtssicher für Absender und Empfänger (GISA / Esker): 24.05. Berlin, 01.06. Frankfurt, 20.06. Düsseldorf


Stritters Forums-Spitzen: SW-Versionsführung – eine neue Art des 'Lifestyle' oder was ... ?

Auftragserteilung durch einen Wirtschaftsprüfer, mit dem schon längere Zeit vereinbart worden war, beim Mandanten "4711" eine IT-Systemprüfung – unter Berücksichtigung der GoBS-Dokumentationsanforderungen und zur ordnungsmäßigen Versionsführung – durchzuführen. Das Problem dabei: verschiedene Standorte, mehrere Systeme und ... unzählige Versionen. Wenn Sie wissen wollen, was Stritter's Forums-Spitzen dieses Mal zu betrachten haben, dann klicken Sie schnell und Sie werden sich vielleicht an der einen oder anderen spitzzüngigen Bemerkungen 'im eigenen Laden' wieder erkennen. Oder etwa doch nicht?

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rent a brain: Eine E-Mail ist sicherer als ein Dokument aus Papier

In zwei Tagen die eigene Einstellung zur E-Mail-Kommunikation überdenken, radikal ändern und umsetzen: Das können auch Sie! Als ich mich das erste Mal getraut hatte die Aussage „E-Mail ist sicherer als ein Papierdokument" zu treffen, so Ovidiu Bretan, habe ich mich auf dünnes Eis gewagt. Heute, nach einem Jahr, hat sich die Lage grundsätzlich geändert: Ich bin nicht vorsichtiger geworden, sondern das Eis ist jetzt dick. So kann die Realität aussehen: Sie senden einen Vertrag via E-Mail. Ihr Empfänger erklärt Ihnen via E-Mail sein Einverständnis zu exakt diesem Vertrag. Alle Zeitpunkte, Lokalzeit und Weltzeit, werden protokolliert. Das war’s. Keine Fragen, keine Unsicherheiten, und keine technischen Manipulationen können unkontrolliert diesen Ablauf beeinflussen.

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mentana-claimsoft: Signaturserver „AutoSigner“ erhält Innovationspreis 2006

Der Signaturserver „AutoSigner“ der mentana-claimsoft AG erhielt in der Kategorie „eCommerce“ den Innovationspreis 2006. Der Preis wird von der „Initiative Mittelstand“ jedes Jahr auf der CeBIT an das in den Augen einer unabhängigen Jury innovativste Produkt mit hohem Nutzwert für den Mittelstand vergeben. Der bei der Bundesnetzagentur für qualifizierte Signaturen gelistete "AutoSigner" ist verfügbar sowohl für Windows- als auch für Linux- Systeme. Kunden wie TUI, Lufthansa und Siemens aber auch innovative Mittelständler wie die AERTICKET AG aus Berlin nutzen den zuverlässigen Leistungsriesen der bis zu 1.800 Signaturen pro Stunde und Signaturkartensteckplatz als integrierte PDF- Signatur oder PKCS#7 / S-MIME Signatur verarbeiten kann.

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Audicon: Audit Breakfast im Mai in Köln, Hamburg, Mannheim und München

Wir zeigen Ihnen, welche Prüfungsstrategien durch den Einsatz von Datenanalysesoftware verfolgt werden können und wie die tatsächliche Umsetzung in der Praxis durch den Einsatz von Datenanalysesoftware aussieht. Beispiele ergeben sich u.a. aus dem EPS 261 i.V.m. PS 210 n.F. Der entscheidende Vorteil ergibt sich durch die Kombination des richtigen Werkzeugs mit dem Business Content - nämlich der Ableitung konkreter Arbeitsschritte für die Datenanalysesoftware aus der prüferischen Fragestellung.

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GISA: InfoForum "Optimierte Rechnungsprozesse - digital und rechtssicher für Absender und Empfänger"

Wächst die Anzahl Ihrer täglichen Rechnungen, steigt Ihr Rechnungsvolumen stetig? Werden auch bei Ihnen Anforderungen an automatisierte Prozesse immer wichtiger? Möchten Sie signifikante Kostenersparnis beim Rechnungsversand realisieren? So geht Ihre Rechnung auf: Die GISA GmbH lädt Sie im Mai und Juni herzlich zum InfoForum "Optimierte Rechnungsprozesse - digital und rechtssicher für Absender und Empfänger" nach Berlin, Frankfurt und Düsseldorf ein. Gemeinsam mit unserem Partner ESKER GmbH zeigen wir Ihnen, wie Sie elektronische Rechnungen qualifiziert und rechtssicher versenden, empfangen und archivieren können. Informieren Sie sich anhand von Praxisbeispielen wie Sie nicht nur bis zu 70 % Ihrer Portokosten sparen, sondern auch Ihre Prozesskosten minimieren und das Datenhandling spürbar vereinfachen.

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SER: SER schließt Partnerschaft mit OPENLiMiT

Rechtssichere elektronische Langzeitarchivierung über mehrere Jahrzehnte – die Umsetzung dieses Anspruchs realisiert SER als ECM-Anbieter durch die Integration technologieführender Signaturlösungen. Neu im SER-Portfolio sind die Signaturlösungen von OPENLiMiT. Mit dem Schweizer Spezialisten für Signatur- und Verschlüsselungstechnologien hat SER eine Vereinbarung über Integration und Vertrieb von deren Signaturlösung geschlossen.

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hsp: GDPdU-Konformität von Daten aus SAP mit Opti.List

Die immer wiederkehrende Frage, ob die aus SAP-Anwendungen extrahierten steuerrelevanten Daten den Anforderungen der GDPdU entsprechen, kann mit dem Einsatz der multifunktionalen GDPdU-Lösung Opti.List eindeutig bejaht werden. Opti.List führt die steuerrelevanten Daten aus allen Modulen des SAP-Systems sowie aus allen weiteren Neben- und Vorsystemen zusammen, archiviert diese gesetzeskonform und übergibt sie im GDPdU-Beschreibungsstandard an IDEA.

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NITAG: Compliance Management mit DocSetMinder

In den vergangenen Jahren wurden weltweit in diversen Ländern und Wirtschaftsgemeinschaften allgemeingültige, branchen- und interessengruppenspezifische Gesetze und Regelungen verabschiedet. Im Rahmen von nationalen-, internationalen- und EU-Bestimmungen sind u.a. GDPdU, GoBS, BDSG, KonTraG, Sarbanes-Oxley Act, Basel II, Verrechnungspreisdokumentation, IFRS, Intrastat, usw. beschlossen worden. Durch den extrem hohen Grad der Globalisierung können auch nationale Gesetze internationale Auswirkung haben. Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (Compliance) durch die Gestaltung und Umsetzung einer effektiven Corporate Governance stellt eine wesentliche Herausforderung für die Führungskräfte in Unternehmen dar. Sie müssen sicherstellen, dass die Organisation, die Geschäftsprozesse, und die IT-Infrastruktur den komplexen gesetzlichen Auflagen entsprechen. DocSetMinder ist das universelle Werkzeug dazu.

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Newsletter vom 12.05.2006 des "Forum Elektronische Steuerprüfung"

19.09.2020

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