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Newsletter Ausgabe 07-2005 vom 05.07.2005

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Quod licet Finanzverwaltung non licet Unternehmen?!
  • Kontroverse: Onlinebanking - Daten im Sinne der GdPdU und Belege im Sinne des HGB sind zweierlei (Raoul Kirmes)
  • Lösungen: Marktübersicht E-Mail-Archivierungslösungen
  • Literatur: Code of Practice: Dokumenten-Management
  • Management: Information Security Management
  • Aus dem BMF: Schreiben zur Eindämmung der Normenflut
  • Veranstaltungen: Termine im Juli und August

MESSE

  • daa: Kosten-Nutzen-Betrachtung einer GDPdU-Umsetzung
  • UnITeK: DocuMatic GoBS Store für GDPdU
  • SER: SER Deutschland wieder auf dem Behördenparkett
  • Audicon: Sommerspecial im Audit-Bereich - Sommer nutzen für Mitarbeiter-Ausbildung
  • rent a brain: Innovationspreis 2005 für E-Mail Archivierungslösung iMARC
  • HSP: Die GDPdU-Lösung Opti.List integriert Info-Zoom zur Datenanalyse

Editorial: Quod licet Finanzverwaltung non licet Unternehmen?!

Der Prüfer ist entsetzt: schlampige Planung, fehlende Steuerung und Erfolgskontrolle, zu wenige oder inkompetente Mitarbeiter, unflexible Insellösungen sowie unausgereifte oder überfrachtete Konzepte. Die Rede ist hier nicht vom Außenprüfer bei der Beurteilung der vor Ort vorgefundenen GDPdU-Lösung, die Rede ist vom Prüfer des Bundesrechnungshofes bei der Untersuchung der Fiscus GmbH. Die Fiscus GmbH - Gesellschafter sind der Bund und 15 Bundesländer - hat die Aufgabe, eine bundesweit einheitliche Länder-Finanzverwaltungssoftware zu entwickeln. Nun soll die Fiscus GmbH nach Medienberichten wegen anhaltenden Misserfolgs aufgelöst werden. Nach Schätzungen verschwendete der Staat hier über die Jahre insgesamt zwischen 250 und 900 Millionen Euro. Was sich der Staat mit der Fiscus GmbH leistet, dürfen sich die Unternehmen mit ihren GDPdU-Projekten nicht leisten. Jedes GDPdU-Projekt muss Erfolg haben, sonst drohen Sanktionen. Hoffen wir, dass die Finanzamtsprüfer mangelhafte GDPdU-Lösungen vor Ort im Lichte der Erfahrung des völligen IT-Projektscheiterns im eigenen Hause entsprechend moderat und ausgewogen betrachten. Schade eigentlich, dass die Finanzverwaltung ihre Prüfsoftware eingekauft hat und nicht von der Fiscus GmbH hat entwickeln lassen. Dann hätten wir wohl noch jahrelang entspannt der ersten elektronischen Außenprüfung entgegensehen können.

Ihr Gerhard Schmidt


Kontroverse: Onlinebanking - Daten im Sinne der GdPdU und Belege im Sinne des HGB sind zweierlei (Raoul Kirmes)

Der hier geführte Diskurs, so Raoul Kirmes, offenbart mit zunehmendem Fortgang, dass sich einige der vorliegenden Differenzen allein darauf zurückführen lassen, dass die Begriffe "Daten" und "Belege" so ungenau verwendet werden, dass es bei der Frage der Abgrenzung, welche Daten "auswertbar" dem Zugriff des Finanzamtes zur Verfügung zu stellen sind und der Frage, wie elektronische Belege aufzubewahren sind bzw. was überhaupt ein elektronischer Beleg ist, einiges durcheinander geht. Und um die Diskussion zusätzlich mit etwas Praxis aufzuladen und um die eine oder andere ketzerische Bemerkung zu beantworten, fügt Kirmes seinem Beitrag einen Online-Bankbeleg bei, der den gesetzlichen Anforderungen entsprich, da dieser mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde, die kostenlos verifiziert werden kann. Auch finden sich auf dem Beleg diverse Kommentare, die an den Beleg angefügt wurden, um darzustellen, dass auch Buchungsvermerke, Kontierungen oder auch inhaltliche Anmerkungen (z.B. im Rahmen einer Rechnungsprüfung) mit einem solchen elektronischen Dokument problemlos verbunden werden können.


Lösungen: Marktübersicht E-Mail-Archivierungslösungen

Es dauert mehrere Wochen um alle relevanten Produkte für die E-Mail-Archivierung zu recherchieren und zu beurteilen. Unternehmen die diesen Aufwand vermeiden wollen, können die zwischen Januar und April 2005 durchgeführte Marktuntersuchung der SofTrust Consulting GmbH nutzen. Auf über 750 Seiten sind 44 E-Mail-Archivierungsprodukte profiliert, die im deutschsprachigen Raum angeboten werden. Unternehmen können anhand der vorgegebenen Struktur ihr eigenes Profil erstellen und dieses einfach gegen die detaillierten Produktprofile vergleichen. So kommt man schneller zu einer Short-List und übersieht keinen wichtigen Anbieter.

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Literatur: Code of Practice: Dokumenten-Management

Mit seinem im Juni 2005 erstmals herausgegebenen "Code of Practice" legt der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. ein umfassendes Grundlagenwerk zum Themenkomplex Dokumenten-Management/Enterprise-Content-Management vor. Namhafte Experten der deutschen DMS-Szene haben daran mitgewirkt, auf über 600 Seiten einen aktuellen Überblick über alle relevanten Themen zur Verfügung zu stellen. Unter dem Titel "Dokumenten-Management - vom Archiv zum Enterprise-Content-Management" findet jeder etwas zu dem umfassenden Thema - ob Basiswissen für Einsteiger oder die Erörterung von Detailaspekten.


Management: Information Security Management

Verlässliche betriebliche IT-Infrastrukturen sind mittlerweile die Grundlage und der Schlüssel für den unternehmerischen Erfolg. Je stärker Unternehmen von ihrer EDV jedoch existenziell abhängig sind, um so mehr wird der Schutz vor Datenverlust, Datenkorruption und unerlaubten Datenzugriffen sowie die Gewährleistung der ständigen Verfügbarkeit der IT zur vorrangigen Managementaufgabe. Das Praxiswerk "Information Security Management" aus dem TÜV-Verlag richtet sich an Information-Security-Beauftragte, -Berater, Datenschutzbeauftragte, IT-Dienstleister und alle weiteren Verantwortlichen für die betriebliche IT-Sicherheit. Es bietet ihnen eine umfassende Hilfestellung bei der Organisation nachhaltiger IT-Sicherheitskonzepte im Unternehmen.

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Aus dem BMF: Schreiben zur Eindämmung der Normenflut

Um den Bestand an steuerlichen Verwaltungsvorschriften zu verringern, werden, so ein BMF-Schreiben vom 7. Juni 2005, die vor dem 1. Januar 1980 ergangenen BMF-Schreiben aufgehoben, soweit sie nicht in der Anlage zu dem Schreiben aufgeführt sind (Positivliste mit 134 Positionen). Im Kontext der elektronischen Steuerprüfung relevante, nicht aufgehobenen BMF-Schreiben aus der Anlage sind: Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs 3 AO vom 25.10.1977; Zusammenstellung der in der steuerlichen Betriebsprüfung zu verwendenden Begriffe - Anlage 2 zu § 15 BpO (St) - vom 11.11.1974; Merkblatt über die Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen bei Prüfungen durch die Steuerfahndung nach AO 1977 § 208 Abs. 1 Nr. 3 vom 14.02.1979.


Veranstaltungen: Termine im Juli und August

*GDPdU - Neue Anforderungen im Steuerrecht mit SAP realisieren (itelligence): 06.07.05 Bielefeld
*IDEA /AIS TaxAudit / AIS TaxMart-Schnupperseminare (Audicon): 25.07.05 Berlin, 19.08.05 Stuttgart
*Abschaltung von Altsystemen vor dem Hintergrund der GDPdU (SER): 16.08.05 Berlin


    daa: Kosten-Nutzen-Betrachtung einer GDPdU-Umsetzung

    Gegenstand der Betrachtung soll ein Unternehmen mit ca. 60 Mitarbeitern sein. Steuerlich relevante Informationen in digitaler Form befinden sich in der DATEV-Lohnabrechnung, in Outlook, in diversen Excel-Tabellen zur Kalkulation oder für das Controlling und im ERP-System NAVISION, das zur Angebotsabgabe, Auftragsbestätigung, Lieferschein- und Rechnungserstellung und für die Finanzbuchführung genutzt wird. In dem geschilderten Fall ergeben die Vorschriften der GDPdU anhand einer vereinfachten Kosten-Nutzen-Betrachtung einen Vorteil des Unternehmens.


    UnITeK: DocuMatic GoBS Store für GDPdU

    Mit DocuMatic GoBS Store für GDPdU bietet die UnITeK GmbH als eines der ersten Unternehmen ab sofort eine umfassende Lösung für die Archivierung nach GoBS und nach GDPdU an. Die Lösung basiert auf dem DocuMatic Archiv von UnITeK mit DocuWare als Archiv Engine und wurde in Zusammenarbeit mit Audicon und Disc um die Komponenten erweitert, die zum einen die Auswertbarkeit der Daten nach Z1 bis Z3 gewährleisten und zum anderen die revisionssichere Aufbewahrung der Daten sicherstellen. Es versteht sich von selbst, dass sich DocuMatic GoBS Store für GDPdU gleichermaßen für Daten- und Dokumenten-Archivierung eignet. Originär digitale Daten/Dokumente wie E-Mails und EDI-Nachrichten finden darin ihren Platz im richtigen Kontext.

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    SER: SER Deutschland wieder auf dem Behördenparkett

    Mit Beginn des neuen Geschäftsjahres 2005/06 steigt die SER Deutschland wieder in den Behördenmarkt ein. Nachdem der ECM-Spezialist aus Neustadt/Wied seine Lösungen in den vergangenen drei Jahren ausschließlich über Partner an die öffentliche Verwaltung vertrieben hat, wird er im Herbst auch wieder selbst aktiv. Mit rund 16.000 Usern beim Finanzministerium Baden-Württemberg und vielen weiteren Installationen, z.B. bei der Stadt Köln, verfügt die SER Deutschland bereits seit vielen Jahren über ansehnliche Referenzen in der öffentlichen Verwaltung.

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    Audicon: Sommerspecial im Audit-Bereich - Sommer nutzen für Mitarbeiter-Ausbildung

    Der Sommer steht vor der Tür und damit das Ende der Busy Season in den Wirtschaftsprüfungskanzleien. Die Zeit bis zur nächsten Prüfungssaison kann sehr gut genutzt werden, um das Wissen der Mitarbeiter in der Anwendung von AuditAgent, AuditChecklist und AuditReport oder auch IDEA aufzufrischen, neue Kollegen auszubilden oder Spezialthemen wie z. B. Konsolidierung zu vertiefen. Die Audicon bietet deshalb auch dieses Jahr wieder allen Kunden aus der Wirtschaftsprüfung Inhouse Seminare mit hervorragend ausgebildeten Trainern zu einem besonders attraktiven Preis an.


    rent a brain: Innovationspreis 2005 für E-Mail Archivierungslösung iMARC

    Die rent a brain GmbH mit Hauptsitz in Schwäbisch Gmünd erhielt für ihre revisionssichere E-Mail Archivierungslösung iMARC den eco Award für ASP & Online Services 2005 in Silber in der Kategorie "Innovation". Der Preis wurde verliehen vom eco Verband der deutschen Internetwirtschaft e.V.


    Die Verleihung des eco Awards für ASP & Online Services hat zum Ziel, beachtenswerte, erfolgreiche und innovative Unternehmen zu würdigen, die im Themenfeld Online Services Besonderes geleistet haben. In der Kategorie "Innovation" spielten neben der Kreativität als weiteres Kriterium die verwendeten Technologien eine zentrale Rolle. Die Jury würdigte iMARC mit den Worten: "Die vorgestellte Lösung beeindruckte durch die hervorragende und innovative Umsetzung der Archivierungsproblematik im Umfeld revisionssicherer (GDPdU) E-Mail-Systeme."

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    HSP: Die GDPdU-Lösung Opti.List integriert Info-Zoom zur Datenanalyse

    Die hsp GmbH wird die Recherche- und Auswertungsmöglichkeiten ihrer GDPdU-Lösung Opti.List um das leistungsstarke Datenanalyse-Tool InfoZoom erweitern. InfoZoom eröffnet mit seinen umfangreichen Recherche- und Selektionsmöglichkeiten über alle Unternehmensbereiche neue Perspektiven für die Unternehmensplanung, -kontrolle und -steuerung. Revolutionär ist die übersichtliche Art der Darstellung: Per Mausklick "zoomt" sich der Anwender in die Datenbereiche, die für seine Arbeit relevant sind. Mit dieser Erweiterung entwickelt sich Opti.List von der reinen GDPdU-Lösung hin zu einer multifunktionalen Software, deren Stärke die flexible, anwendungsübergreifende und systemunabhängige Einsetzbarkeit ist.

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