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GDPdU und Archivierung: Endlich Klarheit!

Von Dr. Ulrich Kampffmeyer und Stefan Groß

Der Artikel wurde für die ComputerWoche verfasst und dort in gekürzter Fassung in der Ausgabe 46, 14.11.2003, S. 16-17, veröffentlicht. Für die Inhalte und Meinungsäußerungen dieses Beitrages wird keine Haftung übernommen.

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH in Hamburg, einer unabhängigen Unternehmens-, Management-, Organisations-, Technologie- und Projektberatungsgesellschaft im Spezialgebiet Dokumenten-Technologien (DRT Document Related Technologies).

Stefan Groß

Stefan Groß, Steuerberater und Certified Informations Systems Auditor (CISA) ist Partner von Peters Schönberger & Partner GbR, einer renommierten Kanzlei von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Anwälten in München. Er beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren mit den steuerrechtlichen und verfahrenstechnischen Umfeld der elektronischen Steuerprüfung.

Die Frage einer GDPdU-konformen Archivierung scheint gelöst. Die beschriebene vom Produktiv- und Archivsystem unabhängige Lösung bringt sowohl den steuerpflichtigen Unternehmen, als auch der Finanzverwaltung durchweg Vorteile. Die Unternehmen sind, was die GDPdU anbetrifft, künftig weitgehend unabhängig von Migrationen im Hauptsystem und müssen sich keine Gedanken über die Aufbewahrung auszumusternder Hard- oder Software machen. Die Finanzverwaltung kann auf „Bekanntes" zurückgreifen und muss sich nicht mit einer Vielzahl von unterschiedlichen EDV-Systemen vertraut machen. Der für die Finanzverwaltung sonst dringend erforderliche Einarbeitungs- bzw. Schulungsaufwand, bedingt durch die Vielzahl unterschiedlicher Auswertungsprogramme, entfällt weit gehend und die Unternehmen wären von vielfach aufwendigen Einweisungen in die Besonderheiten ihrer EDV entbunden.

Die Diskussion um die GDPdU hat in letzter Zeit hohe Wellen geschlagen. Nachdem in den ersten 12 Monaten nach dem Inkrafttreten der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen kaum eine Reaktion erfolgt war, wird den steuerpflichtigen Unternehmen inzwischen bewusst, dass ihnen die Zeit wegläuft. Bei den nächsten Außenprüfungen können die Daten bereits digital geprüft werden und die Vorbereitungen sind bei den betroffenen Unternehmen erst angelaufen. Besonders um die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Daten und deren Auswertbarkeit wurde heftig debattiert. Der Artikel bietet einen praktikablen Lösungsansatz, der bereits breite Anerkennung gefunden hat.


Inhalt:


Nächste Stufe längst gezündet

Flut der Leitfäden

Im Dschungel der Definitionen

  • Steuerrelevante Daten
  • Datenverarbeitungssystem im Sinne der GDPdU


Keine Zertifizierung für Archive und Speichersysteme

Zugriff auf das Hauptsystem

Revisionssicher elektronische Archivsysteme zur Aufbewahrung steuerrelevanter Daten

IDEA-Client zielführend

Abläufe und Funktionalität von Archivsystemen zur Speicherung steuerrelevanter Daten

Eine Verfahrensdokumentation ist wichtig

Win-Win Situation

Fazit





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