Viele Unternehmen scannen ihre in Papierform eingehenden Eingangsrechnungen, archivieren sie elektronisch und vernichten dann die Papieroriginale. Obwohl mitunter Bedenken geäußert werden, ist dieses Verfahren in Deutschland aus handels- und steuerrechtlicher Sicht zulässig, wenn dabei die allgemeinen Regeln zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege beachtet werden.

Nur in sehr speziellen Ausnahmefällen, z. B. wenn der Unternehmer keine Inlandsumsätze tätigt und dennoch in Deutschland Vorsteuer abziehen will, gilt das so genannte Vorsteuer-Vergütungsverfahren. Dabei müssen dann zwingend die Rechnungsoriginale vorgelegt werden. (§ 62 Abs. 2 UstDV).

Ansonsten ist die elektronische Form der Aufbewahrung von Rechnungen und den anderen Buchführungsunterlagen im Gesetz ausdrücklich gestattet (§§ 239 Abs. 4, 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO); lediglich Bilanzen und Abschlüsse müssen im Original aufbewahrt werden. Auch aus umsatzsteuerlichen Gesichtspunkten ergibt sich nichts anderes. Das Bundesfinanzministerium stellt dazu in einem Schreiben ausdrücklich fest:

„Die Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger (z. B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z. B. Magnetband, Diskette, CD-Rom) aufbewahrt werden (vgl. § 147 Abs. 2 AO). Das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMFSchreiben vom 1. Februar 1984 (BStB1 I S. 155) und den diesem Schreiben beigefügten „Mikrofilm-Grundsätzen“ sowie den „Grundsätzen DV-gestützter Buchführungssysteme - GoBS-“ (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. November 1995 - BStBl S. 738), entsprechen. Unter dieser Voraussetzung können Originale der Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden (vgl. Abschnitt 255 Abs. 2 UStR).“ (BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004 - IV B 7 - S 7280 - 19/04 – Randziffer 72).

Bei der elektronischen Archivierung sind allerdings einige wesentliche Punkte unbedingt zu beachten:

• Die Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit (in der Regel 10 Jahre) jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Sie sind vor Verlust und Verfälschung zu schützen. Die Originale dürfen z. B. erst vernichtet werden, nachdem eine Datensicherung der neu archivierten Dokumente erfolgt ist.
  
  
  
• Das gesamte Archivierungsverfahren muss ordnungsmäßig sein, also den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Dies bezieht sich sowohl auf die eingesetzte Technik („revisionssicheres Archivsystem“) wie auch auf die Organisation der Archivierung beim Anwender. Zur Ordnungsmäßigkeit gehört insbesondere auch eine Verfahrensdokumentation, welche die Technik und die Abläufe nachvollziehbar beschreibt. Die Vorschriften der GoBS und der GDPdU sind zu beachten.
  
  
  
• Eine Abnahme der Archivierungslösung durch einen Wirtschaftsprüfer oder durch eine andere Prüfungsorganisation ist gesetzlich nicht erforderlich, wird aber oft freiwillig zur Erhöhung des Vertrauens in das Verfahren vorgenommen.
  
  
  

Das Finanzministerium vertritt derzeit die Auffassung, dass auch eingescannte Belege dem vollen Datenzugriff gemäß GDPdU unterliegen („Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“, Stand 15. Januar 2007, Abschnitt I Frage 8). Damit muss der Steuerpflichtige dann auch für die gescannten Belege den Datenzugriff in allen Varianten Z1, Z2 und Z3 ermöglichen, zumindest so lange es keine anderslautenden Gerichtsurteile gibt.

Abschließend muss noch einmal betont werden, dass sich die obigen Aussagen ausschließlich auf gescannte Papierbelege beziehen und nicht auf „originär digitale“ Dokumente im Sinne der GoBS und der GDPdU, bei denen noch weitere Aspekte zu beachten sind. Außerdem geht es hier nur um die handels- und steuerrechtliche Beurteilung nach deutschem Recht.

Eine ganz andere Frage ist der zivilprozessrechtliche Beweiswert einer gescannten Rechnung in Abgrenzung zum Beweiswert des Papieroriginals. Unter diesem Aspekt ist eine gescannte Rechnung genau wie ein Mikro- film oder eine Fotokopie ein „Beweismittel des Augenscheins“ und unterliegt der „freien Beweiswürdigung“ des Richters; sie ist also keine „Urkunde“. Allerdings ist auch ein Rechnungsoriginal, das nicht von Hand unterschrieben ist (wie dies ja heute meistens der Fall ist), keine Urkunde im Sinne des Gesetzes. Es ist daher jeweils im Einzelfall zu prüfen, ob und ggf. in welchem Ausmaß die Vernichtung der Originale die Beweislage in einem eventuellen Zivilprozess wirklich verschlechtert.

In der Praxis sind zivilgerichtliche Auseinandersetzungen um die Echtheit von Rechnungen höchst selten. Man wird daher sinnvollerweise eine Abwägung zwischen dem wirtschaftlichen Risiko eines geminderten Beweiswerts und den Einsparungen vornehmen, die durch Vernichtung der Originale erreicht werden. Oft wird es dann in der Praxis zu der Entscheidung kommen, die meisten Originale zu vernichten und allenfalls ausgewählte Rechnungen mit hohen Rechnungsbeträgen zusätzlich als Original in Papierform aufzubewahren.