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Festschreibung der Finanzbuchhaltung

Bei Betriebsprüfungen kontrollieren die Prüfer unter anderem, ob die Finanzbuchhaltung zeitnah (beispielsweise monatlich) festgeschrieben wurde. Ist dies nicht der Fall, liegt zumindest ein formaler Buchführungsmangel vor. Durch eine zeitnahe Festschreibung soll verhindert werden, dass beispielsweise bei Wertpapieren, die im Februar erworben wurden, abhängig von der Kursentwicklung erst am Jahresende entschieden wird, ob die Buchung im betrieblichen oder privaten Bereich vorgenommen und somit nachträglich Einfluss auf den Gewinn genommen wird.

Wurde die Buchführung beim Steuerberater mit DATEV-Software erstellt, so lässt sich für Buchungen vor dem Jahr 2003 der Zeitpunkt der Festschreibung einer Buchführung nur direkt am System des Steuerberaters feststellen. Auf einer vor dem Jahr 2003 erstellten DATEV-Archiv-CD, die der Prüfer bei der Datenträgerüberlassung auswertet, findet er die Daten über die Festschreibungen der geprüften Finanzbuchhaltung nicht. Der Prüfer wird also zum (un)mittelbaren Datenzugriff am System des Steuerberaters übergehen.

In diesem Kontext gilt es für den Steuerberater und das geprüfte Unternehmen einiges zu beachten.

Der Steuerberater muss dem Prüfer einen Zugang einrichten, der den Zugriff nur auf den geprüften Mandanten, nur auf dessen steuerlich relevante Daten und nur für den Prüfungszeitraum gestattet.

Schwierig wird es, wenn das Unternehmen zum Zeitpunkt der Prüfung nicht mehr Mandant des Steuerberaters ist, der die Buchführung erstellt hat. Dann ist ein (un)mittelbarer Datenzugriff beim Steuerberater nicht so ohne weiteres möglich. Hilfreich für Steuerberater und Mandant ist, wenn beim Mandatsende nicht nur die Daten der Buchführung übergeben werden, sondern auch die Daten über die Festschreibungszeitpunkte der Buchführung.

Eine Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wann die Buchführung jeweils festgeschrieben wurde, ist in jedem Fall von Vorteil.

Autor: Gerhard Schmidt

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