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Newsletter Ausgabe 10-2013 vom
23. Oktober 2013

Inhalt:

MAGAZIN


MESSE

Editorial: Ersetzendes Scannen im Brennpunkt

 

Mit bis zu rund 6 Milliarden Euro pro Jahr wird die deutsche Wirtschaft durch die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen belastet, hat das Statistische Bundesamt errechnet. Teure Papierarchive durch kostengünstigere elektronische zu ersetzen, liegt da nahe. Nicht nur bei Rechnungen, sondern auch bei anderen Dokumenten, die im Geschäftsalltag anfallen. Dokumente ersetzend zu scannen, also nach dem Scannen das Papieroriginal zu vernichten, scheint am wirtschaftlichsten zu sein. Wären da nicht rechtliche Rahmendbedingungen zu beachten. Wie das praktisch funktionieren kann, will die Datev zusammen mit der Universität Kassel in einer Studie untersuchen.

Aufgeschreckt durch Vorberichte über diese Studie in den Medien mit Schlagzeilen wie „Finanzamt zweifelt eingescannte Rechnungen an“ hat der IT-Branchenverband Bitkom in einer Stellungnahme klargestellt, dass gerade bei gescannten Rechnungen steuerrechtlich seit Jahren alles geklärt ist, und es bezüglich des Beweiswerts solcher Dokumente im Finanzverwaltungsverfahren keine Unsicherheit gibt.

Außer dem steuerrechtlichen Aspekt gibt es bei ersetzend gescannten Dokumenten jedoch noch weitere. Handels- und zivilrechtliche beispielsweise. Oder die Frage, wie original ein Papieroriginal wirklich ist, kommen doch heute alle Papierdokumente im Geschäftsprozess potenziell aus der Cloud: irgendwer hat sie irgendwo mit irgendwelcher Druckerhardware auf irgendwelches Papier gedruckt. Was nutzt ein blitzsauber aufgesetzter Prozess zum ersetzenden Scannen, wenn die darin einfließenden Papierdokumente kompromittiert sind?

Es bleiben spannende Fragen. Ich hoffe, die Studie wird Antworten finden, die auch für kleinere Unternehmen praktikabel sind. Wenn die Ergebnisse der Studie vorliegen, werden wir darüber berichten.

Ihr Gerhard Schmidt

(IT-)Management: Studie zu ersetzendem Scannen per simulierten Gerichtsverfahren (Datev)

Wenn Prozesse digitalisiert werden, führt dies in der Regel zu einem Effizienzgewinn. Aus diesem Grund scannen viele Unternehmen ihre Papierbelege ein, um sie elektronisch weiterverarbeiten zu können. Nicht so leicht zu lösen ist allerdings die Frage, wann die Originale auf Papier vernichtet werden dürfen. Die einschlägigen Gesetze und Richtlinien lassen dies zwar unter bestimmten Umständen zu – fördern damit aber rechtliche Unsicherheit. Für Unternehmen geht es dabei um beträchtliche Kosten: Auf 3,2 Milliarden Euro pro Jahr schätzt das Statistische Bundesamt allein die Aufwendungen für das Aufbewahren von Rechnungen – die damit aktuell teuerste „Bürokratievorschrift“. Um zu dokumentieren, wie verschiedene digitale Scan- und Speicherverfahren in einem gerichtlichen Verfahren bewertet würden, führt die Universität Kassel gemeinsam mit der DATEV eG eine Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen durch.

(IT-)Management: Beweiskraft gescannter steuerlicher Belege ist zweifelsfrei (Bitkom)

Im Zusammenhang mit der von der DATEV zusammen mit der Universität Kassel geplanten Studie zum ersetzenden Scannen erschienen in verschiedenen Online-Medien Meldungen, die geeignet sind, eine starke Verunsicherung bezüglich der Beweiskraft gescannter Belege zu erzeugen. Der Kompetenzbereich ECM des BITKOM stellt demgegenüber fest, dass im Bereich der steuerrelevanten Unterlagen das Ersetzen der Papieroriginale durch gescannte elektronische Dokumente mit wenigen im Gesetz ausdrücklich genannten Ausnahmen vom Gesetzgeber gestattet, von der Finanzverwaltung anerkannt und in der Praxis weit verbreitet ist. Die dabei einzuhaltenden Regeln sind klar definiert. Unsicherheiten bezüglich des Beweiswerts solcher Dokumente gibt es im Finanzverwaltungsverfahren nicht und hat es auch in der Vergangenheit nicht gegeben. Der Kompetenzbereich ECM des BITKOM stellt in einem Papier die aktuelle Rechtslage sowie die gelebte Praxis dar.

Rechtsprechung: Buchhaltung trotz veralteter Software ordnungsgemäß

Das Finanzgericht Münster hat entschieden, dass das Finanzamt eine Buchführung nicht aus dem Grund als formal ordnungswidrig ansehen darf, weil sie mit dem Programm Sage-KHK Classic Line erstellt wurde. Mit der DOS-Version dieser Software können Daten nur auf Disketten ausgegeben werden und nicht auf einem für den Betriebsprüfer verwendbaren Datenträger.

Aus dem BMF: Ergebnisse der Steuerfahndung im Jahr 2012

Im Berichtszeitraum erledigte die Steuerfahndung bundesweit insgesamt 31 655 Fälle. Dabei sind Mehrsteuern in Höhe von 3,1 Mrd. € bestandskräftig festgesetzt und Freiheitsstrafen in erheblichem Umfang verhängt worden.

Regelungsvorhaben: GoBD - Aufforderung zum zivilen Ungehorsam (Wolf-Dietrich Richter)

Alle, die sich jetzt nicht gegen die sich gerade abzeichnende Vorgehensweise bei den GoBD wehren, könnten bald feststellen, dass sie eine (letzte?) Chance vergeben haben, an der Erstellung sinnvoller Anforderungen an eine IT-System-gestützte Rechnungslegung mitzuwirken. Die GDPdU lassen grüßen. Wenn Sie so wollen, fassen Sie meine Betrachtungen als Aufforderung zum zivilen Ungehorsam auf - da liegen Sie sicher nicht falsch - aber: Wirken Sie mit an der Erstellung sinnvoller Grundregeln zur Rechnungslegung beim Einsatz von IT-Systemen! Wir können nur alle davon profitieren.

Diskussion: Aktuelles aus der XING-Gruppe "Elektronische Steuerprüfung"

Pressespiegel / Linktipps: Aktuelle Berichterstattung anderer Medien

* Die Archivierung elektronischer Daten ist streng geregelt (Die Welt, 08.10.2013)

* Drastischer Rückgang der Steuerfahndereinsätze (WirtschaftsWoche, 30.09.2013)

* Personalmangel: Steuerfahnder rücken nur noch selten aus (Spiegel Online, 29.09.2013)

* Lohnsteuer-Nachschau: Überraschende Besuche von Beamten (CFOworld, 27.09.2013)

Veranstaltungen: Termine der nächsten Monate

* Workshop zur Konsolidierung des Jahresabschlusses (Datev): 29.-30.10. Frankfurt/Kelsterbach, 19.-20.11. Hannover, 09.-10.12. Köln

* Digitale Datenanalyse - Fach- und Praxiswissen kompakt (Datev):  05.-07.11. Frankfurt, 04.-06.12. Köln

* Moderne Betriebsprüfung - Stochastik als Prüfmethode  (Datev): 14.-15.11. Köln

* Effiziente Datenprüfung Ihrer Mandanten (Datev):  18.11. Dresden, 19.11. Bayreuth, 21.11. Dortmund, 25.11. München, 28.11. Düsseldorf, 29.11. Hannover

* So ziehen Sie Stichproben (Datev): 22.11. Dortmund,

* Blockschulung IDEA/AIS TaxAudit Professional  (Audicon):  26.-29.11. Stuttgart, 10.-13.12. Düsseldorf

* Praxistag Elektronische Rechnung (GS1): 28.11. Köln

* Praktikerseminar zur digitalen Betriebsprüfung (Audicon): 28.11. Düsseldorf

SVA: Archivierung mit dem CIC: gesetzeskonform und revisionssicher

Komplizierte gesetzliche Vorgaben und interne Compliance-Richtlinien erhöhen ständig die Anforderungen an geeignete Archivlösungen. Elektronische Bilanz, GoBs und GDPdU sind inzwischen gängige Schlagworte und doch beschreiben sie nur Teilbereiche, die ein modernes Archivierungssystem aufweisen muss.

Eine einfache Software-Lösung für ein kompliziertes Problem bietet das CIC der SVA GmbH.

Audicon: SmartExporter: SAP®-Datenexport schnell und einfach – SAP® zertifiziert

Die neue Version der Software-Lösung SmartExporter ist seit kurzem verfügbar. SmartExporter 2013 R1 wartet mit zahlreichen neuen Features und umfangreichen Erweiterungen auf. So ist jetzt beispielsweise auch die Extraktion archivierter SAP®-Daten möglich. Darüber hinaus ist das neue Release von SmartExporter gleich zweifach von SAP® zertifiziert worden, u. a. für SAP® NetWeaver auf HANA.

DATEV: Veranstaltungen "So ziehen Sie Stichproben" und "Digitale Datenanalyse"

Veranstaltung 1: Im Rahmen des risikoorientierten Prüfungsansatzes ist es weder sinnvoll noch wirtschaftlich, jede unterjährige Transaktion zu prüfen - Stichproben sind erforderlich. Aber welche und wie umfangreich sollten diese sein, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen? Anhand anschaulicher Beispiele wird im Seminar gezeigt, wie DATEV ACL TM comfort bei der Ziehung und Beurteilung von Stichproben unterstützt. Sie erhalten einen Leitfaden, an dem Sie sich bei der Anwendung orientieren können.

Veranstaltung2: Sind die Daten Ihrer Mandanten fehlerfrei? Wird eine Betriebsprüfung ohne Mängel ablaufen? Sind Sie in der Lage, schnell eine verlässliche Analyse des Geschäftsverlaufes zu erstellen? Erfahren Sie in einem dreitägigen Intensivseminar wie Sie diese Fragen bald guten Gewissens mit „Ja" beantworten können und werden Spezialist in digitaler Datenanalyse.

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