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Home  Zehn Jahre GDPdU Trau, schau, wem? oder Sachen gibt´s!

Zahn Jahre GDPdU

Trau, schau, wem? oder Sachen gibt´s!

Von Hans-Peter Wolf

Hans-Peter Wolf

Hans-Peter Wolf 
Hans-Peter Wolf hat über 20 Jahre Erfahrung als selbstständiger EDV-Berater (Wolf EDV). Er verfügt über anerkanntes Spezialwissen im Bereich IT-Compliance zu Themen, wie z.B. Datenschutz, GDPdU/GoBS und Softwarezertifizierung. Seit Jahren informiert und unterstützt er die Unternehmen, als externer IT-Compliancebeauftragter bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen.

Hans-Peter Wolf findet bei einer Demo von Datenanalysesoftware zufällig offene Rechnungen aus dem Jahr 4047.

Seit 2004 biete ich Firmen einen GDPdU-Workshop mit Datenanalyse/IDEA an. Im Jahr 2006 hatte ich einen solchen Workshop bei einem Münchner Industrieunternehmen. Neben den Mitarbeitern der Finanzbuchhaltung war auch die gesamte Führungsriege anwesend. Am Anfang des Workshops steht immer die Sensibilisierung der Teilnehmer, bei der auch auf die Ordnungsmäßigkeitskriterien eingegangen wird. Gerne benutze hier das Beispiel, dass eine Zertifizierung einer Finanzbuchhaltungssoftware kein Freifahrtschein ist. Der anwesende Leiter der Finanzbuchhaltung war anscheinend der Meinung, dass er hierzu ein grandioses Statement abgeben muss: "Um sowas müssen wir uns heute gar nicht kümmern, das können wir übergehen, denn wir setzen SAP ein!"

Die starke Betonung auf SAP hat mich dazu veranlasst, kein Streitgespräch aufkommen zu lassen. Ich habe ihn deshalb gebeten, das Thema nicht weiter zu verfolgen und die Demo von IDEA am Nachmittag abzuwarten. Die Firmen, die den Workshop buchen, können selbst entscheiden, ob sie mir für die Demo eigene Buchhaltungsdaten zur Verfügung stellen oder ob ich entsprechende Demodaten verwenden soll. In diesem Fall hat mir die Firma eigene Daten für das Jahr 2000 aus der SAP/FI überlassen. Nach dem Import der Daten in IDEA, wird gemeinsam mit den Teilnehmern entschieden, welche Analysefunktionen von mir durchgeführt werden sollen. Neben anderen Analysefunktionen hat man sich auch für Altersstrukturanalyse entschieden.

Im Ergebnis dieser Analyse hat IDEA zwei offen Rechnungen aus dem Jahr 4047 gefunden. Dieses Ergebnis hat bei dem Leiter der Finanzbuchhaltung sofort dazu geführt, dass sich die Farbe aus seinem Gesicht verabschiedete. Man muss wissen, dass die beiden Rechnungen gesamt über 1,6 Mio. DM lagen. Diesem Gesichtsfarbeentweichungsprozess folgte sofort der vorwurfsvolle Blick auf den IT-Leiter, der nun seinerseits auch an dem Farbenspiel teilnahm. Auf die Frage des Vorstandes: "Was soll das?" verließen 70% der Teilnehmer den Raum, um gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten aus der FIBU und der IT nach dem Fehler zu suchen.

Nach ungefähr 1 Stunde kamen alle wieder zurück und der IT-Leiter erklärte den verbliebenen Teilnehmern und mir: "Da muss was schief gelaufen sein, denn bei der Einführung von SAP/FI haben wir einige Anpassungen vorgenommen und getestet. Wir werden das nochmal überprüfen, aber nach heutigem Stand wird die Verbuchung einer Rechnung aus dem Jahr 4047 abgelehnt."

Ich habe mir dann erlaubt, den Leiter der Finanzbuchhaltung zu fragen: "Ich nehme an, dass Sie die vorgenommen Anpassungen nachzertifiziert haben und dass wir uns um die Ergebnisse der Analyse keine Gedanken machen müssen, denn Sie setzen ja SAP ein! Oder?" Man kann sich vorstellen, dass der Leiter der Finanzbuchhaltung seine aktive Teilnahme am restlichen Workshop auf Null reduzierte und das Grinsen auf den Gesichtern der anderen Teilnehmer nicht unbedingt teilen konnte.

Ich durfte in den nächsten Monaten die Umsetzung des GDPdU-Projektes beratend begleiten und inzwischen habe ich mit dem Leiter der Finanzbuchhaltung ein "SAP-taugliches" Freundschaftsverhältnis.

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