Elektronische Rechnungen müssen valide sein

Editorial des Email-Newsletters 09-2025 vom 31.10.2025

31.10.2025

 

Grob geschätzt gibt es hierzulande rund 500 verschiedene Anbieter für Software zur Erstellung von Rechnungen, vom DAX-Konzern bis zum kleinen Spezialisten für eine bestimmt Branche. Alle müssen sich nun mit der Programmierung der E-Rechnung nach vorgeschriebenem Format beschäftigen. Jedes Detail der Formatspezifikation gilt es dabei exakt umzusetzen. Das gelingt dem einen mehr, dem andren weniger. Mit der Folge, dass viele Rechnungen verschickt werden, die nicht ganz der Rechnungsnorm entsprechen und damit keine gültigen Rechnungen sind. 

Um sicherzugehen, dass alle Eingangsrechnungen gültig sind, wird im jüngst veröffentlichten BMF-Schreiben zur E-Rechnung die Nutzung einer „geeigneten Validierungsanwendung" nahegelegt. Kann ein Unternehmer beurteilen, ob eine Validierungssoftware geeignet ist? Und was folgt daraus, falls sie ungeeignet ist? „Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung ... durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren." heißt es im BMF-Schreiben. Die sorgfältige Auswahl eines Validierungstools schützt also den Unternehmer, selbst wenn sich das Tool im Nachhinein als mangelhaft erweisen sollte.

Ihr Gerhard Schmidt