Ersetzendes Scannen im Brennpunkt

21.10.2013

 

Mit bis zu rund 6 Milliarden Euro pro Jahr wird die deutsche Wirtschaft durch die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen belastet, hat das Statistische Bundesamt errechnet. Teure Papierarchive durch kostengünstigere elektronische zu ersetzen, liegt da nahe. Nicht nur bei Rechnungen, sondern auch bei anderen Dokumenten, die im Geschäftsalltag anfallen. Dokumente ersetzend zu scannen, also nach dem Scannen das Papieroriginal zu vernichten, scheint am wirtschaftlichsten zu sein. Wären da nicht rechtliche Rahmendbedingungen zu beachten. Wie das praktisch funktionieren kann, will die Datev zusammen mit der Universität Kassel in einer Studie untersuchen.

Aufgeschreckt durch Vorberichte über diese Studie in den Medien mit Schlagzeilen wie „Finanzamt zweifelt eingescannte Rechnungen an“ hat der IT-Branchenverband Bitkom in einer Stellungnahme klargestellt, dass gerade bei gescannten Rechnungen steuerrechtlich seit Jahren alles geklärt ist, und es bezüglich des Beweiswerts solcher Dokumente im Finanzverwaltungsverfahren keine Unsicherheit gibt.

Außer dem steuerrechtlichen Aspekt gibt es bei ersetzend gescannten Dokumenten jedoch noch weitere. Handels- und zivilrechtliche beispielsweise. Oder die Frage, wie original ein Papieroriginal wirklich ist, kommen doch heute alle Papierdokumente im Geschäftsprozess potenziell aus der Cloud: irgendwer hat sie irgendwo mit irgendwelcher Druckerhardware auf irgendwelches Papier gedruckt. Was nutzt ein blitzsauber aufgesetzter Prozess zum ersetzenden Scannen, wenn die darin einfließenden Papierdokumente kompromittiert sind?

Es bleiben spannende Fragen. Ich hoffe, die Studie wird Antworten finden, die auch für kleinere Unternehmen praktikabel sind. Wenn die Ergebnisse der Studie vorliegen, werden wir darüber berichten.

Ihr Gerhard Schmidt