Die Checkliste des Digitalverbands Bitkom erklärt in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen die geltenden Vorschriften einhalten. Der erste Teil geht der Frage nach, welche gesetzlichen Anforderungen genau erfüllt sein müssen. Dann wird an Beispielen erläutert, wie diese Bestimmungen in der Unternehmenspraxis umzusetzen sind. Dabei werden auch Besonderheiten und Eigenschaften von Dokumentenmanagement-Systemen berücksichtigt.
Mit Schreiben vom 14. November 2014, den »Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)«, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD treten an die Stelle der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Damit kommt das BMF letztlich auch den Forderungen der Wirtschaft nach einer dringend erforderlichen Modernisierung der genannten Vorgaben nach und bringt ergänzend in der Zwischenzeit stattgefundene Entwicklungen mit ein.
Der Bitkom Arbeitskreis ECM–Compliance hat sich intensiv mit den GoBD und den daraus resultierenden Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme beschäftigt. Das Resultat hiervon ist der hier vorliegende umfassende Leitfaden. Auf Basis der wesentlichen Anforderungen der GoBD gibt diese Checkliste Empfehlungen, die eine Umsetzung in der Unternehmenspraxis unterstützen sollen.
