In welch merkwürdigem Verhältnis die konventionelle und elektronische Geschäftswelt zueinander stehen können und wie weit staatliche Aufbewahrungsanforderungen divergieren können, habe ich kürzlich bei einem Notarbesuch erlebt. Vertraut mit den hohen Anforderungen an die Aufbewahrung im Zusammenhang mit der elektronischen Steuerprüfung fraget ich den Notar, was denn die Aufbewahrungsanforderungen für die von ihm ausgestellten Urkundenoriginale seien. „Ein abschließbarer Stahlschrank, putzfrauensicher.“ so seine Antwort. Als ich den Schrank dann sah, musste ich unwillkürlich an die GoBS denken, in denen es heißt: „Das Risiko der Vernichtung der Datenträger ist dadurch zu reduzieren, dass für die Aufbewahrungsstandorte die Bedingungen geschaffen werden, durch die eine Vernichtung/Beeinträchtigung der gesicherten Informationen durch Feuer, Temperatur/Feuchtigkeit, Magnetfelder etc. weitestgehend ausgeschlossen ist.“ Der Stahlschrank erfüllte diese Bedingungen offensichtlich nicht. Was aber bei einem Feuer- oder Wasserschaden in den Kanzleiräumen des Notars? „Dann sind die Urkunden halt weg.“ Wie würde wohl ein Außenprüfer auf diese lapidare Antwort seitens eines Unternehmens reagieren?

Ihr Gerhard Schmidt