Drei Viertel der Beschäftigten in deutschen Kleinunternehmen (73 Prozent) kennen die gesetzlichen Vorgaben der rechtssicheren E-Mail-Archivierung nicht. Das zeigt eine aktuelle YouGov-Befragung der Webhosting-Anbieter STRATO und IONOS von über 500 Beschäftigten in deutschen Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden.
Alte E-Mails werden lieber gelöscht als archiviert
Mit E-Mails, die älter als ein Jahr sind, gehen Beschäftigte in Kleinunternehmen eher pragmatisch um: 39 Prozent der Befragten lassen solche E-Mails einfach im Postfach. 37 Prozent löschen diese sogar. Weitere 17 Prozent nutzen für die Archivierung dieser E-Mails ein externes Speichermedium.
Jeder fünfte Unternehmer fürchtet die Steuerprüfung
Die falsche Speicherung geschäftlicher Korrespondenz kann unerwünschte Konsequenzen haben: 21 Prozent der Beschäftigten sagen, dass die eigene Art und Weise der E-Mail-Archivierung wahrscheinlich keine Steuerprüfung bestünde. Etwas weniger als die Hälfte der Befragten (47 Prozent) denkt auf der anderen Seite, dass die eigene Archivierung einer solchen Prüfung standhielte. Jeder Dritte (32 Prozent) machte hierzu keine Angaben.
Unkenntnis bei Rechtsthemen überwiegt
Selbst für die Beschäftigten in Kleinunternehmen, die mit dem Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung vertraut sind, sind die hiermit verbunden Rechtsthemen eine große Unbekannte: Die Mehrheit dieser Befragten (54 Prozent) kennt die gesetzlichen Vorgaben zum Thema nicht.
Großes Interesse für Software-Lösungen zur E-Mail-Archivierung
Aktuell nutzen erst weniger als ein Fünftel der Befragten (19 Prozent), die mit dem Thema rechtssichere Archivierung von E-Mails zumindest wenig vertraut sind, eine spezielle Software-Lösung für die eigene E-Mail-Archivierung. Gleichzeitig stoßen solche Programme auf ein sehr großes Interesse: 60 Prozent der Befragten, die aktuell keine solche Software verwenden, können sich die Nutzung konkret vorstellen.
Rechtliche Vorschriften
Für die rechtskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails gelten diverse Vorgaben, die sich aus Vorschriften wie den GoBD ergeben. Die Archivierung muss demnach unter anderem vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein.
(Presseinformation von Strato vom 21.04.2021)
