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Experten erläutern die GoBD

Was bedeutet „Ersetzendes Konvertieren"?

Von Stefan Groß, Bernhard Lindgens, Bernhard Zöller, Thorsten Brand, Stefan Heinrichshofen

07.02.2019

Stefan Groß

Stefan Groß 
Stefan Groß, Steuerberater und Certified Informations Systems Auditor (CISA) ist Partner von Peters Schönberger & Partner GbR, einer renommierten Kanzlei von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Anwälten in München. Er beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren mit den steuerrechtlichen und verfahrenstechnischen Umfeld der elektronischen Steuerprüfung.

Bernhard Lindgens

Bernhard Lindgens 
Bernhard Lindgens war von 1987 bis 2002 im Bundesministerium der Finanzen für den EDV-Einsatz in der Steuerfahndung zuständig. Seit 2002 ist er im Bundeszentralamt für Steuern im Bereich Betrugsbekämpfung tätig.

Bernhard Zöller

Bernhard Zöller 
Bernhard Zöller ist Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH in Sulzbach/Ts., einer unabhängigen Management- und Technologieberatung, fokussiert auf die Themen Enterprise Content Management, ERP- und SAP-Content Management, Archivierung, Elektronisches Dokumenten-Management/DMS, Collaboration und Process Management.

Thorsten Brand

Thorsten Brand 
Thorsten Brand ist als Senior-Berater bei der Zöller & Partner GmbH im Bereich elektronische Archivierung und Dokumenten-Management tätig. Seine Spezialgebiete sind organisatorische Einführungsbegleitung, rechtliche Fragen sowie Verfahrensdokumentationen.

Stefan Heinrichshofen

Stefan Heinrichshofen 
Stefan Heinrichshofen ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht und Steuerberater bei Peters Schönberger & Partner GbR, einer renommierten Kanzlei von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Anwälten in München.

Der 8. Artikel aus der Reihe „GoBD-Expertenerläuterungen" widmet sich dem Thema „Ersetzendes Konvertieren". Die GoBD-Experten erläutern die Frage, inwieweit die geplante Neufassung der GoBD Erleichterungen im Zusammenhang mit Formatkonvertierungen mit sich bringt und welche gesetzlichen Vorgaben dabei zu beachten sind.

Mit dem Schreiben vom 14. November 2014, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)", hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind.

Eine grundsätzliche Frage, welche die Unternehmen im Zusammenhang mit den GoBD seit deren Erscheinen beschäftigt, betrifft die Anforderungen bzw. die Zulässigkeit von sogenannten Formatkonvertierungen für empfangene oder intern, ursprünglich in einem anderen Format erzeugte Unterlagen. Diesem für die Praxis wichtigen Thema hatte sich bereits die Ausgabe 7 unserer Reihe „Experten erläutern die GoBD" angenommen. Bereits hier wurde aufgezeigt, unter welchen Voraussetzungen von einer doppelten Aufbewahrungspflicht für die ursprüngliche und die konvertierte Fassung abgesehen werden könnte. Die entsprechenden Vorschläge fanden zugleich Eingang in eine Eingabe an das Bundesministerium der Finanzen, mit der Bitte um entsprechende Klarstellung der GoBD.

Inzwischen liegt der Entwurf einer Neufassung der GoBD vor. Dieser sieht erfreulicherweise auch Erleichterungen im Zusammenhang mit Formatkonvertierungen vor und erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung, weshalb wir in in diesen Fällen vom sog. „Ersetzenden Konvertieren" sprechen.

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