Rechnungsversand künftig auch als E-Mail zulässig

Von Stefan Groß

23.07.2012

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 sind die umsatzsteuerlichen Regelungen für elektronische Rechnungen bereits zum 01.07.2011 deutlich vereinfacht worden. Mit seinem aktuellen Anwendungsschreiben ist nun auch das Bundesministerium der Finanzen diesem unternehmensfreundlichen Credo gefolgt und hat seinerseits klargestellt, unter welchen Voraussetzungen elektronische Rechnungen künftig aus umsatzsteuerlicher Sicht anerkannt werden. Danach berechtigen nun auch Rechnungen, die als einfache E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug.

Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder des EDIVerfahrens sind nicht weiter zwingend vorgeschrieben. Was die Finanzverwaltung allerdings fordert ist, dass künftig sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen die Echtheit der Herkunft (Authentizität), die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Und genau dies lässt sich durch ein sogenanntes "Innerbetriebliches Kontrollverfahren" bewerkstelligen, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung herstellt. Konkret versteht die Finanzverwaltung darunter Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt, womit nichts anderes gemeint sein kann, als die herkömmliche Rechnungseingangsprüfung. Dabei ist es keinesfalls erforderlich, dass ein derartiges Verfahren ein im Vergleich zu den bislang bekannten Verfahren Signatur oder EDI vergleichbares technisches Niveau erreicht, schon gar nicht sind bestimmte technische Verfahren vorgegeben. Ganz im Gegenteil, gerade für kleinere Unternehmen bis hin zum Ein-Mann-Betrieb sind manuelle Schritte durchaus möglich, die in der einfachsten Form, etwa einen Abgleich zwischen Rechnung und Bestellung bzw. Lieferschein gewährleisten.

Für die Belange des Umsatzsteuergesetzes macht es nach der Novellierung damit künftig keinen Unterschied, wie und in welcher Form eine Rechnung in das Unternehmen gelangt. Es kommt einzig auf die Inhalte der Rechnung, auf deren umfassende kritische Prüfung und die daraus resultierende Akzeptanz durch den Leistungsempfänger an. Mehr noch: Ist der Nachweis erbracht, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug gemäß § 15 UStG vorliegen, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens im konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann unabhängig von der darin festgelegten Vorgehensweise insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzuges führen. Die Vielzahl der Unternehmen kann damit der neuen Rechtslage mehr als gelassen gegenüberstehen. Gelassen insbesondere auch deshalb, weil sehr viele Unternehmen bereits heute im Rahmen ihrer Rechnungseingangsprüfung über Kontrollverfahren verfügen, die sich mit der sachlichen und inhaltlichen Richtigkeit von Papierrechnungen auseinandersetzen. So führt auch die Finanzverwaltung aus, dass sich in der Praxis die Durchführung des Kontrollverfahrens und die Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs in Teilen überschneiden, u. E. dürfte dies sogar weitestgehend deckungsgleich sein.

Es bleibt die erfreuliche Erkenntnis, dass die Finanzverwaltung mit ihrer Interpretation der neuen Rechtslage viel Mut zur Klarheit und zur Entbürokratisierung zeigt. Der nächste logische Schritt wäre eine Rechnungstaxonomie, die über einen standardisierten Austausch strukturierter Daten, den Rechnungseingangsprozess einer weiteren Automatisierung zugänglich macht. Spätestens damit würde der raschen Verbreitung der elektronischen Rechnung nichts mehr im Wege stehen.