Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung
Ergänzend zu den GDPdU hat das BMF zu einer Vielzahl von Fragen Stellung genommen. Der Fragenkatalog erschien erstmals am 1. Juli 2002 und wurde immer wieder aktualisiert.
Übersicht
Aktualisierung 22. Januar 2009
Aktualisierung 23. Januar 2008
In dieser Aktualisierung werden die Antworten unter anderem an den BFH-Beschluss vom 26. September 2007 angepasst.
Neue Fragen
III. Aufbewahrungs-und Archivierungsanforderungen
- Dürfen Unterlagen nach dem Einscannen vernichtet werden?
Modifizierte Antworten bei den Fragen
I. Rechtliche Grundlagen des Datenzugriffs
- Was versteht das Gesetz unter ,,mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Unterlagen?
- Nach den Datenzugriffsregelungen sind der Finanzbehörde auf Verlangen die steuerlich relevanten Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Was bedeutet maschinelle Auswertbarkeit?
- Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante DV-System von der Finanzverwaltung als GDPdU-konform zertifizieren zu lassen?
II. Datenträgerüberlassung und Prüfsoftware der Finanzverwaltung
- Welche Auswertungsprogramme kann die Finanzverwaltung zur Analyse der steuerlich relevanten Daten nutzen?
III. Aufbewahrungs-und Archivierungsanforderungen
- Wie müssen die bei der Datenträgerüberlassung angeforderten Daten strukturiert sein? Reicht eine Textdatei zur Volltextsuche oder ein selbsttragendes Archivsystem aus?
Aktualisierung 15. Januar 2007
Neue Fragen
I. Rechtliche Grundlagen des Datenzugriffs
-
Darf der Prüfer sein Notebook mit den importierten Daten vom Prüfungsort entfernen?
-
Gehören Kostenstellen zu den steuerlich relevanten Daten?
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Was versteht das Gesetz unter ,,mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Unterlagen?
-
Besteht eine Verpflichtung, den Datenzugriff auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zuzulassen?
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Sind Buchungstexte zur Erfüllung der Belegfunktion erforderlich?
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Ist der Zugriff des Prüfers auf das Intranet ausgeschlossen?
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Besteht ein Anspruch auf den Zugriff parallel vorgehaltener Daten?
II. Datenträgerüberlassung und Prüfsoftware der Finanzverwaltung
- Was geschieht nach Abschluss der Außenprüfung mit den Daten des Unternehmens bzw. von Steuerpflichtigen überlassenen Daten?
Modifizierte Antworten bei den Fragen
I. Rechtliche Grundlagen des Datenzugriffs
- Wie definiert die Finanzverwaltung ?steuerlich relevante Daten"?
III. Aufbewahrungs-und Archivierungsanforderungen
- Besteht wegen des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung eine Pflicht zur Digitalisierung eingehender Unterlagen (Eingangsrechnungen, Belege, Geschäftsbriefe etc.)?
- Unter welchen Voraussetzungen und in welchen Formaten müssen E-Mails archiviert oder für den Datenzugriff bereitgehalten werden?
- Wie ist die Nutzbarkeit der Auswertungsprogramme (Auswertungstools) des betrieblichen DV-Systems sicherzustellen?
Aktualisierung 1. Februar 2005
Neue Fragen
Modifizierte Antworten bei den Fragen
II. Datenträgerüberlassung und Prüfsoftware der Finanzverwaltung
- Welche Dateiformate werden von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung akzeptiert?
III. Aufbewahrungs-und Archivierungsanforderungen
- Welche Aufbewahrungsfristen (6 oder 10 Jahre) gelten für welche Unterlagen?
Aktualisierung 6. März 2003
Neue Fragen
III. Aufbewahrungs-und Archivierungsanforderungen
- Unter welchen Voraussetzungen ist ein Archivsystem "GDPdU-konform"?
- Wie ist die Nutzbarkeit der Auswertungsprogramme (Auswertungstools) des betrieblichen DV-Systems sicherzustellen?
Modifizierte Antworten bei den Fragen
I. Rechtliche Grundlagen des Datenzugriffs
- Das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung besteht ab dem 1. Januar 2002. Dürfen die Prüfer auch auf Daten vorangegangener Wirtschaftsjahre zugreifen?
- Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante DV-System von der Finanzverwaltung als GDPdU-konform zertifizieren zu lassen?
II. Datenträgerüberlassung und Prüfsoftware der Finanzverwaltung
- Welche Auswertungsprogramme kann die Finanzverwaltung zur Analyse der steuerlich relevanten Daten nutzen?
III. Aufbewahrungs-und Archivierungsanforderungen
- Wie müssen die bei der Datenträgerüberlassung angeforderten Daten strukturiert sein? Reicht eine Textdatei zur Volltextsuche oder ein selbsttragendes Archivsystem aus?
- Sofern Unterlagen nicht zur Weiterverarbeitung in einer DV-gestützten Buchführung geeignet sind, besteht keine Verpflichtung zur Archivierung in maschinell auswertbarer Form. Als Beispiel führen die GDPdU Textdokumente an. Gilt dies auch für Rechnungen, die auf einer Speicherschreibmaschine mit Textbausteinen oder mit Textverarbeitungs-und Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt werden?
- Nach den GDPdU dürfen digitalisierte Daten nicht mehr ausschließlich in nicht maschinell auswertbaren Formaten (Microfilm, pdf-Format etc.) archiviert werden. Unter welchen Voraussetzungen ist auch weiterhin die Speicherung von Unterlagen in maschinell nicht auswertbaren Formaten erlaubt?
- Unter welchen Voraussetzungen besteht eine Verpflichtung zur Archivierung hausinterner Zwischenformate zusammen mit den original empfangenen oder abgesandten Datenformaten?
Aktualisierung 22. August 2002
Neue Fragen
II. Prüfsoftware der Finanzverwaltung
- Welche Datenträger akzeptiert die Finanzverwaltung?
Modifizierte Antworten bei den Fragen
Erste Fassung 1. Juli 2002
Fragen
I. Rechtliche Grundlagen des Datenzugriffs
- Seit wann besteht das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung?
- Was beinhalten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)?
- Welche Möglichkeiten des Datenzugriffs bestehen?
- Darf der Finanzamtsprüfer eigenmächtig Daten aus dem betrieblichen DV-System zur Weiterverarbeitung auf seinen Rechner herunterladen?
- Wie definiert die Finanzverwaltung steuerlich relevante Daten?
- Nach den Datenzugriffsregelungen sind der Finanzbehörde auf Verlangen die steuerlich relevanten Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Was bedeutet maschinelle Auswertbarkeit?
- Besteht ein Verwertungsverbot für versehentlich überlassene Daten?
- Das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung besteht ab dem 1. Januar 2002. Dürfen die Prüfer auch auf Daten vorangegangener Wirtschaftsjahre zugreifen?
- Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante DV-System von der Finanzverwaltung als GDPdU-konform zertifizieren zu lassen?
- Drohen Sanktionen, wenn ein Unternehmen die Anforderungen der GDPdU nicht erfüllt?
II. Datenträgerüberlassung und Prüfsoftware der Finanzverwaltung
- Welche Auswertungsprogramme kann die Finanzverwaltung zur Analyse der steuerlich relevanten Daten nutzen?
- Welche Dateiformate werden von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung akzeptiert?
- Welche Datenträger akzeptiert die Finanzverwaltung?
- Müssen für Zwecke der Datenträgerüberlassung gesonderte Schnittstellen zur Prüfsoftware in den Buchhaltungs-und Archivierungssystemen geschaffen werden?
III. Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen
- Welche Aufbewahrungsfristen (6 oder 10 Jahre) gelten für welche Unterlagen?
- Besteht wegen des Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung eine Pflicht zur Digitalisierung eingehender Unterlagen (Eingangsrechnungen, Belege, Geschäftsbriefe etc.)?
- Wie müssen die bei der Datenträgerüberlassung angeforderten Daten strukturiert sein? Reicht eine Textdatei zur Volltextsuche oder ein selbsttragendes Archivsystem aus?
- Sofern Unterlagen nicht zur Weiterverarbeitung in einer DV-gestützten Buchführung geeignet sind, besteht keine Verpflichtung zur Archivierung in maschinell auswertbarer Form. Als Beispiel führen die GDPdU Textdokumente an. Gilt dies auch für Rechnungen, die auf einer Speicherschreibmaschine mit Textbausteinen oder mit Textverarbeitungs-und Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt werden?
- Nach den GDPdU dürfen digitalisierte Daten nicht mehr ausschließlich in nicht maschinell auswertbaren Formaten (Microfilm, pdf-Format etc.) archiviert werden. Unter welchen Voraussetzungen ist auch weiterhin die Speicherung von Unterlagen in maschinell nicht auswertbaren Formaten erlaubt?
- Unter welchen Voraussetzungen besteht eine Verpflichtung zur Archivierung hausinterner Zwischenformate zusammen mit den original empfangenen oder abgesandten Datenformaten?
- Nach den GDPdU darf bei einem Systemwechsel nur dann von der Aufbewahrung bislang verwendeter Hard-und Software abgesehen werden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit der Daten durch das neue System oder ein anderes System gewährleistet ist. Dazu ist im Regelfall jedoch eine Datenkonvertierung (Migration) nötig, die wiederum der in den GoBS verlangten Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten widerspricht.
- Unter welchen Voraussetzungen und in welchen Formaten müssen E-Mails archiviert oder für den Datenzugriff bereitgehalten werden?
- Dürfen Daten im Archiv auch nach In-Kraft-Treten des Rechts auf Datenzugriff verschlüsselt werden?
- Auf welchen Speichermedien darf archiviert werden?
- Unter welchen Voraussetzungen ist ein Archivsystem GDPdU-konform?
- Wie ist die Nutzbarkeit der Auswertungsprogramme (Auswertungstools) des betrieblichen DV-Systems sicherzustellen?
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