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EC-Kartenumsätze in der Kassenführung

Von Günter Hässel

22.12.2017

Günter Hässel

Günter Hässel 
Günter Hässel (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsbeistand) ist 1. Vorsitzender von COLLEGA e.V, einem EDV-Verband für Steuerberater.

Stellt die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch einen formellen Mangel dar und widerspricht dies dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung? Was ist denn das für eine Frage? Bargeld gehört in der Kasse gebucht und unbare Geschäftsvorfälle überall, aber nicht in der Kasse – könnte eine schnelle Antwort lauten, die so falsch gar nicht ist. Wenn man aber genau hinschaut, erkennt man, dass diese Antwort an der Praxis vorbeigeht. Also soll nachfolgend versucht werden, der derzeitigen Diskussion Raum zu geben und eine Lösung aufzuzeigen.

Inhalt

  • Gelebte Praxis
  • Problem in der Praxis
  • Handelsbrauch
  • Lösung für die Praxis
  • Keine Regel ohne Ausnahme
  • Die Verfahrensdokumentation hilft bei der Lösung
  • Ergebnis
  • Würdigung des Einzelfalls


Gelebte Praxis

Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV), der größte auf freiwilliger Mitgliedschaft beruhende Verband zur Interessenvertretung der Steuerberater, hat auf seiner Homepage einen Artikel „Obacht bei der Buchung von EC-Kartenumsätzen!“ veröffentlicht.

Es wird ein Sachverhalt geschildert, den fast jeder aus dem wirklichen Leben kennt: Insbesondere, aber nicht nur im Einzelhandel kommt der Kunde mit den ausgesuchten Waren an die Kasse. Ohne den leisesten Ansatz einer Diskussion über die Art der Bezahlung werden die Gegenstände meist durch Einscannen erfasst und erst wenn die Summe des zu bezahlenden Betrags bekannt ist, erfährt der Mitarbeiter an der Kasse, ob der Kunde bar bezahlen möchte oder mit EC-Karte. Nicht mehr gebräuchlich ist die Bezahlung mit einem Scheck, die Verwendung von Kreditkarten scheint auch abzunehmen. Die Bezahlung mit dem Handy wird in Kürze dazukommen, wie sich zum Beispiel aus dem Artikel der Stuttgarter Nachrichten vom 10.07.2017 „Die Touristen zahlen mit dem Handy…“ ergibt.

Diese Abläufe sind überwiegend in Einzelhandelsgeschäften, Tankstellen und ähnlichen Betrieben als ganz normal und keineswegs als Ausnahme zu beobachten.

Problem in der Praxis

Der DStV nimmt zu dem Problem offenbar deshalb Stellung, weil viele seiner Mitglieder, die als Steuerberater betroffene Mandanten betreuen, ein praktisches Problem lösen müssen, das der DStV wie folgt beschreibt:

„Regelmäßig werden EC-Kartenumsätze in der Buchführung wie folgt gebucht: Die täglichen Umsätze werden in der Tageslosung erfasst. Vielfach werden hierbei jedoch nicht nur bare Geschäftsvorfälle festgehalten. Vielmehr wird der Gesamtbetrag inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (EC-Kartenzahlungen) im Kassenbuch aufgezeichnet und die EC-Zahlungen quasi als „Ausgabe“ wieder ausgetragen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird sodann der Gesamtbetrag entsprechend im Kassenkonto gebucht und die EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht (durchlaufender Posten).“

Dazu meint das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in einem an den DStV gerichteten Schreiben vom 16.08.2017, im Kassenbuch seien nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle stelle einen formellen Mangel dar und widerspreche dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit. Der DStV hat das Schreiben des BMF seiner Stellungnahme angefügt, es kann über den oben angeführten Link erreicht werden.

Handelsbrauch

Die Finanzverwaltung bezieht sich in ihrem Schreiben vom 16.08.2017 auf die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – BMF-Schreiben vom 14.11.2015 –. Dort wird in Randziffer (Rz) 17 ff festgestellt, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sich unter anderem durch Handelsbrauch weiterentwickeln.

Im DStV sind mehr als 36.000 Steuerberater Mitglied, die eine große Zahl der mehr als 400.000 Einzelhandelsbetriebe betreuen. Es dürfte unstreitig sein, dass die vom DStV beschriebene Problemlösung dem Handelsbrauch entspricht und damit GoB darstellt. Damit ist die Aussage im BMF Schreiben vom 16.08.2017, es liege ein formeller Mangel vor, nicht in Einklang zu bringen: Was Handelsbrauch ist, entspricht GoB und was GoB entspricht, kann nicht formell mangelhaft sein.

Eine begrenzte Umfrage bei älteren Kollegen ergab, dass diese Art der Kassenführung den Mandanten seit Jahrzehnten ausdrücklich empfohlen wurde, wenn neben Bargeld heute teilweise nicht mehr bekannte Verrechnungsschecks – Vorgänger der EC-Karte – vereinnahmt wurden. Dies sei bei vielen Mandanten die sicherste Methode gewesen, an jedem Tag die vollständige Aufzeichnung der Einnahmen sicherzustellen. Die Bezahlung durch EC-Karten ist der Bezahlung durch Scheck gleichzusetzen, erstere hat letztere aufgrund des technischen Fortschritts ersetzt.

Lösung für die Praxis

Zunächst ist festzustellen, dass es Registrierkassensysteme gibt, bei denen der Bediener nach Ermittlung des Zahlbetrags bestimmen kann, ob eine Barzahlung oder eine unbare Zahlung stattfinden wird. In diesen Fällen entsteht das Problem nicht, weil die unterschiedlichen Bezahlarten von der Kasse getrennt verarbeitet werden können.

Anders ist es dagegen bei kleineren Unternehmern, die (noch) nicht über ein derartig fortschrittliches Kassensystem verfügen. Sie sind bis auf weiteres darauf angewiesen, das seit Jahrzehnten verwendete und bewährte Verfahren weiter zu nutzen.

Der DStV schildert sehr zutreffend, dass insbesondere die richtige Ermittlung der Umsatzsteuer gerade durch die umstrittene Behandlung der EC-Kartenumsätze viel eher gewährleistet ist, als wenn umständlich in mehrere Bezahlsysteme aufgegliedert wird.

Schlüssig, sachlich richtig und nachvollziehbar sind auch die Ausführungen des DStV zur Transparenz und dem Informationsgehalt der beschriebenen Kassenführung. Auch die für jedes ordnungsgemäße Kassensystem unverzichtbare Kassensturzfähigkeit ist gegeben.

Keine Regel ohne Ausnahme

Sowohl der DStV als auch das BMF beziehen sich in dieser Sache auf Rz 55 GoBD. Nun kann man nicht oft genug darauf hinweisen, dass die GoBD eine durch Gerichte nachprüfbare Verwaltungsanweisung darstellen, die Leitlinie für eine gleichmäßige Amtsausübung darstellen und damit die Mitarbeiter der Finanzverwaltung binden sollen. Steuerzahler und ihre Berater müssen die GoBD wohl beachten, können aber abweichende Meinungen vortragen und gegebenenfalls sogar durchsetzen.

RZ 55 GoBD umfasst zwei Sätze. Beide beinhalten die Einschränkung „In der Regel“.

Wörtlich heißt es in Rz. 55:

„In der Regel verstößt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen oder von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung. Die nicht getrennte Aufzeichnung von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung verstößt in der Regel gegen steuerrechtliche Anforderungen (z. B. § 22 UStG).“

Die Sachverhaltsschilderung des DStV und die praktische Erfahrung zeigen, dass die Eintragungen in das Kassenbuch eine deutliche Kennzeichnung darstellen, um dem „sachverständigen Dritten“ darzulegen, worum es sich handelt. Es geht eben nicht um die Verschleierung von Einnahmen, eben nicht um eine unvollständige Erfassung von Sachverhalten, eben nicht um unwahr dargestellte Sachverhalte. Vielmehr handelt es um eine in der Praxis seit Jahrzehnten bewährte Methode zur vollständigen und zeitgerechten Erfassung der Einnahmen.

Die Verfahrensdokumentation hilft bei der Lösung

Jeder Steuerberater und die von ihm beratenen Mandanten müssen davon ausgehen, dass das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation von der Finanzverwaltung vorausgesetzt wird.

In Rz 151 GoBD wird gefordert, dass sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht. Folgt man dem Hinweis in Rz 151 GoBD, kann man in Rz 30 GoBD lesen: „Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein.“

Diese Nachvollziehbarkeit muss sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben, die in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation besteht (Rz 153 GoBD). Da die Abläufe bei der Behandlung der unbaren Zahlungen nach gleichbleibenden Regeln erfolgen, kann der Unternehmer sie in der Verfahrensdokumentation genau beschreiben.

Bei der konkreten Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation räumt die Verwaltung den Steuerpflichtigen in Rz 151 GoBD individuelle Freiheit ein, die ihre Grenzen in Rz. 155 findet: „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“

Ergebnis

Die gewählte und vom BMF im Schreiben vom 16.08.2017 als formeller Mangel beurteilte Handhabung der Behandlung unbarer Einnahmen entspricht langjährigem Handelsbrauch und damit GoB, GoBS und deren Nachfolger GoBD.

Etwas anderes ergibt sich auch nicht aus den beiden Kernaussagen in Rz. 55 Satz 1 GoBD:

Aus der Einschränkung „In der Regel“ ergibt sich, dass die Autoren von GoBD sich sehr wohl Umstände vorstellen konnten, bei denen keine Verstöße gegen die „Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung“ vorliegen, wenn bare und unbare Geschäftsvorfälle nicht getrennt gebucht werden.

Zum anderen: Die Kernaussage von Rz 55 Satz 1 GoBD ist, dass „…die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen … ohne genügende Kennzeichnung gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung“ verstößt.

Das kann nur bedeuten: Wenn die Einzelheiten „genügend gekennzeichnet“ sind, liegt kein Verstoß vor.

Eine eindeutige Regelung und die genaue Beschreibung der Abläufe in der Verfahrensdokumentation werden daher dringend empfohlen.

Würdigung des Einzelfalls

Das BMF verweist in seinem Schreiben vom 16.08.2017 darauf hin, dass die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhalts von den Umständen des Einzelfalls abhängt.

Dass das BMF sich trotz der wohl klar vorgebrachten Rechtsansicht des DStV zu der aus dem Schreiben vom 16.08.2017 erkennbaren Beurteilung entschlossen hat, ist zu bedauern. Das entspricht aber deutlich der vorgegebenen Linie der Finanzverwaltung, im Bereich GoBD jegliche Bindungswirkung der Finanzverwaltung zu vermeiden (vergleiche zum Beispiel Rz 179 GoBD).

Erfreulich ist, dass das BMF in dem Schreiben vom 16.08.2017 betont, dass die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhalts von den Umständen des Einzelfalls abhängt.

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