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Newsletter Ausgabe 9-2014 vom
30. September 2014

Inhalt:

MAGAZIN


MESSE

Editorial: Verfahrensdokumentation: Vorschrift und Praxis

 

Seit fast 20 Jahren müsste jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation haben, die GoBS von 1995 schreiben sie schließlich vor. Hat damals praktisch kein Unternehmen gemacht. Dann kamen 2001 die GDPdU. „Jetzt wird es aber wirklich ernst mit der Verfahrensdokumentation!“ intonierten Finanzverwaltung und lukrative Geschäfte witternde Berater unisono. Eine Handvoll Systeme zur Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen kam damals auf den Markt. Ohne die gehe es auch kaum, denn eine brauchbare Verfahrensdokumentation muss versioniert und historisiert sein. Ich vermute einmal, dass alle Anbieter solcher Systeme zusammen nicht mehr als 1.000 Produkte verkaufen konnten. An rund 3 Millionen deutsche Unternehmen! Nun kommen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Wie ein roter Faden durchzieht diese der Begriff Verfahrensdokumentation. Und Finanzverwaltung und Berater intonieren unisono ... .

Warum haben die Unternehmen keine oder nur eine rudimentäre Verfahrensdokumentation? Weil ihr Risiko verschwindend gering ist. Ein Indiz dafür ist, dass sich noch kein Finanzgericht ernsthaft mit dem Thema beschäftigen musste. Dort wo es allerdings partielle Risiken gibt, gibt es auch partiell Verfahrensdokumentationen. Beim ersetzenden Scannen von Belegen beispielsweise. Da haben die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband wie berichtet jüngst eine Musterverfahrensdokumentation vorgelegt.

Ein weiterer Grund für fehlende Verfahrensdokumentationen ist, dass in der Praxis nicht das formelle Vorhandensein des Dokumentes zählt, sondern die Inhalte, die darin stehen sollen. Diese Inhalte können jedoch auch außerhalb des Dokumentes kommuniziert werden, oft viel effizienter. Durch Mitarbeiter beispielsweise, die einem Betriebsprüfer erklären, wie die Buchführungsprozesse im Unternehmen organisiert sind. Diese Praxiserfahrung scheint in die GoBD eingeflossen zu sein, in deren aktuellem Entwurf steht: „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“

In jedem Unternehmen gibt es Informationen über die Unternehmensprozesse. Effiziente Prozesse sind in der Regel besser dokumentiert als ineffiziente. Qualitätsmanagement ist damit die betriebliche Ursache für eine (bessere) Verfahrensdokumentation – nicht die Erfüllung einer fiskalischen Pflicht.

Ihr Gerhard Schmidt

Aus dem BMF:  Ergebnis der steuerlichen Betriebsprüfung 2013

Am 22.09.2014 veröffentlichte der Bundesfinanzminister die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung 2013. Die wesentlichen Punkte: Im Jahr 2013 waren 13.466 Prüfer im Einsatz. Die Außenprüfungen führten zu einem Mehrergebnis von 17,2 Mrd. €.

Fragen und Probleme: Jeder, der mit Bargeld hantiert, ist ein potenzieller Steuerhinterzieher (Roland Franz)

Für die Finanzverwaltung ist jeder Unternehmer, der ausschließlich oder überwiegend mit Bargeld hantiert, ein potenzieller Steuerhinterzieher. Hiervon betroffen sind insbesondere der Einzelhandel und die Gastronomie. Letztere ist permanent im Kreuzfeuer der Betriebsprüfung.

Veranstaltungen: Digitalisierung des Steuerrechts schreitet konsequent voran (Rückblick auf die audiconale 2014)

2001 wurde mit den GDPdU der Grundstein gelegt für die Digitalisierung des Steuerrechts, also die Nutzung von strukturierten (Massen)daten von Steuerpflichtigen durch die Finanzverwaltung. Den damals eingeleiteten Prozess hat der Fiskus seitdem zielstrebig, in der Umsetzung manchmal etwas zäh vorangetrieben und wird ihn auch in auch in Zukunft konsequent verfolgen. GoBD, E-Bilanz oder elektronische (Zugferd)-Rechnung sind dabei aktuelle Schwerpunkte, wie auf der audiconale 2014 deutlich wurde.

Verlosung: Karten für "Elektronischer Rechnungstag 2014" am 14./15. Oktober in München

Kostenlose Eintrittskarten für die Veranstaltung „Elektronischer Rechnungstag 2014“ am 14./15. Oktober in München bietet der Veranstalter den Lesern des Newsletters dieses Forums auch in diesem Jahr wieder. Der "Elektronische Rechnungstag" ist eine eintägige Konferenz mit ergänzendem Seminar für elektronische Rechnungen im geschäftlichen Zahlungsverkehr. Die Eintrittskarten werden am 5. Oktober 2014 unter allen interessierten Anwendern verlost.

Literatur: IT-Compliance (Michael Rath und Rainer Sponholz)

Wie Sie wesentliche regulatorische Anforderungen an die IT identifizieren, priorisieren und deren Erfüllung einer effizienten Steuerung zuführen, erläutert dieser im August 2014 in aktualisierter Neuauflage erschienene Band. Die Autoren geben einen systematischen Überblick über Prinzipien und Rechtsrahmen der IT-Compliance, Klassifizierung und Priorisierung notwendiger Schutzmaßnahmen, CobiT-Framework (IT-Compliance unter Einsatz des ISACA-Rahmenwerks), sowie IT-Compliance-Management (Organisationsformen, Instrumente, Umsetzung).

Politik: Arbeitsprogramm Bessere Rechtsetzung 2014 der Bundesregierung

Die Bundesregierung möchte will in ihrem "Arbeitsprogramm Bessere Rechtsetzung 2014", den bestehenden bürokratischen Aufwand für Bürger, Unternehmen und Verwaltungen weiter zu verringern. Explizit genannt ist dabei die Modernisierung des steuerlichen Verfahrensrechts sowie die Förderung der elektronischen Rechnungstellung insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen. Praktische Erfahrungen der Betroffenen sollen künftig noch stärker berücksichtigt werden. Der Aufwand bei neuen Regelungen soll auf das Nötigste beschränkt werden. Vorschriften müssen einfach, verständlich und zielgenau ausgestaltet werden.

Pressespiegel: Aktuelle Berichterstattung anderer Medien

* Meickmann über gemeinsame grenzüberschreitende Betriebsprüfungen (Jurion, 10.09.2013)
* Steuerprüfung: 600 Thüringer Firmen müssen nachzahlen (Thüringische Landeszeitung, 08.09.2014)
* Steuerprüfung in kleinen Betrieben bringt zehn Millionen Euro (Die Welt, 05.09.2014)
* Auslandsengagements im Fokus der Betriebsprüfung (Creditreform Magazin, 04.09.2014)

Veranstaltungen: Termine der nächsten Monate

* DMS-Expo | IT and Business (Messe Stuttgart ): 08.-10.10. Stuttgart

* Elektronischer Rechnungstag 2014 (Kongress Media): 14.-15.10. München

* Businessfrühstück zur elektronischen Abrechnung (Bitkom): 22.10. Dreden, 19.11. Köln

* Internes Kontrollsystem für Zoll- und Außenhandelsprozesse (Audicon): 05.11. Münster

* Digitale Datenanalyse – Fach- und Praxiswissen kompakt (Datev): 18.-20.11. Hamburg

* GS1 Praxistag Elektronische Rechnung (GS1): 28.11. Köln

Audicon: Seminartipp: Blockschulung IDEA & digitale Betriebsprüfung

Sie wollen Ihre Kenntnisse im Umgang mit der Datenanalyse-Software IDEA auffrischen? Oder sich optimal auf eine digitale Betriebsprüfung aufbereiten - am besten in einem praxisnahen Anwenderseminar? Dann haben wir zwei Seminartipps für Sie: die Blockschulung IDEA/AIS TaxAudit Professional und das Praktikerseminar zur digitalen Betriebsprüfung. Für beide Seminare sind in diesem Jahr noch letzte Teilnahmeplätze frei.

Data Migration: Application Retirement: Data Migration im neuen Magischen Quadranten von Gartner gelistet

Die Data Migration AG, Schweizer Spezialist für das Management von Unternehmensdaten, ist in Gartners neuem "Magic Quadrant for Structured Data Archiving and Application Retirement" gelistet. Data Migration glaubt, dass die Historisierung von Daten und Stilllegung von Altsystemen eine immer größere Bedeutung gewinnen.

DATEV: International Standards on Auditing auf Deutsch verfügbar

Das Zusatzmodul DATEV Abschlussprüfung Prüfungsstandards beinhaltet neben den aktuellen IDW-Verlautbarungen jetzt auch die offizielle deutsche Übersetzung der internationalen Prüfungsstandards International Standards on Auditing (ISA).

GISA: ZUGFeRD ohne Risiko: GISA stellt Komplettlösung vor

Die Veröffentlichung des einheitlichen Formats ZUGFeRD am 25. Juni 2014 hat den Weg bereitet für den einfachen Versand und Empfang elektronischer Rechnungen. Durch die Verbindung eines PDF-Rechnungsdokuments mit einem standardisierten xml-Datensatz wird der Rechnungsaustausch wesentlich flexibler und effizienter. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können nun von der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse profitieren. Viele Unternehmen haben die Mehrwerte erkannt und haben die Umsetzung auf Ihrer Roadmap. Leider sind derzeit nur sehr wenige ERP Hersteller in der Lage den neuen Standard zu unterstützen. Diese Lücke schließt das GISA ZUGFeRD-Konverterpaket.

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