Compliance bei E-Mails und digitalen Dokumenten

Backup und Archivierung sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Welche Bestimmungen dabei in Bezug auf geschäftliche Mails zu beachten sind, ist Gegenstand dieses Artikels. Diese Bestimmungen rechts- und revisionssicher umzusetzen und praktikabel in den Arbeitsalltag einzubinden, gehört zu den Herausforderungen des Unternehmens. Die Wahl des Archivsystems und die Komplexität der betrieblichen Umsetzungsorganisation müssen dem Wert der Information gerecht werden. Aus Unternehmersicht essentiell ist dabei jedoch nicht allein die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben in Bezug auf die Aufbewahrung handels- und steuerrechtlich relevanter Daten. Dies ist nur ein Aspekt des Wertes von Information. Ebenso wichtig ist die vollständige Dokumentation von Geschäftsvorgängen unter den Gesichtspunkten der Beweisrelevanz und des unternehmensinternen Informationsmanagements. Leistungsfähige und revisionssichere Archivsysteme zeigen ihre besondere Effizienz daher vor allem dann, wenn sie nicht allein kaufmännisch sondern zur Speicherung und Dokumentation sämtlicher elektronischen Informationen eines Unternehmens eingesetzt werden.

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