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GDPdU: Lindgens sieht Informationsdefizite bei Steuerberatern

Auf der Schleupen-Anwendertagung Ende September 2003 setzte sich Bernhard Lindgens vom Bundesamt für Finanzen kritisch mit der Rolle der Steuerberater im Rahmen der elektronischen Steuerprüfung auseinander.  .

Auch wenn die meisten Steuerberater bislang wenige oder gar keine elektronischen Betriebsprüfungen erlebt haben, sollten sie sich und ihre Mandanten schon jetzt intensiv darauf vorbereiten, empfahl Bernhard Lindgens, einer der Väter der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) auf der 28. Schleupen-Anwendertagung in Hamburg. Vor rund 150 Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern warnte er davor, "davon auszugehen, dass die elektronischen Betriebsprüfungen nicht konsequent durchgeführt werden." Derzeit seien vielerorts noch die Jahre bis 1999 in Prüfung, jedoch spätestens bis 2007 käme das Jahr 2002 an die Reihe. "Spätestens dann müssen Sie die Daten von 2002 haben," so Bernhard Lindgens. In seinem Referat stellte er auch die Unterstützung der Softwareanbieter bei der Vorbereitung und Ausgestaltung der GDPdU heraus. "Schleupen war hier für uns einer der wichtigen Ansprechpartner bei der Prüfung der Umsetzbarkeit der GDPdU." Es reiche aber nicht aus, sich darauf zu verlassen, dass die steuerrelevanten Informationen mit Anwendungen wie Schleupen.CS problemlos zur Verfügung gestellt werden können. Denn steuerrelevant seien nicht nur Daten aus der Buchhaltung, sondern auch aus vielen anderen Systemen, wie etwa der Materialwirtschaft, der Zeiterfassung oder der Reisekostenabrechnung. Aber auch das Problem der Archivierung von steuerrelevanten E-Mails werden vielfach noch unterschätzt.

"Die Mandanten wissen oft gar nicht, wo die steuerlich relevanten Daten stehen", umschreibt Bernhard Lindgens das Grundproblem. Gerade die Steuerberater seien deswegen gefordert, ihre Mandanten intensiv zu beraten, um so sicherzustellen, dass tatsächlich alle relevanten Daten auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden können. "Eine spätere Aufbereitung der Daten ist extrem teuer, vor allem wenn das Unternehmen womöglich in der Zwischenzeit eine neue Softwarelösung eingeführt hat", warnt Bernhard Lindgens. Gleichzeitig stellte er fest, dass eine Vielzahl von Unternehmen das Thema "GDPdU" als Chance begriffen und sich offensiv mit der Umsetzung befasst hätten. Dabei hätte das vielerorts sogar "positive Auswirkungen in einem innenrevisorischen Sinne" gehabt. "Sie glauben gar nicht, wie viele Eingangsrechnungen in manchen Unternehmen doppelt bezahlt werden", so seine Erfahrungen. Eine Erkenntnis sei aber auch, dass die Datenhaltung in vielen Standardapplikationen der Mandanten mangelhaft sei. Er empfahl den Steuerberatern auf der Schleupen-Anwendertagung deshalb, sich baldmöglichst mit ihren Mandanten zusammenzusetzen, um die individuellen Auswirkungen der GDPdU auf das jeweilige Unternehmen und die betroffenen Softwaresysteme festzustellen. "Bei einer Ausgangsrechung reicht nicht nur die Summe, uns interessieren hier auch die Art der Leistung oder Mengenangaben. Informationen also, die oftmals im System des Steuerberaters gar nicht vorhanden sind, sondern nur in der Materialwirtschaftslösung des Mandanten." Besonderes Augenmerk sollten die Steuerberater aber auch auf die Archivierung steuerlich relevanter E-Mails legen. "Steuerlich relevante E-Mails sind aufzubewahren und mit einem Index zu versehen", so beschreibt Bernhard Lindgens die grundsätzliche Regelung. Das habe aber auch Folgen für den Datenschutz, da der Zugriff nicht gleichzeitig auf die steuerlich relevanten und die privaten E-Mails möglich sein dürfe.

Alles in allem wollen die Finanzbehörden die Umsetzung der GDPdU jedoch pragmatisch gestalten. So gelte in der Frage der Übernahme von Daten der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Altdaten etwa müssen nicht ins Produktivsystem übernommen werden, wenn dies nachweisbar zu aufwändig sei. Es würde in einem solchen Fall auch die Bereitstellung "quantitativ und qualitativ" mit dem Produktivsystem vergleichbarer Auswertungsmöglichkeiten akzeptiert. Und auch teure Zusatzprogramme, wie sie derzeit für die Erstellung GDPdU-konformer Datenträger angeboten würden, seien in der Regel überflüssig. "Es reicht, wenn Sie die relevanten Daten auf eine CD brennen", so das Fazit von Bernhard Lindgens.

(Nach einem Pressebericht der Schleupen AG vom 6. Oktober 2003)

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